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RFFMS200 - Zahlungsabgrenzung

CPI1466 during Backup   General Material Data  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Titel

Zahlungsabgrenzung

Verwendung

Dieses Programm schreibt in der Finanzbuchhaltung (FI) gebuchte Zahlungen im Hauhaltsmanagement (HHM) fort. Abhängig von Ihren Customizing-Einstellungen werden entweder Zahlungen mit Rechnungsbezug oder Zahlungen ohne Rechnungsbezug (bei aktivem Zahlungsabgleich) umgesetzt.

Zahlungen mit Rechnungsbezug werden unter der Belegnummer der zugehörigen Rechnung im Haushaltsmanagement (HHM) ausgewiesen und überführen diese damit in den Status Zahlung.

Bei der Zahlungsabgrenzung wird aus einer Zahlung mit Rechnungsbezug ein Belegpaar mit der zugehörigen Rechnungskontierung erzeugt, wobei die erste Zeile im Status Rechnung (Werttyp 54, Betragsart 200) und die zweite Zeile im Status Zahlung ( Werttyp 57, Betragsart 250 ausgewiesen wird. Wenn die Rechnung vollständigausgeziffert ist, wird sie in den Status gezahlt umgesetzt (alle Belegzeilen erhalten PAYFLG = 'X') und wird beim nächsten Durchlauf vom Programm nicht mehr bearbeitet.

Sie können mit diesem Programm auch Teilzahlungen und Restposten mit Rechnungsbezug, die beim Buchen in der Finanzbuchhaltung nicht sofort im HHM fortgeschrieben werden, im HHM fortschreiben.
Wenn bspw. auf eine Rechnung über 10 EUR eine Teilzahlung von 5 EUR geleistet wurde, also die Rechnung noch nicht ausgeglichen wurde, so beläßt das Programm die Rechnung über 10 EUR im Status Rechnung. Aus der Teilzahlung wird das oben erwähnte Belegpaar erzeugt, mit -5 EUR im Status Rechnung und 5 EUR im Status Zahlung. Per Saldo ergeben sich damit die richtigen Zahlen. Wenn der Teilzahlungsbeleg später ausgeglichen wird, so wird die Originalrechnung auf Zahlung gesetzt.

Der gezogene Skonto wird durch die Nachbelastung GuV berücksichtigt.

Bei aktivem Zahlungsabgleich übernimmt das Programm außerdem noch die Zahlungen ohne Rechnungsbezug in das Haushaltsmanagement.

Solche Zahlungen sind Belege, in denen Finanzpositionen mit den Finanzvorgängen 90 oder 80 (Bank) und 60 (Debitor/Kreditor) bebucht wurden, ohne dass es sich um eine Teilzahlung handelt oder die Zahlung mit einer Rechnung ausgeglichen wäre.

Die Fortschreibung dieser Zahlungen ermöglicht Ihnen den Vergleich der Zahlungen des HHM mit den Zahlungen des FI.

Zahlungen ohne Rechnungsbezug werden nur statistisch fortgeschrieben, es wird also kein Budget verfügt. Wird im FI der Rechnunsgbezug für diese Zahlungen hergestellt, werden diese entsprechend der Customizingeinstellungen entweder gelöscht oder storniert und wie oben beschrieben auf der Rechnung umgesetzt.

Den Datenvergleich zwischen dem FI-Beleg und HHM-Beleg können Sie mit dem Report Zahlungsabgleich auf Belegebene (RFFMRC07) vornehmen.

Voraussetzungen

• Im Customizing muss Ihrem Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil zugeordnet sein, das eine Übernahme der Zahlungen in das Haushaltsmanegement erlaubt.
  Diese Einstellung nehmen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) des Haushaltsmanagements Öffentliche Verwaltung im Arbeitsschritt Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen vor.

• Um Zahlungen mit Rechnungsbezug in das HHM zu übernehmen, müssen Sie im Customizing festlegen, ob Sie die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher oder erweiterter Funktion verwenden wollen.

• Um außerdem Zahlungen ohne Rechnungsbezug in das HHM zu übernehmen, müssen Sie im Customizing den Zahlungsabgleich aktivieren.
  
