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RPCPRC10 - Einplanung von Abrechnungsjobs

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Beschreibung

Mit diesem Report können Sie die Abrechnungsjobs für das gesamte Kalenderjahr einplanen. Es handelt sich um einen eigenen Report, der aus dem Abrechnungskalender aufgerufen wird. Den Abrechnungskalender selbst finden Sie im Menü Personal -> Personalabrechnung -> Werkzeuge.

Beim ersten Aufruf der Jobeinplanung erscheint ein Dialogfenster, das die Eingabe der Ländergruppierung verlangt, es sei denn der Wert für die Ländergruppierung ist unter System -> Benutzervorgaben -> Eigene Daten unter Parameter 'MOL' vorgegeben.

Im Selektionsbild der Einplanung von Abrechnungsjobs spezifizieren Sie im Gruppenrahmen 'Abrechnungsperiode', für welche Perioden des angegebenen Jahres die Abrechnungsjobs eingeplant werden sollen. Dabei muß die Beginnperiode größer als die aktuelle Periode sein.

In der Selektion für die Abrechnungskreise geben Sie die gewünschten Abrechnungskreise ein.

Im Gruppenrahmen 'Anzahl der Abrechnungsjobs' bestimmen Sie, ob Sie die Abrechnungskreise einzeln oder zusammen abrechnen wollen. Wählen Sie 'Abrechnungskreise separat', wenn für jeden der im Selektionsbereich liegenden Abrechnungskreise ein eigener Job angelegt werden soll. Für jede Periode werden dann soviele verschiedene Abrechnungsjobs angelegt, wie Sie Abrechnungskreise vorgegeben habe. Wählen Sie 'Abrechnungskreise zusammen', wenn alle selektierten Abrechnungskreise in einen einzigen Job zusammen abrechnet werden sollen.

Im Gruppenrahmen 'weitere Steuerung' geben Sie wichtige Daten für den Abrechnungstreiber vor. Abgesehen von den Abrechnungskreisen, die Sie in der Selektion oben gesetzt haben, werden alle anderen Daten für das Selektionsbild des Abrechnungtreibers aus einer zuvor angelegten Variante übernommen. Den Namen dieser Variante geben Sie im Feld 'Abrechnungsvariante' an.

Falls Sie nicht bereits eine entsprechende Variante (F4-Hilfe) angelegt haben, können Sie über die Drucktaste 'Variante anlegen' direkt in das Selektionsbild des Abrechnungsreports springen, um hier die benötigte Variante anzulegen. Bitte denken Sie daran hier nur die Variante zu sichern und nicht den Abrechnungsreport auszuführen. Nach dem Sichern kehren Sie mit der Funktion 'zurück' wieder in das Selektionsbild der Jobeinplanung zurück.

Die Personalnummern aus dieser Mustervariante werden nicht übernommen, da die eingerichteten Jobs immer nur komplette Abrechnungskreise abrechnen.

Die Namensgebung der eingeplanten Jobs muß folgender Konvention entsprechen: Der Name setzt sich aus dem Text 'Abrechnung:' dem Abrechnungskreis bzw. den Abrechnungskreisen, der Periode und dem Jahr zusammen. Für den Fall, daß die Abrechnungskreise separat abgerechnet werden sollen, steht jeweils nur der eine Abrechnungskreis im Namen. Für den Fall, daß die Abrechnungskreise zusammen abgerechnet werden, wird der Abrechnungskreis aus dem Parameterfeld 'bis' noch hinzugefügt.

