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RFFMRPFI - Belegübernahme aus der Finanzbuchhaltung

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Titel

Belegübernahme aus der Finanzbuchhaltung

Verwendung

Mit diesem Programm können Sie im Haushaltsmanagement(HHM) Buchhaltungsbelege nachbuchen.

Sie können das Programm in folgenden typischen Situationen verwenden:

• Einführung des Haushaltsmanagements, wobei noch keine Daten für das HHM im System vorhanden sind (siehe Beispiel)

• Korrektur von vorhandenen Daten im Haushaltsmanagement

Integration

Nach dem Nachbuchen müssen Sie folgende Programme ausführen:

• Neuaufbau der Verfügtwerte

• Wenn Sie die klassische Budgetierung verwenden, wählen Sie im Anwendungsmenü des Haushaltsmanagements Budgetierung - Klassische Budgetierung -> Werkzeuge -> Neuaufbau -> Verfügt.

• Wenn Sie das Budgetverwaltungssystem verwenden, wählen Sie Budgetierung -> Budgetverwaltungssystem (BCS) -> Werkzeuge -> Verfügbarkeitskontrolle -> Neuaufbau.

Der Neuaufbau der Verfügtwerte stellt sicher, dass die Verfügbarkeitskontrolle den im HHM vorhandenen Istdaten entsprechend eine zu hohe Verfügung innerhalb Ihrer Finanzstellen- und Finanzpositionenhierarchie feststellen kann.

• Zahlungsumsetzung

Das System schreibt beim Nachbuchen die Istdaten im HHM entsprechend der zeitlichen Abfolge der Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung fort, wenn Sie die Onlinezahlungsfortschreibung aktivert haben. Wenn Sie die Onlinezahlungsfortschreibung nicht aktiviert haben, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung vollständig ausgezifferten Rechnungen im HHM mit der Zahlungsabgrenzung vom Status Rechnung auf den Status Zahlung umsetzen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter Zahlungsabgrenzung.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Die nachzubuchenden Belege müssen mit einer HHM-Kontierung versehen sein.
  Fehlende HHM-Kontierungen können Sie nachkontieren.

• Sie haben aus Sicherherheitsgründen eine Datensicherung vorgenommen.

• Sie haben durch geeignete organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass während des Nachbuchens keine Belege erfasst werden.

• Sie können das Programm manuell parallelisieren (z.B. über eine Aufteilung des Belegnummernintervalls). Beachten Sie aber folgende Ausnahme:
  Wenn im Customizing festgelegt ist, dass sowohl der Wareneingang als auch der Rechnungseingang fortgeschrieben wird, müssen alle Waren- und Rechnungseingänge innerhalb eines Modus nachgebucht werden. Eine Aufteilung dieses Belegnummernintervalls führt zu falschen Ergebnissen in der Fortschreibung.

Funktionsumfang

Selektion

Sie können die Selektion der Belege nach unterschiedlichen Kriterien einschränken:

• Bestellbezug:
  Alle Rechnungen und Wareneingänge zur angegebenen Bestellung werden nachgebucht.

• WE/RE Konto:
  Das gesamte WE/RE Konto wird nachgebucht.

• Freie Selektion

Beachten Sie, dass diese unterschiedlichen Funktionen nur durch eine Drucktaste repräsentiert werden, die Ihre Funktion und Benennung jeweils nach Auswahl der anzeigten Funktion ändert.

Außerdem können Sie den Ablauf des Programms folgendermaßen steuern:

Sie können wählen, ob bereits im Haushaltsmanagement vorhandene Belege nicht nachgebucht werden sollen oder ob diese Belege vor dem Nachbuchen gelöscht werden sollen.

• Wenn eine große Anzahl von Belegen nachgebucht werden soll, sollten Sie vor dem Nachbuchen das Programm zum Löschen der Obligodaten und Istdaten starten, um die Performance zu verbessern.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Obligodaten und Istdaten löschen .

• Wenn nur eine geringe Anzahl von Belegen nachgebucht werden soll und bereits vorhandene Istdaten im HHM vorab gelöscht werden sollen, wählen Sie Alte Daten löschen (ohne GJW).

Wenn die periodenbasierte Obligofortschreibung aktiviert ist, werden bereits vorhandene Belege vor dem Nachbuchen nicht gelöscht; die Beträge werden beim Nachbuchen korrigiert. Wenn das Programm solche Belege vor dem Nachbuchen löschen soll, müssen Sie zusätzlich zu den Löschkennzeichen das Kennzeichen PBET ignorieren setzen.

Wenn Sie ausführliches Protokoll nicht wählen, erhalten Sie neben der summarischen Auswertung nur eine Liste der Belege, die nicht nachgebucht werden konnten.

Aktivitäten

Das Nachbuchen kann bei großem Datenvolumen zu einer hohen Systembelastung führen.
Führen Sie das Nachbuchen daher grundsätzlich im Hintergrund durch.

Beispiel

• Einführung des Haushaltsmanagements
  Geben Sie den Buchungskreis, ein Intervall für die Belegnummern sowie ein Geschäftsjahr ein, und starten Sie das Programm im Echtlauf.

• Korrektur von vorhandenen Daten im Haushaltsmanagement
  Verfahren Sie hier wie unter der Einführung des Haushaltsmanagements beschrieben. Zusätzlich müssen Sie eines der beiden Löschkennzeichen markieren. Welches Kennzeichen Sie setzen müssen, ist davon abhängig, ob die nachzubuchenden Daten einen Jahreswechsel durchlaufen haben oder nicht.

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Length: 6993 Date: 20240520 Time: 110701     sap01-206 ( 99 ms )