  Diese beiden Einstellungen nehmen Sie im IMG des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Arbeitsschritt Einstellungen für die Zahlungsübernahme vornehmen vor.

• In den Customizing-Einstellungen für die Fortschreibung des Wareneingangs und Rechnungseingangs im HHM darf nicht festgelegt sein, dass der bewertete Wareneingang zum Zeitpunkt des Wareneingangs fortgeschrieben wird. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie im IMG unter Sonstige Einstellungen vornehmen.

Beachten Sie bitte, daß eine fehlerfreie Zahlungsübernahme in das HHM nur dann gewährleistet ist, wenn das von SAP empfohlene Buchungsverhalten eingehalten wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie im OSS Hinweis 400924.

Funktionsumfang

Selektion

Sie können die Zahlungsabgrenzung entweder für einen Buchungskreis oder einen Finanzkreis ausführen.

Wenn Sie einen Buchungskreis angeben, wird die Zahlungabgrenzung für diesen Buchungskreis, das angegebene FI-Geschäftsjahr und das angegebene Belegintervall durchgeführt. Diese Verfahrensweise hat den Nachteil, dass Sie das Programm für alle Geschäftsjahre starten müssen, in denen offene Rechnungen für das aktuelle Geschäftsjahr vorhanden sind.

Wenn Sie einen Finanzkreis angeben, wird die Zahlungsabgrenzung für alle offenen Rechnungen des aktuellen HHM-Geschäftsjahres durchgeführt. Diese Verfahrensweise hat den Vorteil, dass Sie das Programm nur für das aktuelle HHM-Geschäftsjahr ausführen müssen.

Wenn Sie die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion aktiviert haben, können Sie die Laufzeit des Programms erheblich senken, indem Sie die Selektion auf einen bestimmten Tag (Erfassungsdatum) einschränken. Bei der Tagesselektion selektiert das Programm dann nur die zu diesem Tag erfassten Posten.

Bei der Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Art haben Sie diese Performanceverbesserung durch die Tagesselektion nicht, da das Programm im Hintergrund dennoch alle offenen Posten einliest.

Sie können die Selektion der umzusetzenden Belege für einen Buchungskreis und ein FI-Geschäftsjahr auf ein Belegintervall eingrenzen oder das Buchungsdatum oder Erfassungsdatum der Zahlung als Selektionskriterium verwenden.

Außerdem können Sie im Rahmen Art der zu verarbeitenden Belege steuern, welche Belege ins HHM übernommen oder zurückgenommen werden sollen.

Ausgabe

In der Regel werden die durch die Zahlungsabgrenzung erzeugten Abbau- und Zahlungssätze zum Buchungsdatum der Zahlungen im HHM fortgeschrieben.

Ausnahmen bilden folgende Buchungsszenarien:

• Umsetzung von Gutschriften

• Ausgleich der Rechnung im aktuellen Jahr mit einer Zahlung aus dem Vorjahr

• Storno der Zahlung nach Ausgleichsrücknahme

• FI-Buchungsdatum liegt in einer bereits geschlossenen Periode des HHM
  Dieses Szenario kann auftreten, wenn die periodenbasierte Obligofortschreibung (PBET) aktiv ist.

In diesen Fällen erfolgt die Fortschreibung mit dem HHM-Buchungsdatum. Bei der Zahlungsabgrezung erscheint das Tagesdatum als Vorschlagswert für das HHM-Buchungsdatum, den Sie jedoch überschreiben können.

Hinweis: Im Rahmen der periodenbasieren Obligofortschreibung (PBET) haben Sie die Möglichkeit, ein Fortschreibedatum für eine Kombination aus Finanzkreis und Periode festzulegen. Das dort festgelegte Datum übersteuert ggf. das bei der Zahlungsabrenzung angegebene HHM-Buchungsdatum.

Aktivitäten

Sie können das Programm beliebig oft ausführen, ohne daß sich das Ergebnis ändert. (Voraussetzung hierzu ist, daß zwischen den Läufen keine Buchungen stattfinden und die gleichen Parameter gewählt wurden).

Deshalb können Sie zu Testzwecken das Programm mit kleinen Belegintervallen zunächst einmal auch online starten. Bei größerem Belegvolumen müssen Sie das Programm im Hintergrund ausführen.