Beispiel für Jobnamen:

- 'Abrechnung: X1 12/1996', falls Abrechnungskreise separat
- 'Abrechnung: X1-X3 12/1996', falls Abrechnungskreise zusammen

Beim Anlegen der Abrechnungsjobs werden notwendigerweise für den Abrechnungstreiber neue Varianten angelegt, mit denen der Abrechnungstreiber bei Ausführung versorgt wird. Diese generierten Varianten haben im Namen das Präfix 'PR:' als Kennzeichnung Ihrer Verwendung für den Abrechnungskalender (engl. Payrollcalendar). Zwecks weiterer Information wird analog zum Jobnamen noch der Bezeichner für den Abrechnungskreis und das Jahr im Namen mitgeführt. Die generierte Variante kann unabhängig von der Periode genutzt werden, weswegen in ihrem Namen die Periodennummer nicht enthalten ist.

Beispiel für Variantennamen zum Abrechnungstreiber:

Im Selektionsbild seien bei den Abrechnungskreisen D1 bis D2 eingegeben und 'Abrechnungskreise separat' ausgewählt. Es werden zwei Jobs eingeplant und zwei Varianten angelegt. Die Name der generierten Variante lauten 'PR:D1 1998' und 'PR:D2 1998'.

Hier sei nochmal auf den Unterschied der beiden Arten von Varianten hingewiesen, von denen hier die Rede ist:

1. Die Variante, die Sie auf dem Selektionsbild vorgeben und die als Vorlage für sämtliche Parameter außer den Perioden und den Abrechnungskreisen gilt. Mit dieser Variante findet jedoch nicht die Ausführung der Abrechnung statt.

2. Die generierten Varianten, die innerhalb der Jobeinplanung angelegt und für die Abrechnung verwendet werden. Ihre Namen beginnen mit 'PR:'. In dieser Variante setzen sich die Parameterwerte aus denen der Mustervariante und aus den oben selektierten Werten für die Abrechnungskreise zusammen. Die Abrechnungsperiode wird auf 'aktuelle Periode' gesetzt.

Nach der Abrechnungsvariante geben Sie im Feld 'Startzeit' die Systemzeit ein, zu der der Job ausgeführt werden soll. Als Terminplan geben Sie den Plan ein, in dem Sie die Übersicht für die selektierten Abrechnungskreise führen möchten. Sie können beliebig viele Abrechnungskreise in einem Terminplan halten oder aber im Extremfall für jeden Abrechnungskreis einen eigenen Terminplan bereithalten.

Das Ankreuzfeld 'Abrechnung autom. freigeben' sollten Sie setzen, wenn das Setzen des Personalverwaltungssatzes auf den Status 'Frei zur Abrechnung' ebenfalls von dem eingeplanten Job übernommen werden soll. Ansonsten ist dies vor Ausführung des Jobs manuell durchzuführen. Diesem Ankreuzfeld kommt also ganz besondere Bedeutung für das Ausführen der Abrechnung zu. Wenn der Personalverwaltungssatz nicht durch den Job selbst und auch nicht durch manuelles Setzen durch den Anwender vor dem Start des Jobs auf 'Frei zur Abrechnung' gesichert wurde, bricht nicht der Job, wohl aber die Abrechnung mit einer entsprechenden Meldung im Protokoll ab.

Mit dem Ankreuzfeld 'Aufruf Kalender' steuern Sie, ob nach Einplanung der Jobs, der Sprung in die Kalenderanzeige erfolgen soll. Natürlich können Sie dieses Feld frei lassen, nach Beenden der Jobeinplanung zurück zum Einstiegsbild des Abrechnungskalenders und von dort aus den Kalender aufrufen.

Nachdem Sie das Selektionsbild soweit gefüllt haben, sind abhängig von der Ländergruppierung auf dem Selektionsbild noch die Drucktasten 'Datum' und 'Arbeitstag' eingeblendet. In Länderversionen ohne diese Drucktasten werden die Abrechnungstermine aus der entsprechenden Steuerungstabelle gelesen, so daß Sie an dieser Stelle keine Einflußmöglichkeit auf das Einplanungsdatum haben.

Sind die beiden Drucktasten vorhanden, so spezifieren Sie den Einplanungstermin über diese und nehmen die Einplanung entweder über das Datum oder über den Arbeitstag relativ zum Monatsbeginn bzw. Monatsende vor.

