High Speed für den Rechnungseingang
Automatisierte Verarbeitung powered by SAP S/4HANA
Umbrüche als Chance sehen: Die STAUFF®-Gruppe nutzt den Wechsel zu SAP S/4HANA, um ihre Rechnungsverarbeitung zu modernisieren. Mit Bordmitteln der SAP BTP und der von consolut entwickelten KI-basierten Lösung Inbound Invoice Automation (IIA) reduzierte die Gruppe die Durchlaufzeiten im Rechnungseingang ihrer englischen Tochtergesellschaft dauerhaft, damit Mitarbeitende nun mehr Zeit haben, strategische Themen voranzutreiben.
Bild: STAUFF®-Gruppe
Die Herausforderung
Die STAUFF®-Gruppe nutzt die Migration zu S/4HANA, um ihre IT-Infrastruktur optimal für die Zukunft aufzustellen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, um das Potenzial der technologischen Möglichkeiten zu nutzen.
Die STAUFF®-Gruppe suchte eine Lösung, die zeitgemäße Funktionen, insbesondere in der Automatisierung, unterstützt und in Punkto Sicherheit und Kosteneffizienz mindestens den bisherigen Standard erfüllt. Perspektivisch sollten rund 80 Prozent der Rechnungen automatisch korrekt verbucht werden, was eine granulare Workflow-Steuerung voraussetzt.
Ferner sollte die neue Invoice-Management-Lösung dem Clean-Core-Ansatz der SAP folgen, sodass neue Services in Zukunft schneller und kosteneffizienter implementiert werden können und Wartungskosten sinken. Die Anwendung wollte die Stauff-Gruppe zunächst bei ihrer englischen Tochterfirma einführen und weitere Rollouts berücksichtigen.
Die Lösung
IIA nutzt die SAP Business Technology Platform (BTP) und SAP-Bordmittel, was granulare individuelle Anpassungen ermöglicht. Da sie auf einer Vorkonfiguration aufsetzt, lässt sich die Lösung zeit- und kosteneffizient implementieren. Ein Go-live kann je nach Anpassungswünschen bereits 30 Tage nach dem Kickoff erfolgen.
Was wichtig war: Die Lösung nutzt generative KI und neueste KI-Services wie Document AI, sodass eine hohe Präzision in der Datenverarbeitung erreicht wird. Belege werden bis auf Positionsebene ausgelesen, Lieferanten zuverlässiger erkannt als bei vielen anderen Anwendungen. Auch mehrstufige Genehmigungsworkflows lassen sich abbilden.
Angesichts der internationalen Ausrichtung des Unternehmens und der flexiblen Arbeitsmodelle sollte die Rechnungslösung zudem mehrere Sprachen und mobile Nutzung unterstützen – beides Anforderungen, die IIA im Standard erfüllt.
Nicht zuletzt bietet IIA Investitionssicherheit: Die Anwendung folgt der strategischen SAP Roadmap, basiert auf dem Clean-Core-Prinzip und lässt sich damit leicht anpassen. Regulatorische Neuerungen können zügig abgebildet werden, ohne ins ERP-System eingreifen zu müssen.
„Mit der Einführung von Inbound Invoice Automation von consolut haben wir die Rückverfolgbarkeit und Automatisierung im Rechnungseingang signifikant verbessert.“
Das Ergebnis
Pünktlich zum geplanten SAP S/4HANA-Rollout führte STAUFF® die neue Invoice-Lösung in den operativen Betrieb über. Das Projekt wurde mit consolut komplett remote durchgeführt, um den internen Aufwand zu minimieren.
Auch über den Go-live hinaus kann sich STAUFF® auf consoluts Expertise verlassen. Das Unternehmen entschied sich für einen Support- und Wartungsvertrag, um seine interne IT im Tagesbetrieb zu entlasten, reibungslose Update-Prozesse zu gewährleisten und technische Innovationen schnell einführen zu können.
Mit der Integration von IIA hat STAUFF® nicht nur seine Prozesse zukunftsfest optimiert, sondern auch seine Cybersicherheit gestärkt: Denn das ERP-System selbst hat keinen Kontakt mehr zu Drittsystemen im Rechnungseingang. Diese werden ausschließlich an die BTP angebunden –was die Angriffsfläche für Cyberkriminelle minimiert.
Gleichzeitig stärkte das Projekt die SAP BTP als interne Datendrehscheibe und war daher ein wichtiger Schritt für die Gruppe auf ihrem Weg zu mehr datengetriebener Effizienz und Wertschöpfung.
Die Vorteile
Automatisierte Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung
Fortgeschrittene KI-Funktionen für präzise Invoice Automation
Weniger Fehler durch automatisierte Validierung und Steuerung
Kosteneffizienter Wechsel durch consoluts vorkonfigurierte IIA-Lösung
Clean-Core-Ansatz mit SAP BTP vereinfacht Skalierbarkeit, Anpassung und sorgt für höchste Datensicherheit
Mobile Rechnungsbearbeitung
„In dem multinationalen, hochprofessionellen und unkomplizierte Projektumfeld hatten alle Beteiligte sehr viel Spaß, selbst in den stressigen Phasen des Projekts. Die breite Akzeptanz im Unternehmen für die neue Anwendung ist ein erfolgreicher Abschluss des Projekts.“
Nutzen für STAUFF®
Hohe Erkennungsrate, schnellere Bearbeitungszeiten
Tragfähige Zukunftslösung gemäß SAP Roadmap
Verbesserte Transparenz und Compliance
Über das Unternehmen
Die STAUFF®-Gruppe ist Teil der LUKAD-Holding, einer deutsche Unternehmensgruppe mit Sitz in Werdohl, Sauerland. In den 1950er-Jahren als Schrotthandel gegründet, entwickeln und vertreiben die Unternehmen Menshen Gruppe, Lutz Menshen und Stauff heute Produkte und Leistungen im Bereich Entsorgung, Hydraulikzubehörteile und Kunststoffverpackungen. Insgesamt beschäftigt Lukad mehr als 3000 Mitarbeitende an 61 Standorten in 23 Ländern.
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