Change-Management: Unterschätzter Erfolgsfaktor bei der Einführung von S/4HANA Cloud

Der Wechsel zu SAP S/4HANA Cloud verändert Prozesse in Unternehmen oft grundlegend. Die stärkere Ausrichtung am SAP-Standard ist eine Chance, aber nicht jedes Team spürt sofort Verbesserung. Change-Management kann nicht nur helfen, Widerstände abzubauen. Es ist ein Schlüssel, um die richtige Strategie aus Cloud und on-premise, Standard und Individualisierung zu definieren und den wirtschaftlichen Mehrwert der Migration zu maximieren.

Change-Management ist kein Kommunikations-Add-on

Wenn von Change-Management die Rede ist, denken viele zunächst an Informationsveranstaltungen, Schulungen oder interne Kommunikation. Die Vorstellung dahinter: Change-Management hat die Aufgabe, Mitarbeitenden eine bereits beschlossene Veränderung schmackhaft zu machen.

Tatsächlich geht es bei professionellem Change-Management um etwas anderes. Widerstände sollen nicht „wegkommuniziert“ werden. Change-Management unterstützt dabei im Vorfeld, die strategisch richtigen Veränderungen zu beschließen. Dabei werden alle Stakeholder einbezogen und Teams so vorbereitet, dass sie mit Veränderungen in ihren Business-Prozessen gut zurechtkommen.

Besondere Herausforderungen beim Wechsel in die SAP S/4HANA Cloud

Change-Management war schon immer wichtig, gewinnt mit der Einführung von SAP S/4HANA Cloud für Unternehmen aber massiv an Bedeutung. Denn ob in der Private Cloud oder der Public Cloud Edition – die Transformation geht meist mit einer starken Prozessveränderung einher. Ausufernde Z-Landschaften werden hinterfragt und, wo möglich, in den Standard zurückgeführt.

Die ersten Widerstände entstehen daher bereits vor dem Projekt. Viele Stakeholder meinen, die Entscheidung für die SAP Cloud bedeute das Ende aller Individualisierung. Das ist nicht der Fall. Über die neuen Entwicklungs-Tools lassen sich Anpassungen vornehmen und gleichzeitig das Prinzip des Clean Core aufrechterhalten. Auch die Erwartungen an die unmittelbaren Mehrwerte einer Migration sind oft nicht realistisch. Der Nutzen von S/4HANA Cloud besteht häufig nicht darin, jeden einzelnen Prozessschritt effizienter zu machen. Vielmehr schaffen standardisierte Prozesse die Grundlage für Transparenz, eine höhere Datenqualität und damit eine bessere Steuerungsfähigkeit des Unternehmens.

Change-Management setzt daher bereits vor dem Projekt an. Es klärt auf, berät und begleitet dann vermittelnd bis zum erfolgreichen Projektabschluss.

3 Aufgaben von Change-Management

Aus unserer Sicht übernimmt Change-Management drei Kernfunktionen: Es unterstützt die Zielsetzung und das Management-Alignment, es schafft Entscheidungsstrukturen und löst Widerstände in den Teams auf.

1.   Zielsetzung unterstützen und die Organisation ausrichten

Der Wechsel zum SAP Cloud ERP ist nicht nur eine Notwendigkeit. Unternehmen verfolgen meist strategische Ziele. In variierenden Prioritäten geht es darum, Systemkomplexität abzubauen, Kosten zu senken, Datenstrukturen zu optimieren und vor allem den Anschluss an kommende Innovationen zu halten.

Change-Manager unterstützen Führung und Betroffene, einen Konsens über die Ziele der Migration zu finden und eine gemeinsame Richtung einzuschlagen. Nur wenn die Führungskräfte der verschiedenen Bereiche die Transformation grundsätzlich mittragen, lassen sich Herausforderungen im Projekt konstruktiv lösen und kommen die erwarteten Mehrwerte im Unternehmensalltag an.

