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Archivierung (neu) ( RELNBANK_CML_110_ARCHIVI )

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Kurztext

Archivierung (neu)

Verwendung

Ab SAP R/3 Enterprise Financial Services 1.10 (EA-FINSERV 110)ist die Archivierung von Darlehensbelegdaten entsprechend der SAP-Standard-Archivierungslösung (ADK) in der Darlehensverwaltung realisiert. Sie dient dazu, Darlehensbelegdaten, die nicht mehr im System benötigt werden, aus der Datenbank auszulagern und in wieder anzeigbaren Archivdateien abzulegen. Die "Reorganisation" der archivierten Belegdaten sorgt dabei dafür, dass die für die Weiterverarbeitung der betreffenden Darlehen nötigen Informationen in Form von so genannten Reorganisationssätzen im System bleiben.
Hinweis: Da Reorganisationssätze keine Belege sind, können Sie diese nicht stornieren.

Beachten Sie, dass Darlehensbelegdaten, die noch keine zwei Jahre zurückliegen und somit noch innerhalb der Residenzzeit liegen, nicht archiviert werden können. Allerdings können Zahlungseingänge, die sich in der Residenzzeit befinden, aber deren Sollstellungen mehr als zwei Jahre zurückliegen, bis zu einem von Ihnen vorgegebenen Stichtag, der mindestens ein Jahr vor dem Archivierungslauf liegen sollte, archiviert werden.

Funktionalität

Im Rahmen der Archivierung stehen Ihnen im Menü der Darlehensverwaltung folgende Funktionen zur Verfügung:

• Belegdaten archivieren

Ein Archivierungslauf gliedert sich in die beiden folgenden technischen Verfahrensschritte:

1. In einem ersten Schritt werden mit dem Schreibprogramm die zu archivierenden Darlehensbelegköpfe und Darlehensbelegpositionen in Archivdateien des Filesystems geschrieben ("kopiert"), wobei die Originalbelegdaten vorerst auf der Datenbank verbleiben. Gleichzeitig werden so genannte Reorganisationssätze (wie z.B. die kumulierten planmäßigen Tilgungen eines Darlehensvertrages bis zum gewählten Archivierungsstichtag) ermittelt und in einer eigenständigen Datenbanktabelle im Status inaktiv gesichert. Hierbei werden die Reorganisationssätze analog wie bei der SAP-Belegdatenverdichtung gewonnen.
2. In einem zweiten Schritt werden mit dem Löschprogramm die Originalbelegdaten aus den Datenbanktabellen gelöscht und die zugehörigen Reorganisationssätze, die die gelöschten Originalbelege für die Darlehensverwaltung nun ersetzen, für die funktionale Weiterverarbeitung auf den Status aktiv gesetzt.

• Belege auf Archivierbarkeit prüfen

Sie haben die Möglichkeit, sich für einzelne Darlehen ausführliche Informationen anzeigen zu lassen, warum bestimmte Belege nicht archiviert werden können.

• Archivierungsstatus anzeigen

Sie haben die Möglichkeit, sich den Archivierungsstatus für einen bestimmten Darlehensbestand anzeigen zu lassen. Beispielsweise erhalten Sie Informationen über den Reorganisationsgrad einzelner Darlehen oder über den Mittelwert der darlehensspezifischen Archivierungsstichtage für den selektierten Bestand.

• Einzelbelege anzeigen

Sie können sich für selektierte Darlehen die archivierten sowie die aktiven (nicht archivierten) Darlehensbelegköpfe und Darlehensbelegpositionen anzeigen lassen.

• Archivierte Belege rückladen

Sie können den jeweils letzten Archivierungslauf ausgewählter Darlehen zurückladen, d.h. die archivierten Belege wieder in die Datenbank einfügen.

• Archivierungssperre setzen oder löschen

Sie haben die Möglichkeit, die Belegdaten bestimmter Darlehen von der Archivierung auszuschließen. Diese Sperre können Sie jederzeit wieder zurücksetzen.

• Archivierungsadministration

Sie können sich eine Übersicht über die Archivierungsläufe anzeigen lassen.

