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RPT_OVT_EMAIL - Meine Mehrarbeitsanträge: E-Mails senden

RPT_OVT_EMAIL - Meine Mehrarbeitsanträge: E-Mails senden

rdisp/max_wprun_time - Maximum work process run time   ABAP Short Reference  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.
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Verwendung

Mit diesem Report können Sie E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeiter senden, die an der Verarbeitung von Anträgen beteiligt sind, die mit der App Meine Mehrarbeitsanträge übermittelt wurden:

  • Der Antragsteller erhält eine E-Mail, wenn einer oder mehrere seiner Anträge genehmigt oder abgelehnt wurden. Es besteht die Möglichkeit, getrennte E-Mails für die beiden Fälle zu versenden.
  • Der Genehmigende erhält eine E-Mail, wenn zu genehmigende Anträge seiner Mitarbeiter vorliegen. Wenn das Ankreuzfeld Nur bei Status ‚Gesendet‘ nicht markiert ist, erhält er auch E-Mails zu gebuchten Anträgen, die keine Genehmigung erfordern.
  • Der Personalsachbearbeiter erhält eine E-Mail, wenn fehlerhafte Anträge manuell bearbeitet werden müssen.

Wir empfehlen, diesen Report im Hintergrund auszuführen und regelmäßig einzuplanen, ähnlich wie bei dem Report Meine Mehrarbeitsanträge: Anträge buchen (RPT_OVT_POST).

Integration

Das Programm verwendet die Funktionen der Dokumentenverteilung des SAP-Systems.

Voraussetzungen

  • Sie nutzen die App Meine Mehrarbeitsanträge.
  • Sie haben die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter im Infotyp Kommunikation (0105), Subtyp E-Mail (0010) hinterlegt.
  • Damit die jeweiligen Beteiligten benachrichtigt werden können, müssen in der Antragsdatenbank die Felder für den Antragsteller und den nächsten Bearbeiter gefüllt sein. Um die Benachrichtigung des Personalsachbearbeiters zu ermöglichen, muss für den Antragseigentümer der Sachbearbeiter für Zeiterfassung im Infotyp Organisatorische Zuordnung (0001) gefüllt sein.
  • Falls Sie eine Sprache für diesen Report nutzen möchten, müssen die folgenden Sprachelemente verfügbar sein:
  • In der Transaktion SE61 angelegte Dokumente.

  • Anwesenheitskontingenttyp Texte (ANKOT) in der Tabelle T556Q.

  • Selektionstexte in diesem Report.

Funktionsumfang

Selektion

Definieren Sie die Einstellungen für den Eigentümer im Gruppenrahmen Eigentümer. Sie können einen anderen E-Mail-Text eingeben und die folgenden Einstellungen festlegen:

  • Mit allgemeiner Nachricht: Sendet eine gemeinsame E-Mail an alle Eigentümer.
  • Mit allen Belegen: Sendet separate E-Mails mit einzelnen Dokumenten.
  • Getrennte Mails für genehmigte und abgelehnte Anträge: Sendet bei Bedarf separate E-Mails.
  • Es besteht die Möglichkeit, eine automatisch generierte iCalender-Datei an genehmigte Anträge anzuhängen.

Definieren Sie die Einstellungen für den Initiator (Übermittler) im Gruppenrahmen Initiator. Sie können einen anderen E-Mail-Text eingeben und die folgenden Einstellungen festlegen:

  • Mit allgemeiner Nachricht: Sendet eine gemeinsame E-Mail an alle Initiatoren.
  • Mit allen Belegen: Sendet separate E-Mails mit einzelnen Dokumenten.
  • Getrennte Mails für genehmigte und abgelehnte Anträge: Sendet bei Bedarf separate E-Mails.
  • Nur wenn der Initiator nicht der Eigentümer ist: Wenn der Initiator auch der Eigentümer ist, wird dem Initiator keine E-Mail gesendet. Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass der Mitarbeiter, der bereits über die E-Mail an den Eigentümer informiert wurde, dieselben Informationen doppelt erhält.

