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RMPS_DOD_DISPOSAL - Aussonderungprozess starten

CPI1466 during Backup   Addresses (Business Address Services)  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Verwendung

Mit diesem Programm starten Sie die Aussonderung von Objekten (Aktenplanpositionen, Akten und Dokumenten) im Records- und Case-Management. Die Rahmenbedingungen für die Aussonderung von Objekten sind in der für jedes Objekt zugeordneten Aussonderungsregel hinterlegt. Gesteuert werden damit die Aufbewahrungsdauer sowie die weitere Behandlung eines Objekts.

Integration

Voraussetzungen

• Sie haben im Customizing des Records- und Case-Managements Aussonderungsregeln definiert und die Regeln den entsprechenden Objekten im Aktenplan zugeordnet.

• Der Programmlauf ist nur für Benutzer in den Rollen TNA-Dokumentmanager oder TNA-Administrator ausführbar bzw. für DoD-Dokumentmanager oder DoD-Administratoren.

Funktionsumfang

Der Aussonderungsprozess gliedert sich in aufeinander folgende Schritte auf. In einem ersten Schritt werden im Aktenplan diejenigen Objekte ermittelt, deren effektives Aussonderungsdatum erreicht bzw. überschritten ist. Die ermittelten Objekte werden in Abhängigkeit von der weiteren Behandlung auf vier Registerkarten (Nachprüfung, Export, Übergabe, Vernichtung) verteilt. In den folgenden Schritten führen Sie nacheinander, nach Aussonderungsaktion getrennt, die Aussonderung durch. Hierzu markieren Sie in einer Trefferliste diejenigen Objekte, die Sie weiterbearbeiten möchten. Objekte, für die eine Aussonderungssperre gesetzt ist, sind von der weiteren Verarbeitung ausgeschlossen - diese Objekte sind in der Trefferliste mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Folgende Aktivitäten sind von Ihnen in den jeweiligen Aussonderungsaktionen durchzuführen:

• Nachprüfung

Bei dieser Aktion wird im Rahmen einer Nachprüfung über den weiteren Verbleib von Objekten entschieden. Entsprechend legen Sie mit der Zuordnung einer neuen Aussonderungsregel für alle markierten Objekte eine Folgeaktion fest.

• Export

Bei dieser Aktion werden die markierten Objekte in ein Exportziel ausgelagert bzw. dorthin kopiert. Das Objekt ist weiterhin im Records- und Case-Management vorhanden. Exportierte Objekte erhalten den Exportstatus Warten auf Bestätigung. Sie können diesen Status mit dem Report RMPS_PRO_DISPOSAL_TRANSACTIONS auf Export bestätigt ändern.

Hinweis: Bei den Aktionen Export und Transfer wird eine Objektvernichtung nur mit dem Exportstatus Export bestätigterlaubt.

• Vernichtung

Bei dieser Aktion werden die ausgewählten Objekte im Records- und Case-Management gelöscht. Dabei findet kein Export dieser Objekte statt.

• Übergabe

Bei dieser Aktion werden die beiden Aktionen Export und Vernichtung miteinander gekoppelt. Der Prozess gliedert sich in zwei Teilschritte auf:

1. Im ersten Schritt führen Sie den Export der Objekte in das Exportziel durch.
2. Im zweiten Schritt müssen Sie den erfolgreichen Export der Objekte bestätigen, indem Sie den Exportstatus auf Export bestätigen ändern. Verbunden mit der Statusänderung wird das Löschen dieser Objekte im Records- und Case-Management ausgelöst.

Exportziel und Export von Objekten

Als Exportziel können Sie ein lokales Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz auswählen. Beim Export wird der hierarchische Bezug von Aktenplanpositionen, Akten, Aktenbänden und den darin enthaltenen Dokumenten in hierarchisch gegliederten Ordnern und Unterordnern wiedergegeben. Für jedes Objekt wird im gleichen Ordner eine XML-Datei anlegt, in der die Attributwerte gesichert werden.

Reporting zur Aussonderung

Für die Auswertung der verwendeten Aussonderungsregeln (aktive Aussonderungsregeln), auszusondernden Objekten sowie Objekten mit Aussonderungssperre steht Ihnen der Report RMPS_PRO_DISPOSAL_REPORT zur Verfügung.

Für die Auswertung von bereits ausgesonderten Objekten steht Ihnen der ReportRMPS_PRO_DISPOSAL_TRANSACTIONS zur Verfügung.

Für die Auswertung im Rahmen der DoD-Aussonderung steht Ihnen der Report RMPS_DOD_DISPOSAL_REPORT_S zur Verfügung.

Selektion

Sie können den Selektionslauf auf einzelne Aktenplanpositionen im Aktenplan einschränken. Wenn Sie keine Einschränkung treffen, findet der Selektionslauf über den gesamten Aktenplan statt.

Standardvarianten

Ausgabe

Auf Registerkarten verteilt erhalten Sie für die jeweiligen Aussonderungsaktionen die Trefferliste. Per Doppelklick auf eine Zeile werden Ihnen auf einem weiteren Bild die Attributwerte eines Objekts angezeigt.

Aktivitäten

1. Starten Sie den Programmlauf.
2. Legen Sie die Auswahl der zu überprüfenden Objekte im Aktenplan fest und wählen Sie Objekte selektieren.
3. Markieren Sie in der Trefferliste (für die jeweilige Aktion auf der dazugehörigen Registerkarte) eine Auswahl von zu bearbeitenden Objekte und wählen Sie Prozess starten.
4. Legen Sie, abhängig von der jeweiligen Aktion, die weiteren Parameter (z.B. für die Aktion Exportdas Exportziel) fest. Geben Sie einen Kommentareintrag ein und führen Sie die Aussonderung aus (z.B. Export starten).
5. Bestätigen Sie das Ausführen der jeweiligen Aussonderungsaktion und legen Sie im für die Aktionen Export und Transfer das lokale Verzeichnis fest.

Beispiel

Fill RESBD Structure from EBP Component Structure   Fill RESBD Structure from EBP Component Structure  
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Length: 6883 Date: 20240520 Time: 073623     sap01-206 ( 111 ms )