Public Sector
Von Insellösungen zu einer starken Einheit
SIGUV bindet Branchenlösungen an SAP an
Weg von Insellösungen hin zu einem einheitlichen System – das war das Ziel des SIGUV-Verbunds im Finance-Bereich, um die für ihre Inkasso- und Exkasso-Prozesse eingesetzten Branchenlösungen an SAP anzubinden. consolut unterstützte die SIGUV dabei, standardisierte Schnittstellen zu entwickeln und diese bei den Berufsgenossenschaften des Verbunds zu implementieren. Das Ergebnis: hohe Synergieeffekte und noch wirtschaftlicheres Arbeiten.
Die Herausforderung
SIGUV Shared Services, eine Interessengemeinschaft von drei Berufsgenossenschaften und mehreren gesetzlichen Unfallversicherungen, stellt ihren Mitgliedern einheitliche IT-Anwendungen zur Verfügung. Das Kerngeschäft der SIGUV-Mitglieder besteht darin, täglich mehrere Tausend zahlungsrelevante Geschäftsvorfälle zu bearbeiten, unterteilt in Inkasso und Exkasso. Dafür nutzen die Mitglieder der SIGUV die Branchenlösung CUSA von HDP für die Geschäftsprozesse „Mitglied & Beitrag“ und „Reha & Leistung“. Beispiele für Inkasso-Vorfälle sind Beitragszahlungen oder die Verwaltung von Regresseinnahmen. Unter Exkasso fallen zum Beispiel Leistungszahlungen oder Lastschriften.
Seit vielen Jahren setzen die drei Berufsgenossenschaften der SIGUV das ERP-System ECC 6.0 von SAP ein, um verwaltungsspezifische Geschäftsvorfälle abzubilden. Alle Daten aus Inkasso- und Exkasso-Vorgängen müssen korrekt ins SAP-Hauptbuch übertragen werden. Bisher nutzten sie uneinheitliche und teilweise selbst entwickelte Schnittstellen, sowohl systemische als auch manuelle. Das führte zu komplexen Einzellösungen und hohem manuellen Abstimmungsaufwand.
Die Berufsgenossenschaften suchten nach einer einheitlichen Lösung, um ihre SAP-Systeme an die beiden CUSA-Kernsysteme anzubinden. „Wir wollten unsere Effizienz sowie unsere Daten- und Prozesssicherheit steigern und unseren manuellen Aufwand deutlich reduzieren“, sagt Tina Jonas, Referentin SAP bei der BGHW Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistikk. Die BGHW, deren Implementierungsprojekt hier exemplarisch beschrieben wird, ist eine der Berufsgenossenschaften im SIGUV-Verbund.
Insbesondere bei der Implementierung und Wartung der Systeme in den einzelnen Häusern spüren wir deutlich positive Effekte durch die Vereinheitlichung; das spart Zeit und senkt Kosten.
Die Lösung
consolut entwickelte Zielmodelle, die SAP-Standardfunktionen nutzen, um Kontoauszüge und Zahlprogramme für Ein- und Ausgangszahlungen mit den Hausbanken zu bearbeiten. Zusätzliche Schnittstellen zur Bankenkommunikation sind nicht nötig. Das hat den großen Vorteil, dass sich Anpassungen der Schnittstellen zu den Banken, etwa durch Formatänderungen, zentral in SAP vornehmen lassen.
Gekapselte Anwendungsbereiche
Für die Schnittstellen zu den CUSA-Produkten wurden in SAP zwei gekapselte Anwendungsbereiche entwickelt, die sich nahtlos in SAP FI und die Submodule FI-AR und FI-AP integrieren und die Kommunikation mit den Kernsystemen übernehmen. In Zusammenarbeit mit Experten der Berufsgenossenschaften der SIGUV und der HDP konzipierte und realisierte consolut die Schnittstellen für Inkasso- und Exkasso-Prozesse. Es wurde festgelegt, welche Extrakte von Stamm- und Bewegungsdaten aus den Kernsystemen die SAP-Anwendungsbereiche benötigen, um Zahlungseingänge zuzuordnen.
