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RPAR3W00 - PA: Archivierung; Schreibprogramm für Langzeitbelege(PA_LDOC)

General Material Data   General Data in Customer Master  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Beschreibung

Dieses Schreibprogramm archiviert die Langzeitbelege aus der Infotypbelegschreibung sowohl für Mitarbeiter- als auch für Bewerberdaten. Das Archivierungsobjekt lautet HR: PA-Langzeitbelege (PA_LDOC).

Neben der Archivierung können Sie für dieses Programm die Funktion des Information Lifecycle Management (ILM) zur Datenvernichtung nutzen, um datenschutzrechtliche Anforderungen zur Vernichtung personenbezogener Daten zu erfüllen. In diesem Fall müssen Sie im ILM eine Aufbewahrungsregel für das Archivierungsobjekt PA_LDOC festlegen. Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP Central Component unter SAP ERP Central Component -> Personalwirtschaft -> Archivierung Personalwirtschaft (HR) -> PA-Langzeitbelege mit PA_LDOC archivieren/vernichten.

Funktionsumfang

Beachten Sie, dass das Archivierungsobjekt PA_LDOC nur Langzeitbelege, keine Kurzzeitbelege berücksichtigt.

Selektion

• Belege für Mitarbeiterdaten/Belege für Bewerberdaten

Wenn Sie ein Archiv für Langzeitbelege erstellen, können Sie wählen, ob Sie Belege für Mitarbeiterdaten oder für Bewerberdaten oder für beide archivieren wollen.

Weiterhin können Sie den Zeitraum wählen, für den die Daten archiviert werden sollen. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Datum, zu dem der Beleg geschrieben worden ist. Als Vorschlagswerte erscheinen dann das letzte Datum einer Archivierung von Langzeitbelegen als Beginndatum (dies jedoch unabhängig davon, ob nur Mitarbeiter- oder nur Bewerberdaten oder beides archiviert worden sind) und das aktuelle Datum. Das Programm schreibt in die interne Tabelle der Archivierungsverwaltung Inhalt der Variante des Archivierungsprogramms (ADMI_VARIA) das Datum des ältesten und des jüngsten archivierten Datensatzes, um diese bei einem Zugriff auf archivierte Daten zu nutzen.

Dasselbe gilt, wenn Sie einen Archivierungslauf für die Datenvernichtung von Langzeitbelegen durchführen.

Länder

• Ländergruppierung

Sie können die Selektion einschränken auf Langzeitbelege zu den Mitarbeitern, die zu einer bestimmten Ländergruppierung gehören.

• Personalnummer (nur Test)

Hier können Sie eine Personalnummer für einen Mitarbeiter oder Bewerber eingeben. Das System selektiert dann nur die Daten, die zum eingegebenen Mitarbeiter oder Bewerber gehören. Dieses Feld sollten Sie bevorzugt zu Testzwecken verwenden.

• Infotyp

Sie können die Selektion weiter einschränken auf Langzeitbelege, die für einen bestimmten Infotyp geschrieben wurden.

• Kommentar/Notiz

Hier können Sie einen kurzen Text eingeben, der als Kommentarzusatz dem zu schreibenden Archivierungslauf mitgegeben wird.

• Testlauf

Wenn Sie das Kennzeichen Testlauf setzen, wird der Archivierungslauf im Testmodus durchgeführt. Der Archivierungslauf erhält bei einem Testlauf die Nummer '000000'. Nachdem die Statistik ausgegeben worden ist, wird angezeigt, dass ein Testlauf stattgefunden hat.

• Detailliertes Protokoll

Wenn Sie das Kennzeichen Detailliertes Protokoll setzen, wird ein ausführliches Protokoll erstellt. Nutzen Sie diese Option möglichst im Testlauf oder dann, wenn bereits Fehler aufgetreten sind.

ILM-Aktionen:

• Archivierung

Wenn Sie diese Opiton wählen, wird ein Archivierungslauf gestartet, mit dem die selektierten Langzeitbelege zur Entlastung der Datenbank in ein Archiv ausgelagert werden.

