KI-Lösung für die automatisierte Rechnungs-
verarbeitung
Heben Sie Ihre Rechnungsverarbeitung auf das nächste Level – mit Inbound Invoice Automation (IIA). Unsere innovative KI-basierte Lösung verarbeitet eingehende Rechnungen voll automatisiert und bucht sie direkt im SAP ERP. Das ist maximale Effizienz – spart Zeit, senkt Kosten und vermeidet Fehler.
Viele Unternehmen kämpfen täglich mit einer Flut an Eingangsrechnungen. Diese manuell zu bearbeiten kostet Zeit und führt häufig zu Fehlern. Unterschiedliche Formate und strenge regulatorische Anforderungen erschweren den Prozess zusätzlich. Die Folge sind Verzögerungen, höhere Kosten und Compliance-Risiken, die sich negativ auf Lieferantenbeziehungen und das Cashflow-Management auswirken.
Revolutionieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit KI
Die ideale Lösung: ein Tool, das die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen automatisiert. Direkt an SAP angeschlossen. Wie das von uns entwickelte Inbound Invoice Automation (IIA). Die Lösung wird über die Dienste der SAP Business Technology Platform implementiert und ist KI-gesteuert, basierend auf GenAI (Generative AI) von SAP mit Document Information Extraction (DOX) und Azure AI Document Intelligence.
Unsere Lösung revolutioniert die Bearbeitung eingehender Rechnungen durch einen vollautomatisierten, digitalen Workflow. Eine nahtlose Integration in SAP- und Azure-Ökosysteme ermöglicht einen mehrstufigen Genehmigungsprozess und die direkte Buchung im SAP ERP. Die Workflows sind flexibel konfigurierbar und lassen sich auf individuelle Geschäftsanforderungen zuschneiden.
Das Ergebnis? Höhere Effizienz und verbesserte Datengenauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung. Der manuelle Aufwand wird erheblich reduziert, und die nahtlose Integration in bestehende Systeme sorgt für eine optimierte und transparente Verarbeitung.
Eigenschaften von IIA
Nahtloser Workflow durch automatische Verarbeitung
Mit unserer IIA-Lösung werden Rechnungen, die in digitaler Form als PDF, PNG oder JPEG eingehen, automatisch verarbeitet. Der Prozess umfasst die digitale Erfassung, Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen und sorgt für einen nahtlosen Workflow vom Rechnungseingang bis zur Genehmigung.
Vollständige Integration in SAP ERP-System und Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die vollständige Integration in das SAP ERP-System und das Dokumentenmanagementsystem (Archiv) ermöglicht eine nahtlose Verbindung und effiziente Verwaltung aller relevanten Dokumente. Dies optimiert die Prozesse und verbessert die Datenqualität sowie die Zugänglichkeit erheblich.
Effiziente Verwaltung aller Dokumente
Die Rechnung wird direkt im SAP ERP-System verbucht, während das zugehörige PDF-Dokument und das Workflow-Protokoll im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden. Diese Archivierung ermöglicht eine effiziente und sichere Speicherung aller relevanten Dokumente. Dadurch können Benutzer Dokumente einfach verwalten und schnell auf archivierte Daten zugreifen – für optimierte Prozesse und verbesserte Datenqualität.
Echtzeitvalidierung und Lieferantenzuordnung
Die Echtzeitvalidierung ermöglicht es, Daten sofort zu überprüfen, während die Zuordnung zum Lieferanten sicherstellt, dass alle relevanten Informationen korrekt und effizient verarbeitet werden. Dieser Prozess optimiert die Lieferkette und reduziert potenzielle Fehler.
Automatisierte Anwendung von Geschäftsregeln
Die automatisierte Anwendung von Geschäftsregeln ermöglicht es, Empfänger und Genehmiger effizient und präzise zu bestimmen. Diese Automatisierung minimiert den manuellen Aufwand und verbessert sowohl die Genauigkeit als auch die Geschwindigkeit des Prozesses erheblich.
