First Flush
für die Systeme

Mit SAP S/4HANA zum intelligenten Unternehmen

Traditionelle Teatime dank modernster Digitalisierung: Die 1907 gegründete Ostfriesische Tee Gesellschaft (OTG) macht sich fit für die Zukunft. Mit der Migration auf SAP S/4HANA hat sie ihre bisher heterogene Systemstruktur vereinheitlicht, ihre Prozesse optimiert und ihre Lagerverwaltungsprozesse in einem embedded Extended Warehouse Management (eEWM) abgebildet. Und das ist erst der Anfang – weitere Digitalisierungsprojekte sollen folgen. Ein perfektes Beispiel für eine erfolgreiche Umstellung auf die Echtzeit-Suite SAP S/4HANA.

Die Herausforderung

Die OTG, die größte Tochter der LSH (Laurens Spethmann Holding), ist durch Zukäufe und Umstrukturierungen über Jahrzehnte gewachsen. Sie hatte eine sehr heterogene Systemstruktur mit zahlreichen Schnittstellen und Systembrüchen. Stamm- und Bestandsdaten waren über mehrere und unterschiedliche Systeme verteilt. Für die heutigen Herausforderungen reicht das nicht aus, sagt Karsten Rösener, CIO und CDO bei der OTG: „Wir müssen zeitnah auf Marktbedürfnisse reagieren können. Mit unserem Produktions-Set-up sind wir seit jeher sehr effizient aufgestellt, Nachholbedarf hatten wir bei der Abbildung der Prozesse, insbesondere der Supply Chain.“ Zudem ist Nachhaltigkeit ein wichtiges Ziel. Die OTG will für alle Marken ausschließlich Rohwaren aus nachhaltigem Anbau einsetzen, über die gesamte Supply Chain vom Bauern bis zum Verbraucher hinweg.

© Ostfriesische Tee Gesellschaft GmbH & Co. KG

Die Lösung

Die OTG benötigte eine durchgängige Plattform, eine optimierte Supply Chain, vereinfachte Datenbankstrukturen und die Möglichkeit, auf kritische Geschäftsinformationen in Echtzeit zuzugreifen. Karsten Rösener: „Obwohl wir bisher nicht mit SAP gearbeitet hatten, haben wir uns für eine Umstellung auf SAP S/4HANA entschieden. Wir wollten ein modernes, leistungs- und zukunftsfähiges ERP.“ SAP S/4HANA ist die Voraussetzung für eine umfassende Digitalisierung des Unternehmens; dazu gehören etwa Cloud-Services, Analytics oder innovative Technologien wie das Internet der Dinge.

Ein radikaler Neubau der Systemlandschaft durch eine Greenfield-Implementierung war gefragt. Der Vorteil: Die Roadmap unterteilt die Einführung von SAP S/4HANA in Teilprojekte und trennt die Werkseinführungen, sodass die einzelnen Fachbereiche Schritt für Schritt an das neue System herangeführt werden können. Der Ansatz bedeutete ein geringeres Risiko für das laufende Geschäft und die Lieferfähigkeit als ein Big-bang, bei dem die Umstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgt. Die Integration betraf sechs Standorte und fast alle Bereiche des Unternehmens – von Finanzen über Einkauf, Vertrieb und Auftragsverwaltung bis hin zu Produktion und Lager.

Kern des Projekts war ein Template- und Rollout-Konzept, um die Prozesse der verschiedenen OTG-Standorte sowie der Bereiche unternehmensweit zu vereinheitlichen. „Templates, die einmal erarbeitet, auf die anderen Standorte angewendet werden können, erleichterten die Umstellung ebenso wie ein Rolloutkonzept, das alle Standorte miteinbezieht und auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anwender eingeht“, erläutert Markus Hellenthal, Partner bei consolut und Projektverantwortlicher. Dank agilem Projektmanagement gelang es, das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und innerhalb kürzester Zeit umzusetzen: Vom Kick-off bis zum Go-live dauerte es nur neun Monate.

Das Ergebnis

Die OTG hat nun aussagekräftige Daten für alle Unternehmensbereiche und kann wesentlich schnellere und bessere Entscheidungen treffen. „SAP S/4HANA verknüpft all unsere Geschäftssysteme und Lagerprozesse. Wir erhalten so eine Echtzeitsicht auf das Unternehmen und können unsere Logistikprozesse fortschrittlich planen und umsetzen“, erklärt Karsten Rösener. Es ist ein enormer Vorteil, dass die Arbeit aller Mitarbeitenden von der Absatzplanung über die Produktionsplanung bis hin zum Einkauf und Versand vollintegriert ist und alle Daten miteinander sprechen. Dauerte ein Lauf der Materialbedarfsplanung zuvor je nach Unternehmen einige Stunden, reichen jetzt 20 Minuten aus. Auch bei großen Veränderungen lässt sich tagsüber ein neuer Lauf starten, ohne die User in ihrer Arbeit zu beeinträchtigen. Die verbesserte Materialbedarfsplanung ist ein wichtiger erster Schritt als intelligentes Unternehmen hin zu mehr Nachhaltigkeit.

Abwarten und Tee trinken? Nicht bei der OTG. Als Folgeprojekt schloss das Unternehmen die Optimierung der Läger an, etwa um die Durchlaufzeiten für Paletten zu reduzieren. SAP S/4HANA ermöglichte es, ein embedded SAP EWM einzubinden, eine zentrale Lösung zur Lagerverwaltung. Prozesse lassen sich damit in Echtzeit abbilden. Anwender sehen punktgenau, wo sich eine bestimmte Ware befindet – auch werksübergreifend. Das eEWM benötigt keine zusätzliche Hardware, ist im Standardumfang der Lizenz erhalten und lässt sich mit weiteren Advanced eEWM Funktionalitäten ausbauen. Da sich der agile Ansatz mit Sprints bewährt hatte, behielt die OTG diese Methode bei der Einführung des eEWM bei. Der Go-live des Systems erfolgte außerhalb der Teesaison zwischen April und August 2020/2021 und ohne den Saisonbetrieb der Läger zu beeinträchtigen. Die volle Lieferfähigkeit und Fakturierung waren vom ersten Tag an gegeben.

Über das Unternehmen

Die OTG mit Sitz in Seevetal bei Hamburg ist mit ihren Marken wie Messmer, Milford oder Onno Behrends einer der Marktführer im deutschen und europäischen Markt und gilt zugleich als Europas führender Anbieter von Tee-Handelsmarken. Sie bietet für den Außer-Haus-Markt ein speziell auf Gastronomie, Hotellerie, Großverbraucher und Catering zugeschnittenes Tee-Angebot. Darüber hinaus entwickelt die OTG maßgeschneiderte Produktkonzepte für nationale und internationale Industrieunternehmen und unterstützt diese von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Markteinführung ihrer Produkte.