MS Copilot und SAP integrieren: Use Cases, Vorteile und Umsetzung

Microsoft Copilot beschleunigt den Office-Alltag in vielen Unternehmen. Deutlich größeren strategischen Mehrwert bietet der KI-Assistent allerdings, wenn er auf zentrale Geschäftsprozesse im SAP-System zugreifen kann.

Wir erklären, wie eine Integration von MS Copilot mit S/4HANA und älteren ERP-Versionen gelingt, welche Voraussetzungen Unternehmen erfüllen müssen und welche Einsatzszenarien vielversprechend sind.

KI-Assistenten im SAP-Kontext: Was spricht für MS Copilot?

KI-Assistenten etablieren sich in immer mehr Unternehmensbereichen. Die Nutzungszahlen von MS Copilot haben sich innerhalb nur eines Jahres verzehnfacht. Da eine große Mehrheit der Unternehmen in Deutschland Microsoft nutzt, sind die Lizenzen für Copilot oft bereits in aktuellen Verträgen enthalten. Es ist naheliegend, Copilot auch für die Anwendung auf eigenen SAP-Daten verwenden zu wollen, um Kosten für zusätzliche KI-Lösungen zu sparen.

Was ist Microsoft Copilot?

MS Copilot ist ein KI-Assistent innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Nutzer können ihn über eine Chatoberfläche direkt aus Anwendungen wie Outlook, Teams, Excel oder Word ansteuern, um sich Fragen beantworten und Inhalte erstellen zu lassen.

SAP Joule vs. MS Copilot: Wann lohnt sich welcher KI-Assistent?

SAP bietet mit SAP Joule seit 2023 einen eigenen KI-Assistenten für S/4HANA, SuccessFactors und weitere SAP-Anwendungen. Sollten Unternehmen dann nicht eher auf dieses native SAP-Produkt setzen, wenn der Assistent auf SAP-Daten zugreifen soll? Nicht unbedingt.

SAP Joule ist nicht standardmäßig in allen SAP-Anwendungen enthalten. Vor allem aber kann das Feature nur in Cloud-Produkten aktiviert werden. Dies bedeutet:

• Für Unternehmen in der SAP S/4HANA Private and Public Cloud ist Joule tatsächlich die erste Wahl für einen KI-Assistenten.
• Unternehmen, die S/4HANA on-premise oder noch SAP ECC nutzen, schöpfen das Wertpotenzial von Joule nur eingeschränkt aus. Hier ist Copilot eine interessante Alternative – vor allem für den Übergang bis zur erfolgreichen Cloud-Migration.

Gut zu wissen: Mit consolut realisierte Copilot-Cases bieten Investitionssicherheit. Durch den Einsatz der MCP-Technologie lassen sie sich relativ leicht auf Joule oder andere Agenten-Systeme migrieren. Wenn Unternehmen mit ihrem SAP in die Cloud wechseln, müssen sie die Assistenzfunktionen nicht von null neu erstellen lassen.

Selbst wenn für die Arbeit mit SAP-Daten Joule eingesetzt wird, bleiben in der Regel beide KI-Assistenten im Einsatz. Mit unterschiedlichen Schwerpunkten: MS Copilot fokussiert dann auf Microsoft-Dienste, Joule auf die Arbeit mit SAP-Systemen. Ein „SAP Joule vs. MS Copilot“ ist in der Praxis selten relevant.

Use Cases: So kann MS Copilot im SAP-Kontext unterstützen

Als KI-Assistent kann Microsoft Copilot Anwender bei vielen Aufgaben unterstützen. Sie müssen nicht mehr durch das SAP-System navigieren, sondern können im Chat mit Copilot Fragen stellen und Arbeitsaufträge formulieren und erhalten direkt Antworten und Ergebnisse – je nach Rolle und Anliegen ein enormer Zeitgewinn.

Welche Aufgaben kann Copilot konkret übernehmen? Wir unterscheiden zwei grundlegende Kategorien: Analysen und Actions.

Analysen

Welches Produkt hat im zurückliegenden Quartal die höchsten Umsätze erzielt? Wie viele Lieferungen sind noch für heute geplant? Früher mussten Anwender Reports erstellen lassen, um diese nach bestimmten Antworten zu durchsuchen. Heute können sie Copilot fragen: Das Tool analysiert die SAP-Daten im Hintergrund und liefert sofort die Antworten.