Um den Speicherplatzbedarf zu reduzieren und die Performance zu verbessern, sollten Sie die Zahlungsabgrenzung jeden Tag laufen lassen.

Beispiel

Buchen Rechnung mit zwei Kreditoren- und einer Aufwandszeile

70 H : Kred1
30 H : Kred2
100 S : Aufwand, Finanzposition A1 (30er), Stelle S1

Im HHM wird die Aufwandszeile mit Betrag 100 -, Kontierung A1/S1 als Rechnung online fortgeschrieben

100 - : A1/S1, Rechnung

und im Informationssystem unter Rechnungen ausgewiesen.

Wenn nun eine Belegzeile durch eine Zahlung ausgeglichen wird, hat dies online keine Auswirkung auf das Haushaltsmanagement. Wenn Sie den Report mit einem Belegnummernintervall starten, in dem die Nummer dieser Rechnung enthalten ist, so wird die Zahlung eines Kreditors als eine Teilzahlung behandelt. Es werden zusätzlich zwei Belegzeilen fortgeschrieben mit jeweils ausgeglichenem Betrag im Status Rechnung und im Status Zahlung. Der gesamte Betrag wird aber nach wie vor unter Rechnung ausgewiesen. Bei Zahlung der zweiten Kreditorzeile und erneutem Lauf des Reports wird auch für den Restbetrag ein entsprechendes Belegpaar geschrieben. Nach vollständiger Bezahlung wird der Beleg komplett unter Zahlung ausgewiesen.

Teilzahlungen und Restposten:

Eine einfache Kreditoren-Rechnung in der Finanzbuchhaltung

100 H : Kred1
100 S : Aufwand, Finanzposition A1 (30er), Stelle S1

wird online im HHM fortgeschrieben.

100 - : A1/S1, Rechnung

Erfolgt für diese Rechnung ein Zahlungsausgang über 50, so können Sie diesen in der Finanzbuchhaltung als Teilzahlung oder als Restposten mit Rechnungsbezug buchen.

Teilzahlung:

Bei der Buchung einer Teilzahlung entsteht folgender FI-Beleg:

50 H : Bank
50 S : Kred1; offen, mit Rechnungsbezug

Die ursprüngliche Rechnung wird nicht ausgeglichen; der Report beläßt
die Aufwandszeile daher im Status "Rechnung":

100 - : A1/S1, Rechnung

Aus der offenen Kreditorzeile wird folgendes Belegpaar erzeugt:

50 + : A1/S1, Rechnung
50 - : A1/S1, Zahlung

Per Saldo stehen auf der Kontierung A1/S1 jeweils 50 - im Status "Rechnung" und "Zahlung". Im Informationssystem werden unter Rechnungen 100 - und 50 + und unter Zahlungen 50 - ausgewiesen.

Restposten:

Bei der Buchung eines Restpostens entsteht folgender FI-Beleg:

50 H : Bank
100 S : Kred1; ausgeglichen
50 H : Kred1; offen, mit Rechnungsbezug

Die ursprüngliche Rechnung wird ausgeglichen; der Report setzt die Aufwandszeile daher in den Status "Zahlung" um:

100 - : A1/S1, Zahlung

Aus der offenen Kreditorzeile wird folgendes Belegpaar erzeugt:

50 - : A1/S1, Rechnung
50 + : A1/S1, Zahlung

Per Saldo stehen auf der Kontierung A1/S1 jeweils 50 - im Status Rechnung und Zahlung. Im Informationssystem werden unter Zahlungen 100 - und 50 + und unter Rechnungen 50 - ausgewiesen.

Bei mehreren Aufwandszeilen in der Rechnung wird wieder entsprechend aufgesplittet.

Wird die offene Kreditorposition des Teilzahlungs- oder Restpostenbelegs später einmal ausgeglichen (typischerweise durch eine Zahlung mit Ausgleich), so werden die Rechnungskorrekturzeilen des oben erzeugten HHM-Belegs auf Zahlung umgesetzt.

ABAP Short Reference   ROGBILLS - Synchronize billing plans  
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Length: 13093 Date: 20240601 Time: 102825     sap01-206 ( 200 ms )