Die als „VIEW-Daten“ bezeichneten Informationen werden dem SAP-System täglich im Full- oder Deltaverfahren zur Verfügung gestellt und in der SAP-Datenbank gespeichert. Leistungsstarke Suchindizes ermöglichen eine bequeme Fuzzy-Suche. Echtzeitzugriffe auf die Daten der Kernanwendungen wurden über WebService-Technologie umgesetzt.
consolut entwickelte benutzerfreundliche GUI-basierte Oberflächen, die die tägliche Arbeit erleichtern und verschiedene Überwachungsfunktionen bieten. Sie sind intuitiv zu bedienen und zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick – für ein effizientes Arbeiten mit hoher Nutzerakzeptanz.
Beispiel eines Inkasso-Prozesses:
Die Beitragszahlung eines Unternehmens wird über den elektronischen Kontoauszug in SAP identifiziert und verbucht. Danach wird der Zahlungseingang in einer automatischen Validierungsroutine geprüft und nach Regelwerken zugeordnet. Bei der BGHW erfolgt dies in etwa 98% der Fälle automatisiert, was bei bis zu 20.000 Zahlungseingängen täglich eine große Erleichterung darstellt. Ist eine automatische Zuordnung nicht möglich, wird der Zahlungseingang zur manuellen Nachbearbeitung bereitgestellt.
Alle tagsüber validierten Zahlungseingänge werden nachts an das Kernsystem übertragen und dort verbucht. Gleichzeitig werden die Verkehrszahlen in das SAP-Hauptbuch fortgeschrieben. Fehler kommen selten vor, aber es gibt Verfahren, um diese zu beheben und die Information bereitzustellen.
Beispiel eines Exkasso-Prozesses:
Eine fällige Beitragsforderung wird per Lastschrift eingezogen, über den Exkasso-Prozess an SAP übertragen und im SAP FI-AR als Forderung verbucht. Lastschriften werden standardmäßig mit dem SAP-Zahlprogramm bearbeitet. Genauso wird mit allen Auszahlungen, etwa Leistungszahlungen oder Erstattungen von Guthaben, verfahren. Dank übersichtlicher Protokolle behalten die User den Überblick; implementierte Fehlerhandlings-Prozesse sorgen für reibungslose Zahlungsprozesse. Je nach Exkasso-Prozess können die Verkehrszahlen anhand der hinterlegten Kontenfindung in zusammengefasster Form ins SAP-Hauptbuch übertragen werden.
Das Ergebnis
Die vereinheitlichen Schnittstellen bei den Berufsgenossenschaften ermöglichen erhebliche Synergieeffekte. „Insbesondere bei der Implementierung und Wartung der Systeme in den einzelnen Häusern spüren wir deutlich positive Effekte durch die Vereinheitlichung; das spart Zeit und senkt Kosten“, sagt Tina Jonas. Lediglich spezifische Anforderungen und Optimierungen wurden individuell und nach Vorgaben der jeweiligen Berufsgenossenschaft implementiert.
Die BGHW setzt die Schnittstellen zu den CUSA-Produkten „Mitglied & Beitrag“ seit 2018 und zu „Reha & Leistung“ seit 2023 erfolgreich im Produktivbetrieb ein. 2024 wurden die Implementierungen mit der Anbindung der letzten Berufsgenossenschaft im SIGUV-Verbund abgeschlossen – ein Meilenstein, der die Effizienz und Zusammenarbeit weiter stärkt.
Über SIGUV GbR
Unser Beispiel im Text, die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW), ist Mitglied der SIGUV-Kooperation. Der Kooperation der SIGUV Shared Services Interessengemeinschaft für die gesetzlichen Unfallkassen übernimmt IT-Serviceleistungen für alle Mitglieder. Neben den Berufsgenossenschaften BGHW, BG Verkehr und BG ETEM gehören eine Reihe von Unfallkassen dem Verbund an.
Vorteile der SAP-Anbindung
Die Zufriedenheit der Anwender ist durch einen höhere Benutzerfreundlichkeit gestiegen
Durch die verbesserten Prozesse können Aufgaben effizienter und schneller erledigt werden
Mit dem geringeren Arbeitsaufwand hat sich die Wirtschaftlichkeit erhöht
Durch die Integration aller zahlungsrelevanten Vorgänge in SAP kann das SAP-System als zentrale Informationsquelle genutzt werden
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