Lizenzvermessung unter SAP S/4HANA: In drei Schritten zur optimalen Lizenzierung

Berechtigung statt tatsächlicher Nutzung

Wer SAP S/4HANA einführen möchte, sollte sich Gedanken über eine SAP-Lizenzstrategie machen – sie ist ein wichtiger Bestandteil des Migrationsprojekts und ein zentraler Kostentreiber. Mit einem durchdachten Berechtigungs- und Lizenzkonzept lässt sich viel Geld sparen, die Compliance-Anforderungen besser einhalten und Zugriffsrisiken vermeiden.

Mit SAP S/4HANA hat sich das Lizenzmodell grundlegend geändert. Wer vor dem 30.06.2023 von älteren SAP-Produkten zu SAP S/4HANA wechselte, konnte zwischen zwei Lizenzmodellen wählen: der Product Conversion, bei der er seinen bisherigen Lizenzvertrag beibehält, oder der Contract Conversion, bei der er einen neuen Lizenzvertrag abschließt. Inzwischen hat SAP jedoch die Flat Fee für die Product Conversion von der Preis- und Konditionsliste gestrichen – dieses Modell ist nicht mehr möglich.

Wer jetzt nach SAP S/4HANA umzieht, muss die Contract Conversion nutzen. Bestehende Verträge werden abgelöst und neue Lizenzen für SAP S/4HANA mit neuem Vertrag erstellt. Der Unterschied zum alten SAP-Lizenzmodell: Die Grundlage für die Nutzerklassifizierung ist die zugewiesene Berechtigung und nicht mehr die tatsächliche Nutzung durch den User. Ein großzügiges Berechtigungskonzept kann nun sehr teuer werden, von den Compliance-Risiken abgesehen.

Neue User-Typen

Mit dem neuen Modell hat SAP auch die Anzahl der Nutzerypen, die sich im Wesentlichen in ihren Berechtigungen und Nutzungsszenarien unterscheiden, auf wenige begrenzt. Die davon am häufigsten genutzten User-Typen sind der Professional User, der Functional User und der Productivity User. Das bedeutet, dass alle Nutzertypen im Unternehmen neu klassifiziert werden müssen. Die neue Klassifizierung ist standardisierter und einfacher, lässt aber auch weniger Spielraum für Individualisierung.

Schrittweises Vorgehen bei Lizenzvermessung lohnt sich

Die Kunden sind selbst dafür verantwortlich, die Lizenzbedingungen einzuhalten. In der Regel fordert SAP jedoch ihre Kunden einmal jährlich oder auch aus bestimmten Anlässen dazu auf, toolgestützt eine Vermessung ihrer Lizenzen durchzuführen und die Vermessungsergebnisse an SAP zu übermitteln, um sicherzustellen, dass die Lizenzvereinbarungen eingehalten werden. Bei Verstößen gegen diese Vereinbarungen können Nachforderungen entstehen, sodass Kunden gegebenenfalls Lizenzen nachkaufen und eine Nachlizenzierung beauftragen müssen.

Unternehmen können die Vermessungstools auch nutzen, um ihre Lizenzlandschaft zu optimieren, Sparpotenziale zu identifizieren und Compliance-Risiken zu senken. Folgende drei Schritte haben sich bewährt:

1. Sorgfältige Benutzerklassifizierung

Im ersten Schritt werden die Systemlandschaften – das umfasst neben den Produktivsystemen auch die Entwicklungssysteme – auf die Systemvermessung vorbereitet. Dabei verschafft man sich einen Überblick über die Lizenzen und führt eine Benutzerklassifizierung durch, bei der die User analysiert und ihre Zugriffsrechte sowie die benötigten Lizenzen entsprechend angepasst werden. Alle vorhandenen Lizenzen sollten gründlich analysiert werden, um zum Beispiel gesperrte oder inaktive User zu korrigieren und die Compliance zu überprüfen. Ziel ist es, teure Lizenzen für nicht benötigte User und damit Nachlizenzierungen zu vermeiden.

2. Lizenzvermessung

Die SAP-Lizenzvermessung ist in erster Linie eine quantitative Auswertung, bei der der Ist-Zustand ausgelesen wird. Die Vermessung erfolgt mithilfe von Tools wie USMM, mit dem die User klassifiziert und das System vermessen wird, und SLAW (SAP License Administration Workbench), mit dem die Ergebnisse aus einer Systemlandschaft konsolidiert und zusammengeführt werden.

3. Lizenzoptimierung

Sollte das Ergebnis der ersten Systemvermessung Hinweise darauf geben, dass eine Unterlizenzierung vorhanden sein könnte und zudem noch viele Inkonsistenzen bestehen, müsste dies im Nachgang geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden; insbesondere dann, wenn das Lizenzkontingent erschöpft ist und neue Lizenzen über eine Transaktion nachgekauft werden müssten. Weiteres Verbesserungspotenzial findet sich häufig bei falsch vergebenen Lizenzen, etwa bei Usern mit Benutzerkombinationen oder bei inaktiven Usern. Sind sie länger als 90 Tage inaktiv, sollten sie gesperrt, die Lizenzen aufgelöst und für neue User genutzt werden. Nach diesen Optimierungen wird erneut vermessen und die Ergebnisse werden an SAP übermittelt. Sind diese Punkte optimiert, wird erneut vermessen, die Ergebnisse mit den Lizenzvereinbarungen abgeglichen und an SAP übermittelt.

Vorteile des neuen SAP-Lizenzmodells

Das neue SAP-Lizenzmodell unter SAP S/4HANA bietet eine klarere Sicht auf die genutzten Lizenzen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Lizenzsituation besser zu verstehen. Wer regelmäßig eine Vermessung durchführt, kann Trends und Veränderungen im Lizenzverbrauch erkennen und gezielt gegensteuern, beispielsweise wenn Mitarbeitende in Elternzeit gehen oder kündigen. Da die Lizenzen gültig bleiben, können sie anhand der Berechtigungen neu verteilt werden. Zudem ermöglicht das neue Modell eine genauere Zuordnung der passenden Lizenzen, sodass Über- oder Unterlizenzierungen leichter vermieden werden können. Gezieltes Lizenzmanagement mit einer regelmäßigen Vermessung der Systemlandschaften hilft dabei, Nachforderungen zu vermeiden und die Lizenzsituation stets im Griff zu behalten. Das neue Modell unterstützt auch die Auswahl des richtigen Lizenztyps , um sicherzustellen, dass die Lizenzen optimal genutzt werden.

Experten für aktives Lizenzmanagement

Am besten sucht man sich als SAP-Kunde externe Unterstützung von Experten, die wissen, worauf man bei dem neuen Modell achten muss und wie man aktives Lizenzmanagement betreibt. So können Unternehmen gezielt Über- oder Unterlizenzierungen sowie Nachforderungen vermeiden und ihre Lizenzsituation effizient verwalten.

Ob consolut-Kunde oder Neukunde – wir bereiten Ihre Systemlandschaften auf die Lizenzvermessung vor, unterstützen Sie mit unserem Vermessungsprogramm und optimieren anschließend Ihre Lizenzlandschaft. Oder wir beraten Sie bei nur einem oder bei allen Schritten – ganz nach Wunsch. Dies umfasst auch die Konsolidierung Ihrer Lizenzlandschaft, um eine effiziente und übersichtliche Verwaltung zu gewährleisten.