Definieren Sie die Einstellungen für den Genehmigenden im Gruppenrahmen Genehmigender. Sie können einen anderen E-Mail-Text eingeben und die folgenden Einstellungen festlegen:

  • Mit allgemeiner Nachricht: Sendet eine gemeinsame E-Mail an alle Genehmigenden.
  • Mit allen Belegen: Sendet separate E-Mails mit einzelnen Dokumenten.
  • Mit Versionen der Belege: Führt in der E-Mail auch die Historie auf.
  • Vertretersprache hinzufügen: Fügt gemäß den Einstellungen der Sprachsteuerung die Sprache des Vertreters am Ende hinzu. Somit kann eine E-Mail bei bestimmten Einstellungen auch mehr als zwei Sprachen enthalten.

Definieren Sie die Einstellungen für die Führungskraft des Mitarbeiters im Gruppenrahmen Manager. Sie können einen anderen E-Mail-Text eingeben und die folgenden Einstellungen festlegen:

  • Mit allgemeiner Nachricht: Sendet eine gemeinsame E-Mail an alle Führungskräfte.
  • Mit allen Belegen: Sendet separate E-Mails mit einzelnen Dokumenten.
  • Sie können einstellen, ob Anträge mit/ohne Genehmigung ignoriert werden sollen.
  • Bei Anträgen mit Genehmigung ist eine Einschränkung auf solche Anträge möglich, in denen der Genehmigende und die Führungskraft nicht dieselbe Person sind.

Definieren Sie die Einstellungen für den Personalsachbearbeiter im Gruppenrahmen Sachbearbeiter. Sachbearbeiter erhalten nur Anträge, die vom Report Meine Mehrarbeitsanträge: Anträge buchen (RPT_OVT_POST) auf den Status Fehler gesetzt wurden. Sie können einen anderen E-Mail-Text eingeben und die folgenden Einstellungen festlegen:

  • Mit allgemeiner Nachricht: Sendet eine gemeinsame E-Mail an alle Sachbearbeiter.
  • Mit allen Belegen: Sendet separate E-Mails mit einzelnen Dokumenten.

Sie können die E-Mail als Privat, Persönlich oder Geschäftlich im Gruppenrahmen E-Mail-Einstellungen markieren.

Sie können im Gruppenrahmen für den Zeitraum die folgenden Einstellungen angeben:

  • Seit letztem Lauf: Selektiert die Anträge seit dem letzten Lauf. Beachten Sie, dass das Feld „Regelgruppe“ diese Einstellung wie unten beschrieben beeinflussen kann.
  • Ab Belegdatum: Selektiert die Anträge ab einem speziellen Datum. E-Mails werden daher mitunter erneut versendet.
  • Vorgängerperiode: Selektiert die Daten in einem speziellen Zeitraum. E-Mails werden daher mitunter erneut versendet.
Achtung: Wenn E-Mails an Antragseigentümer, Initiatoren oder Manager gesendet werden, wählt das Programm auch Anträge mit dem Status Verbucht aus. Dies können bei größeren Zeiträumen sehr viele Daten sein.
  • Nicht als ‚Letzten Lauf‘ verbuchen: Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob das Datum dieses Laufs in der Datenbank hinterlegt wird. Das Datum des letzten Laufs steuert, welche Anträge mit der Einstellung Seit letztem Lauf selektiert werden.

Sie können im Gruppenrahmen für die Datenmenge die folgenden Einstellungen angeben:

  • Regelgruppe: Ist dieses Feld leer, sendet der Report E-Mails für alle Regelgruppen. Wenn Sie eine oder mehrere Regelgruppen ausgewählt haben, versendet das System nur E-Mails an solche Empfänger, die einer der ausgewählten Regelgruppen angehören.
  • Vertreter werden so behandelt, als wären sie in derselben Regelgruppe wie die Führungskraft, die sie vertreten. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf E-Mails, die an Personalsachbearbeiter gesendet werden.