Stichtagsrücksetzung

Der von Ihnen eingegebene Vorgabestichtag für die Darlehensbelegdatenarchivierung wird für folgende Darlehen zurückgesetzt:

• Wenn der Archivierungsstichtag nicht einem Tilgungsverrechnungstermin eines Darlehens entspricht, dann wird der Archivierungsstichtag für alle Belege des Darlehens auf den Verrechnungstermin zurückgesetzt.

• Da nur Sollstellungen, die bis zu dem von Ihnen eingegebenen Zahlungsstichtag vollständig ausgeglichen sind, archiviert werden, wird der Archivierungsstichtag für ein Darlehen auf ein Datum zurückgesetzt, an dem alle Sollstellungen ausgeglichen sind.

• Wenn nicht alle im Rahmen eines Kapitaltransfers, einer Rückzahlung oder auch einer Auszahlung erzeugten Belege eines Darlehens, die durch eine Vorgangsklammer bzw. Primanota gebündelt sind, in den Archivierungszeitraum fallen, dann erfolgt ebenfalls eine Rücksetzung des Archivierungsstichtags.

Über das BAdI 'Stichtagsrücksetzung', das Ihnen im Archivierungs-Customizing der Darlehensverwaltung zur Verfügung steht, haben Sie zudem die Möglichkeit, den Archivierungsstichtag sowie den Stichtag für Zahlungseingänge und -ausgänge darlehensweise zurückzusetzen.

Archivierungsabbruch

Folgende Belege werden im Rahmen eines Archivierungslaufs nicht archiviert:

• Wenn ein Darlehen noch offene Posten enthält, die in den Archivierungszeitraum fallen, dann werden bei Ausgabe einer Warnmeldung alle Belege dieses Darlehens vor den offenen Posten nicht archiviert.

• Solange ein Darlehen noch freizugebende Stamm- oder Bewegungsdaten hat, werden alle Belege dieses Darlehen nicht archiviert.

• Ein Beleg eines Darlehens, der innerhalb des Archivierungszeitraums zwar gebucht, aber erst nach dem gültigen Archivierungsstichtag storniert wurde, wird nicht archiviert. Die anderen Belege dieses Darlehens dagegen werden archiviert.

Einschränkungen

Mit dem Einsatz der Archivierung wird eine Vielzahl von Darlehensfunktionen für den jeweiligen Archivierungszeitraum eingeschränkt, da die archivierten Originalbelegdaten der Darlehensverwaltung nicht mehr zur Verfügung stehen. Es werden Ihnen z.B. im Finanzstrom die speziell gekennzeichneten Reorganisationssätze zwar angezeigt, jedoch ohne relevante Berechnungsgrundlagen. Im Kontoauszug werden Ihnen beispielsweise ebenfalls die Reorganisationssätze, markiert durch ein Icon, angezeigt, eine Einzelbeleg- sowie FI-Beleganzeige ist jedoch nicht möglich. Auch die Kapitalienberechnung innerhalb des Archivierungszeitraums ist nicht möglich.

Nicht nur innerhalb der Darlehensverwaltung, sondern auch im Zusammenspiel mit anderen Komponenten müssen Sie in der Regel mit funktionalen Einschränkungen rechnen.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Der Datenbestand wird um die archivierten Darlehensbelegköpfe und Darlehensbelegpositionen verringert und um die neuen Reorganisationssätze sowie die zugehörigen Verwaltungsdaten erhöht.

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Die Darlehensbelegdatenarchivierung erlaubt aus funktionalen Gründen der operativen Darlehensverwaltung nur das Standard-Archivierungs-Customizing.

Sie können im Customizing der Darlehensverwaltung die notwendigen Einstellungen unter 'Werkzeuge → Archivierung' vornehmen.

Hinweis: Im Rahmen des archivierungsobjektspezifischen Customizings sollten Sie in der Aktivität 'Belegdatenarchivierung → Technische Einstellungen' wegen der dringend empfohlenen Verknüpfung von Reorganisation und Archivierung für das Archivierungsobjekt CMLDOCUMNT im Bereich 'Löschjobs' die Einstellung 'Start automatisch' wählen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in der 'SAP-Bibliothek' unter 'Rechnungswesen → Bank-Anwendungen → Darlehensverwaltung → Bestandsverwaltung → Periodische Arbeiten → Archivierung'.

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Length: 9553 Date: 20240424 Time: 032538     sap01-206 ( 149 ms )