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Dokumentation

Records Management (neu) ( RELN620_BCSRVRM_A )

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Kurztext

Records Management (neu)

Verwendung

Records Management ist eine Standardlösung für die elektronische Aktenverwaltung.

Records Management umfasst die folgenden Funktionen:

• Eine Akte kann neben verschiedenartigen Dokumenten (Dokumente jeden Formats, ArchiveLink-Dokumente, URLs) auch Objekte aus Fachanwendungen enthalten: Business-Objekte, Transaktionen, Reports, und HR-Infotypen. Diese werden als Referezen eingebunden. Auf diese Weise ist eine durchgängige Sicht auf alle zu einem Prozess existierenden Informationsobjekte möglich. Der Zugriff auf Information wird erleichertert, da der Benutzer nicht mehr durch das System navigieren muss und nach Informationsobjekten suchen muss, sondern alle Informationsobjekte in der Akte in einer strukturierten Übersicht sieht. Mit einem Mausklick kann er direkt auf die Objekte navigieren. Die Akte kann auch zum Ausgang für die tägliche Arbeit werden: Dokumente und Business-Objekte lassen sich aus einer Akte heraus anlegen.

• Die Elemente einer Akte können aus dem lokalen SAP-System, sie können aber auch aus anderen SAP-Systemen stammen. Sie können sogar aus Systemen anderer Anbieter stammen. Records Management ist so konzipiert, dass es Systemgrenzen überwinden kann. Eine Akte kann Elemente aus verschiedenen Systemen enthalten, die in einer Sicht dargestellt werden und auf die direkt navigiert werden kann.

• Für einen Benutzer kann individuell bestimmt werden, welche Elemente ihm angezeigt werden. Nicht jeder Sachbearbeiter sieht in einer Akte also die gleichen Elemente. Auf diese Weise können alle zusammengehörigen Informationen an einer Stelle verwaltet werden, auch wenn sie nicht allen Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Mit Hilfe eines dreistufigen Berechtigungskonzepts wird der Datenschutz sichergestellt.

• Jede Akte basiert auf einem Aktenmodell. Ein Aktenmodell ist eine vordefinierte Struktur für einen bestimmten Aktentyp (z. B. Kundenakte, Personalakte) und bietet für alle Akten dieses Typs die Vorlage. Es wird vom Administrator erstellt. Aktenmodelle können eine genaue Vorgabe für Akten liefern, sie können die Gestaltung der Akten aber auch offenlassen. Um eine Akte anzulegen, muss der Benutzer immer ein Aktenmodell auswählen. Akten, die auf demselben Aktenmodell basieren, haben also immer den gleichen Aufbau - die Orientierung für den Benutzer wird erleichtert.

• Records Management stellt BAPIs zur Verfügung, die Akten automatisch anlegen und mit Elementen füllen können. Somit kann eine direkte Einbindung in die Prozesse innerhalb der Anwendungen implementiert werden.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Jedem Element, das in Records Mangement eingefügt wird, liegt eine Elementart zugrunde. Die Elementarten müssen im Customizing in der Aktivität Registry pflegen angelegt werden. Alle anderen Customizing-Aktivitäten sind optional. Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek unter SAP Web Application Server → Basis Services → Records Management → Customizing.

Um mit Akten arbeiten zu können, müssen zunächst Aktenmodelle angelegt werden. Informationen hierüber finden Sie in der SAP-Bibliothek unter SAP Web Application Server → Basis Services → Records Management → Records Management-Werkzeuge → Bearbeitungswerkzeug für Aktenmodelle: Der Records Modeler.

Weitere Informationen

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Length: 4209 Date: 20240425 Time: 055736     sap01-206 ( 99 ms )