  • Sofern Sie die Einstellung Seit letztem Lauf verwenden, beeinflusst die Auswahl von Regelgruppen das Versenden von E-Mails:

Wenn keine Regelgruppe angegeben ist, wird die Startzeit aus dem letzten Lauf ohne Regelgruppe ermittelt.
Wenn eine oder mehrere Regelgruppen eingegeben sind, wird die Startzeit des gesamten Laufs aus dem Maximalwert des letzten Laufs für jede Regelgruppe sowie aus dem letzten Lauf ohne Regelgruppe ermittelt. Der aktuelle Lauf wird dann für alle ausgewählten Regelgruppen als letzter Lauf gesichert. Beachten Sie, dass nur ein Lauf ohne Regelgruppe als letzter Lauf ohne Regelgruppe gesichert wird.
  • Testlauf: In diesem Lauf werden keine E-Mails versendet, und auch das Datum des letzten Laufs wird nicht aktualisiert.
  • Anzahl Datensätze: Gibt die maximale Anzahl der Empfänger pro E-Mail an.

Wählen Sie im Gruppenrahmen Protokoll aus, ob das Protokoll angezeigt werden soll.

Definieren Sie die Sprache für die E-Mails im Gruppenrahmen Sprachsteuerung:

  • Zur Bestimmung der Sprache und des Datumformats werden folgende Einstellungen benutzt:
  • Mittels Personalnummer: Die Sprache wird aus der Kommunikationssprache (Feld SPRSL) im Infotyp Daten zur Person (0002) ausgewählt. Das Datumsformat wird anhand der Staatsangehörigkeit (Feld NATIO) im Infotyp 0002 und der Tabelle T005X (Länder – Dezimalpunkt und Datumsformat) ausgewählt.

  • Mittels User: Die Sprache wird aus dem Benutzerstammsatz(Tabelle USR01) abgeleitet.

  • Keine Sprachsteuerung: Der Report verwendet die Spracheinstellungen des Benutzers, der den Report startet.

  • Der Report nutzt die Hauptsprache, sofern die folgenden Bedingungen nicht zutreffen:
  • Der Empfänger hat im Infotyp 0002 oder in der Tabelle USR01 eine andere Sprache definiert.

  • Sie haben die Sprache des Empfängers im Feld Zusätzliche Sprachen angegeben.

  • E-Mails werden nicht mit der Option Mit allgemeiner Nachricht versendet (da eine gemeinsame E-Mail an viele Mitarbeiter gesendet wird).

  • Sie können entscheiden, ob zusätzlich zur vom System ausgewählten Sprache auch die Hauptsprache verwendet werden soll. In diesem Fall versendet der Report zweisprachige E-Mails. Sie können zwischen Mitarbeiter-/Hauptspracheoder Haupt-/Mitarbeitersprache wählen.
  • E-Mails an den Personalsachbearbeiter werden nur in der Hauptsprache gesendet.

Standardvarianten

Ausgabe

Aktivitäten

In der SAP-Standardauslieferung sind bereits verschiedene Texte für E-Mails an die oben beschriebenen Mitarbeiter enthalten. Sie können eigene Texte in der Dokumentenpflege (Transaktion SE61) anlegen. Wählen Sie die Dokumentenklasse Text im Dialog (DT) aus.

  • Fügen Sie in der Transaktion SE61 eine Zeile vom Typ GR (grafikbasiert) mit dem Inhalt DATA ein, um zu bestimmen, wo die Dokumente eingefügt werden sollen.
  • Wählen Sie in der Transaktion SE61 die erste Zeile vom Typ U1, um diese als Betreffzeile der E-Mail zu verwenden (maximal 50 Zeichen). Falls diese Zeile nicht existiert, wird ein Standardtext übernommen.

Beispiel






BAL Application Log Documentation   TXBHW - Original Tax Base Amount in Local Currency  
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Length: 15002 Date: 20240520 Time: 101724     sap01-206 ( 188 ms )