Einplanung über das Datum:
Sobald Sie die Drucktaste 'Datum' angeklickt haben, erscheinen die für diese Einplanung notwendigen Parameter auf dem Selektionsbild. Im Feld 'Tag' geben Sie an, zu welchem Tag im Monat die Abrechnung eingeplant werden soll. Diese Angabe für den Tag können Sie noch insofern weiter einschränken, als daß Sie im Gruppenrahmen 'Einschränkungen' die Ausführung auf Arbeitstage gemäß dem angegebenen Fabrikkalender einschränken können. Wenn Sie das Ankreuzfeld 'nur an Arbeitstagen ausführen' setzen, können Sie die Ausführung auf einen Arbeitstag vorziehen oder nach hinten verschieben.

Ist der eingegebene Tag nicht mehr im Monat enthalten, so wird der letzte Tag des Monats für die Einplanung genommen.

Einplanung über den Arbeitstag:
Sobald Sie die Drucktaste 'Arbeitstag' angeklickt haben, erscheinen die für diese Einplanung notwendigen Parameter auf dem Selektionsbild. Hier können Sie den Abrechnungsjob zu einem festen Arbeitstag relativ zum Monatsanfang bzw. Monatsende einplanen, unter Bezugnahme auf den angegebenen Fabrikkalender.

Beispiel:

Die Einplanung sei für den 3. Arbeitstag vom Monatsende aus vorzunehmen, so sieht die Eingabe folgendermaßen aus:
Fabrikkalender 01
Arbeitstag 3
Anfang des Monats _
Ende des Monats x

Fällt nun ein Wochenende auf den 30. und den 31. eines Monats, so wäre der Einplanungstag der 27. dieses Monats.

Ausführung

Wenn Sie alle Parameter eingegeben haben, starten Sie mit der Funktion 'Ausführen' die Jobeinplanung. Daraufhin erscheint ein Anzeigefenster zur Einstellung der Druckparameter, hier können Sie die Ausgabe auch direkt zum Drucker umstellen. Default ist die Ausgabe in die Spool.

Nachdem alle Abrechnungsjobs eingeplant worden sind, wird ein Dialogfenster mit Meldungen angezeigt. Falls kein Fehler zum Abbruch der Ausführung geführt hat, enthält dieses Fenster neben eventuellen Warnungen als letzten Eintrag eine Information über die Anzahl der eingeplanten Jobs. Prüfen Sie, ob diese Anzahl plausibel ist.

Aufgetretene Warnungen besagen z.B., daß eine Variante bereits angelegt war und nicht neu generiert werden mußte, oder daß ein Job bereits eingeplant war und nicht neu angelegt wurde. Im zweiten Fall sollten Sie die Richtigkeit der bestehenden Jobdefinition überprüfen.

Falls in der Liste Fehlermeldungen mit Bezug auf das Customizing enthalten sind, können Sie diese markieren und mit der Funktion Customizing direkt in den Einführungsleitfaden springen, um die Fehlerbehebung durchzuführen. Haben Sie den Parameter 'Aufruf Kalender' gesetzt, so erfolgt der Ansprung nach Quittieren des Dialogfensters.

Die Funktion zurück bringt Sie in jedem Fall wieder ins Selektionsbild der Jobeinplanung bzw. in das Einstiegsbild des Abrechnungskalenders.

Voraussetzungen

Sie müssen im Customizing einen Terminplan angelegt und die für die Ländergruppierung verwendete Version des Abrechnungstreibers hinterlegt haben.

Ausgabe

Das Ergebnis der Ausführung sind die eingeplanten Jobs, die Sie im Abrechnungskalender und in der Jobübersicht anzeigen können. Der Erfolg der Ausführung wird durch entsprechende Meldungen dokumentiert, wie oben beschrieben.

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Length: 11315 Date: 20240520 Time: 113523     sap01-206 ( 243 ms )