• Datenvernichtung

Wenn Sie diese Option wählen, wird ein Archivierungslauf gestartet, mit dem die selektierten Langzeitbelege, die gemäß den im Information Retention Manager definierten Regeln vernichtet werden können, temporär in eine Archivdatei geschrieben werden, um sie anschließend löschen zu können. Die Daten werden dann aus der Datenbank und dem Archiv gelöscht. Wählen Sie diese Option nur dann, wenn Sie sicher sind, dass die Daten nicht mehr benötigt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP Central Component unter Personalwirtschaft -> Datenschutz und Datensicherheit (HR) auf dem SAP Help Portal.

Besondere Hinweise

Archivieren Sie nur solche Daten, die mit großer Sicherheit nicht mehr benötigt werden. Ein späterer Zugriff auf die archivierten Änderungsbelege ist technisch sehr aufwändig, so dass sich der Zugriff verlangsamt.

Nach der Archivierung durch diesen Report läuft der Löschreport RPAR3D00 (PA: Archivierung; Löschprogramm für Langzeitbelege (PA_LDOC)). Dieser löscht nur die tatsächlich von diesem Report geschriebenen Datensätze. Beachten Sie, dass Datensätze, die zwischen dem Schreiben durch diesen Report und dem Beginn des Löschlaufs erzeugt wurden, nicht gelöscht werden.

Die Daten werden nicht gesperrt, da sie nur einmal angelegt werden, später aber nicht mehr verändert werden können.

Mit dem Report RPUAUD00 (Protokollierte Änderungen in den Daten der Informationstypen) können Sie sich die archivierten Langzeitbelege anzeigen lassen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass Zugriffe auf das Archiv erheblich langsamer sind als Zugriffe auf die Datenbank.

Dieses Problem verstärkt sich, wenn

• viele Archivierungsläufe vorhanden sind

• zu große Archive verwendet werden

Führen Sie daher die Archivierung in sinnvollen Abständen durch. Die Archive sollten nicht größer als 100 MB werden.

Dieser Report sollte nur durch die Archivadministration (Transaktion SARA) gestartet werden, da ansonsten in einigen Tabellen der Archivverwaltung (z. B. Tabelle ADMI_VARIA) keine Einträge erfolgen.

Voraussetzungen

Für das Archivierungsobjekt PA_LDOC muss das Basiscustomizing durchgeführt worden sein. Von der Anwendungsseite gibt es keine weiteren Anforderungen.

Eine Archivierung oder Datenvernichtung ist im laufenden Betrieb möglich.

Für die Datenvernichtung müssen Sie ein aktives Prüfgebiet angelegt , und Regelwerke und Regeln für die Aufbewahrungsfristen von Langzeitbelegen im Retention Management des ILM definiert haben.

Ausgabe

Es wird eine Statistik der archivierten Objekte ausgegeben. Dabei wird die Anzahl der Objekte und die Anzahl der archivierten PCL4-Einträge, die jeweils eine Größe von 4KB haben, angezeigt. Die Größe der Archivdatei ist also ungefähr 4KB x Anzahl der PCL4-Sätze / Kompressionsfaktor. Der Kompressionsfaktor ist abhängig von den Daten, also für jeden Lauf unterschiedlich.

Im Falle eines Archivierungslaufs für die Datenvernichtung wird eine Archivdatei für jeden PCL4-Datensatz angelegt.

Beachten Sie auch, dass ab Release 3.0 die Daten auf den Cluster-Dateien wie PCL4 komprimiert vorliegen.

Im Fall einer detaillierten Protokollierung werden von der Funktionsgruppe PAR3 zahlreiche zusätzliche Kontrolldaten ausgegeben.

CPI1466 during Backup   BAL_S_LOG - Application Log: Log header data  
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Length: 9251 Date: 20240520 Time: 054832     sap01-206 ( 152 ms )