Mögliche Szenarien:

• Umsatzanalysen
• Bestandsabfragen
• Lieferantenbewertungen
• Management-Reports

Actions

Copilot kann auch Prozesse im SAP-System auslösen: Statt sich durch viele Masken klicken zu müssen, formulieren Anwender den Auftrag im Chat und Copilot übernimmt die operative Ausführung.

Mögliche Szenarien:

• Anlegen von Bestellanforderungen
• Erstellen von Service-Tickets
• Spesenabrechnung für Geschäftsreisen einreichen
• Pflege von Stammdaten und Anlage neuer Businesspartner
• Erfassung von Rückmeldungen in Instandhaltungsprozessen
• Belegbuchungen in der Finanzbuchhaltung

Wo liegen die Grenzen der KI-Assistenz? Stand heute lassen sich alle Aktionen umsetzen, bei denen Copilot auf SAP-Standardfunktionalitäten zurückgreifen kann.

MS Copilot: Wie funktioniert die SAP-Integration? 

consolut hat eine Integrationslösung entwickelt, die Copilot in kurzer Zeit mit klar definierten Analyse- und Unterstützungsfähigkeiten für SAP-Systeme ausstattet.  

MS Copilot wird über die SAP BTP an das SAP-Kernsystem angebunden. Dieses Vorgehen hat mehrere Vorteile: Zunächst folgt er dem Ansatz des Clean Core. Es findet keine Implementierung der Szenarien direkt im SAP-System statt, sodass dieses performant und leicht wartbar bleibt. Außerdem verkürzt das Vorgehen die Projektdauer und reduziert die Kosten spürbar. Nicht zuletzt bietet es Vorteile für das Berechtigungsmanagement.   

Berechtigungsmanagement

Wenn Anwender über Copilot auf SAP-Daten zugreifen können, muss sichergestellt sein, dass bestehende Berechtigungen berücksichtigt werden. Andernfalls könnten sie über einfache Fragen im Chat an kritische Geschäftsinformationen oder sensible personenbezogene Daten gelangen. Bei consoluts Integrationslösung übernimmt die BTP die Rolle eines Sicherheits- und Orchestrierungslayers, sodass vorhandene Rollen- und Berechtigungskonzepte verlässlich durchgesetzt werden.

Die Vorteile von Microsoft Copilot mit SAP-Integration 

Copilot mit SAP-Zugriff auszustatten, schafft messbaren Mehrwert – vorausgesetzt, die Use Cases werden strategisch ausgewählt und technisch sauber implementiert.  

1. Schnellere und fundiertere Entscheidungen

Entscheider erhalten verdichtete Informationen zu SAP-Daten direkt im Dialog mit Copilot. Ihr Analyseaufwand sinkt deutlich, sodass sie fundierte Entscheidungen wesentlich schneller als bisher treffen können.   

2. Produktivitätsgewinne in Fachbereichen

Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Navigation und Informationssuche.  Copilot übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie Reporting, Datenrecherche und unterstützt in Standardvorgängen. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. 

3. Hohe Akzeptanzdurch Microsoft-Oberflächen 

Da Copilot in vertraute Anwendungen wie Teams oder Outlook eingebettet ist, wird der KI-Assistent meist schnell akzeptiert. Es braucht kaum Schulungen und ist ein einfacher Weg, um die KI-Transformation effektiv voranzutreiben. 

4.Schrittweise Modernisierung bestehender SAP-Systeme

Unternehmen mit On-Premise- und hybriden Landschaften können durch Copilot KI-Funktionalität ergänzen, ohne eine sofortige Cloud-Transformation. Sie halten Schritt mit der digitalen Evolution, kontrolliert und strategiekonform.  

MS Copilot beschleunigt die KI-Transformation, auch im SAP-Umfeld 

Microsoft Copilot kann weit mehr als E-Mails formulieren oder Meetings zusammenfassen. Richtig integriert, ermöglicht er den dialogbasierten Zugriff auf SAP-Daten, beschleunigt Analysen, unterstützt operative Prozesse und steigert die Produktivität in den Fachbereichen. Besonders in S/4HANA-on-premise- und ECC-Infrastrukturen bietet Copilot eine gute Möglichkeit, schnell und strategiekonform von KI-Funktionen zu profitieren.  

Damit Copilot allerdings die erwarteten Wertschöpfungsvorteile liefert, braucht es klar definierte Use Cases, eine saubere technische Anbindung – etwa über die SAP BTP – und ein belastbares Berechtigungs- und Governance-Modell. consolut begleitet Unternehmen auf dem gesamten Entwicklungsweg von der Identifikation geeigneter Einsatzszenarien über Integration und Schulung bis zur Skalierung.