2.   Entscheidungsstrukturen schaffen

In Cloud-Projekten sind kontinuierlich Entscheidungen zu treffen. Welche Prozesse werden künftig im Standard abgebildet? Wo sind Anpassungen sinnvoll? Change-Manager bringen direkt zu Beginn die relevanten Stakeholder und Betroffenen an einen Tisch, machen unterschiedliche Interessen sichtbar und entwickeln Kommunikations- und Entscheidungsprozesse. Damit können Konflikte früh geklärt und gefasste Beschlüsse von allen mitgetragen, nicht von Einzelnen torpediert werden.

Zentral ist die Vermittlung zwischen Business und IT. Während Developer und Administratoren oft gerne so viel Standard wie möglich durchsetzen möchten, um Wartbarkeit und Skalierung sicherzustellen, fällt es Fachbereichen schwer, sich von gewohnten Arbeitsabläufen zu trennen. Change-Manager weiten den Blick und unterstützen dabei, Entscheidungen gemeinsam an den übergeordneten Projektzielen auszurichten.

3.   Widerstände in den Teams ausräumen

Die Führungsebene mag sich einig über die Ziele sein und Entscheidungen in den etablierten Strukturen zügig treffen. Dennoch kommt es regelmäßig dazu, dass Teams oder einzelne Mitarbeiter die Transformation ablehnen. Dies ist menschlich und kein Zeichen von Missmanagement. Zum Problem wird der Widerstand nur, wenn er ignoriert wird. Denn dann drohen Projektverzögerungen, vermeidbare Sonderlösungen und im schlimmsten Fall später eine Schatten-IT.

Deshalb bleibt es eine zentrale Aufgabe von Change-Management, die Veränderung in die Breite der Organisation zu kommunizieren: Was ist der Nutzen der Veränderung? Es passiert regelmäßig, dass einzelne Workflows etwas umständlicher werden. Mitarbeitende akzeptieren das aber in der Regel, wenn sie verstehen: „Dadurch wird unsere Organisation als Ganzes resilienter und mein Arbeitsplatz ein Stück zukunftssicherer.“

Der Fokus von gutem Change-Management liegt aber nicht darauf, die Einstellung von Mitarbeitenden zu verändern. Wenn Prozesse sich subjektiv verschlechtern, sind das Einwände, die ein Unternehmen ernst nehmen sollte. Unser Ansatz ist es daher, pragmatische Lösungen anzubieten, damit Mitarbeitende mit Veränderungen arbeiten können.

Erfolgreiches Change Management verbindet externe Expertise mit interner Verantwortung

Manche Unternehmen sehen den Nutzen von professionellem Change-Management, haben intern aber noch keine dedizierte Rolle geschaffen und möchten die Aufgabe im Migrationsprojekt uns übertragen. Wir bringen gerne unsere Change-Experten in das Projektteam, empfehlen aber immer, auch einen internen Verantwortlichen zu benennen. Warum?

Als externe Experten können wir Strukturen schaffen und Methoden einbringen. Change-Management lebt jedoch von Vertrauen. Ein interner Verantwortlicher, der gut vernetzt ist und von Mitarbeitenden geschätzt wird, kann wesentlich effektiver Konflikte moderieren und kritische Themen zur Einigung bringen.

Wichtig dabei ist es, die Rolle klar von der Projektleitung zu trennen. Projektmanagement muss Termine, Budget und Umsetzung im Blick behalten und daher oft unpopuläre Entscheidungen treffen. Change-Management arbeitet  vermittelnd. Um glaubwürdig zwischen Stakeholdern vermitteln zu können und nicht in Interessenkonflikte zu geraten, sollte die Rolle neutral besetzt werden.

SAP-Transformation braucht eine stabile Basis

Mit der Einführung von SAP S/4HANA Cloud schaffen Unternehmen die Basis für Themen wie Business AI, Automatisierung und datengetriebene Unternehmenssteuerung. Um die Potenziale der Technologien zu heben, müssen Organisationen jedoch wichtige Strategie- und Prozessentscheidungen treffen.

Change-Management unterstützt dabei, für diese Entscheidungen das notwendige Buy-in zu erhalten, stellt sicher, dass Mitarbeitende die Veränderungen mittragen und die neuen Prozesse umsetzen. Es ist damit nicht nur eine kommunikative Begleitung der Transformation, sondern schafft die organisatorischen Grundlagen, damit die technologischen Möglichkeiten von S/4HANA Cloud tatsächlich ihre Wirkung entfalten.