Komfortable Benutzererfahrung mit Fiori
Die Kombination mit Fiori sorgt für eine angenehme Benutzererfahrung durch eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche. Das moderne visuelle Design, das an herkömmliche Apps erinnert, und die Möglichkeit, Layouts und Felder an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen, machen die Bedienung besonders einfach und effizient.
Mehrsprachigkeit und verschiedene globale Formate
Unsere Lösung unterstützt mehrere Sprachen und ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen in verschiedenen globalen Formaten zu verarbeiten. Diese Mehrsprachigkeit gewährleistet Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit für internationale Unternehmen, sodass sie ihre Finanzoperationen nahtlos über verschiedene Regionen hinweg verwalten können.
Mobile Nutzung und flexible Benutzeroberfläche
Dank responsivem Design ist unsere Anwendung sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Tablet optimal bedienbar. Die Benutzeroberfläche ist flexibel gestaltet und kann sowohl über eine klassische GUI als auch über SAP Fiori genutzt werden – ganz nach den Anforderungen und Vorlieben der Nutzer.
Im Hinblick auf die Verpflichtung zum e-Invoicing ist unsere Inbound Invoice Automation-Lösung besonders interessant. Mehr zu e-Invoicing und unterschiedlichen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD und XRechnung.
Features
Warten auf den Wareneingang – Benutzeraufgabe
Um die Nutzung für Anwender noch einfacher zu gestalten, nutzt IIA Standard-SAP-Anwendungen wie My Inbox. Das bedeutet: Die Benutzer haben einen zentralen Ort für ihre Aufgaben und müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen oder Oberflächen wechseln. Hier ein Beispiel für eine Aufgabe, bei der der Benutzer den Wareneingang zu einer Bestellung bestätigen kann.
Eingangsrechnungsbuch – Fiori-Variante
Das Eingangsrechnungsbuch bietet einen sofortigen Überblick über alle Rechnungen im System. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, leistungsstarken Filterfunktionen und einer Vielzahl an Features war das Verwalten von Rechnungen noch nie so einfach. Darüber hinaus bietet Fiori eine benutzerfreundliche Oberfläche im Stil moderner Apps. Layouts und Felder lassen sich individuell anpassen.
Eingangsrechnungsbuch – GUI-Variante
Unabhängig vom Format – ob E-Mail, Papier, PDF, XML oder EDI – und unabhängig vom Eingabekanal wie FTP-Server, Postfächer oder andere Quellen: IIA unterstützt sie alle. Die Lösung ist darauf ausgelegt, sich flexibel an Ihre Anforderungen anzupassen. Sie läuft auch auf SAP GUI mit klassischer Benutzeroberfläche. Auch hier lassen sich Layouts und Felder individuell an spezifische Bedürfnisse anpassen.
IIA ist kompatibel mit:
- SAP Integration Suite
- SAP Document Information Extraction
- SAP Build Work Zone
- SAP Business Process Automation
- SAP Document Management
Nutzen
Kostensenkung
Die Automatisierung von Routineaufgaben verringert den manuellen Aufwand und senkt dadurch die Betriebskosten.
Zeitersparnis
Der Aufwand, Rechnungen manuell zu bearbeiten, entfällt; ebenso verringert sich der Bedarf an manueller Überwachung. Das Team kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Minimierung der Fehlerquote
Durch die Minimierung von Fehlern vermeiden Unternehmen Strafen und kostspielige Nacharbeiten, was sich direkt auf das Endergebnis auswirkt.
Berichterstattung in Echtzeit
Mit fortschrittlichen Reporting-Tools erhält das Management Echtzeit-Einblicke in die Finanzvorgänge – für schnellere, datengestützte Entscheidungen.
Verbesserter Service
Eine schnellere und genauere Rechnungsverarbeitung verbessert die Beziehungen zu Lieferanten und reduziert Zahlungsstreitigkeiten. Diese Effizienzsteigerungen führen zu stärkeren Partnerschaften und kostengünstigen Abläufen.
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