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Dokumentation

RSWUWFML2 - Sende Benachrichtigungen für Workitems

PERFORM Short Reference   SUBST_MERGE_LIST - merge external lists to one complete list with #if... logic for R3up  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Titel

E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Workitems im Business Workplace (RSWUWFML2)

Verwendung

Der Report versendet Benachrichtigungen für Workitems per E-Mail an SAP-Benutzer, die eine Internet-Mail-Adresse haben. Damit können auch Benutzer über neue Workitems informiert werden, die normalerweise nicht den Business Workplace nutzen. Der Report dient nun insbesondere auch dazu, bestehende SAP MAPI-Installationen abzulösen. Mit dem Report können Sie auch SAP Shortcut-Anlagen senden. Diese ermöglichen dem Empfänger der E-Mail, direkt die Workitem-Anzeige, die Workitem-Ausführung oder den Business Workplace im SAP GUI for Windows zu öffnen.

Bei einem periodisch eingeplanten Lauf (kein Einzellauf) erzeugt der Report Benachrichtigungen für Workitems, für die gilt:

• Die Workitems haben den Zustand bereit.

• Die Workitems wurden seit dem letzten Lauf erzeugt (der Zeitpunkt des letzten Laufs ist in einer Tabelle gespeichert) oder:

• Die Workitems wurden seit dem letzten Lauf durch eine der folgenden Operationen geändert: Weiterleiten, Zurücklegen, Beenden der Wiedervorlage, Erreichen des Vorlagetermins.

• Die Workitems haben einen Empfänger mit einer gültiger Internet-Mail-Adresse.

Vorteile:

• Benutzer, die nicht standardmäßig den Business Workplace eines bestimmten SAP-Systems verwenden, sondern z. B. einen anderen Mail-Client oder ein anderes SAP-System, werden auf einfache Weise benachrichtigt.

• Workflow-Muster oder -Aufgaben müssen nicht modifziert werden.

• Die Erzeugung von Benachrichtigungen muss nicht im Workflow modelliert werden.

• Die Gesamt-Performance verbessert sich: Verglichen mit SAP MAPI bietet der Report einen Performance-Vorteil, da er die Workitems für alle Benutzer mit einer Selektion ermittelt, während bei SAP MAPI jeder Benutzer individuell seinen Workflow-Eingang selektiert.

Einschränkungen:

• Der Report berücksichtigt keine Workitems, die eine Workflow-Eingang durch Änderungen der Organisationsstruktur nachträglich neu zugeordnet wurden.

• Planstellenvertretung wird nicht berücksichtigt. Das heißt, der Report verschickt keine Benachrichtigungen für Workitems, die aufgrund einer Planstellenvertretung im Workflow-Eingang eines Bearbeiters erscheinen.

• Normale SAPoffice-Nachrichten aus der Mappe "Dokumente" werden von diesem Report nicht weitergeleitet.

• Dokument- und Objekt-Anlagen eines Workitems werden nicht versendet.

• Für Shortcuts wird kein Passwort-Caching durchgeführt. Falls kein Single Sign-On eingesetzt wird, ist eine separate Anmeldung erforderlich.

• Die Nachrichten werden im Nur-Text-Format erzeugt.

• Ein Benutzer kann über mehrere Workitems in einer Sammelnachricht benachrichtigt werden. Die Sammelnachricht enthält jedoch keine Details zu den einzelnen Workitems.

• In den beschreibenden Texten (Vor Workitem-Beschreibung, Nach Workitem-Beschreibung) können keine Container-Variablen und -Ausdrücke verwendet werden.

• Die Spracheinstellungen des Workitem-Empfängers werden beim Erstellen der Nachrichten nicht berücksichtigt. Siehe Parameter Sprache für E-Mail-Texte.

• Nachrichten können nur an SMTP-Adressen (Typ INT) gesendet werden.

• Groupware-spezifische Formulare werden nicht unterstützt.

Integration

Dieser Report sollte als Batch-Job eingeplant werden.

Voraussetzungen

Für die Benutzer, die Benachrichtigungen per E-Mail erhalten sollen, muss eine E-Mail-Adresse im SAP-System eingetragen sein. Die E-Mail-Adresse eines Benutzers kann entweder über die zentrale Adressverwaltung (Transaktion SU01) oder über die persönlichen Büroeinstellungen im Business Workplace unter Automatisches Weiterleiten gepflegt werden. Die Aktivierung des "Mail-Verbund" in den allgemeinen Büroeinstellungen ist für RSWUWFML2 nicht mehr erforderlich.

Funktionsumfang

Instanzdaten:

• Job-Suffix:

Durch die Verwendung eines Job-Suffix können mehrere Instanzen des Reports nebeneinander laufen, wobei die Zeiten des letzten Laufs für die einz elnen Instanzen gespeichert werden. Die Reportparameter können dabei unterschiedlich eingestellt sein.

• Aufgaben:

Sie können die Selektion der Workitems auf Workitems zu bestimmten Aufgaben beschränken. Sie können mehrere Aufgaben wählen.

• Sprache für E-Mail-Texte:

Sie können die Sprache angeben, in der die Workitem-Beschreibung und die Standardtexte zur Nachricht in den E-Mails erscheinen sollen. Voraussetzung ist, daß die entsprechende Übersetzung vorhanden ist.

Ist keine Sprache angegeben, wird die Workitem-Beschreibung in der Originalsprache des Workitems ausgegeben und die Standardtexte in der Sprache des Benutzers, unter dem der Report eingeplant ist.

• Nur neue Workitems:

Mit dieser Option können Sie die Berücksichtigung geänderter Workitems (s.o.) deaktivieren. Dies kann insbesondere in den Releases 4.6C und 4.6D aus Performance-Gründen sinnvoll sein, da dort noch kein Index auf der Tabelle SWWLOGHIST existiert. Diese verwendet das System für die Ermittlung der geänderten Workitems.

• Mit passiver Vertretung:

Mit dieser Option können Sie festlegen, ob der Report passive Vertretung berücksichtigt. Die Berücksichtigung passiver Vertretung hat deutliche Performance-Einbußen zur Folge.

Sendegranularität:

Wenn Sie diese Einstellung ändern, werden auch die Voreinstellungen in den unteren Rahmen dynamisch geändert.

• Eine Nachricht pro Workitem:

Pro neuem Workitem wird eine Nachricht gesendet. Diese enthält die Workitem-Beschreibung und begleitende Texte wie unter Standardtexte zur Benachrichtigung angegeben.

• Sammelnachricht:

Für alle neuen Workitems eines Benutzers wird nur eine Nachricht gesendet. Diese Nachricht enthält keine Detailinformationen zu einzelnen Workitems.

Ausführbare Anlagen zur Nachricht hinzufügen:

Ausführbare Anlagen sind SAP Shortcuts, mit deren Hilfe der Nachrichtenempfänger direkt in die entsprechende Anzeige im SAP GUI for Windows springen kann. SAP Shortcuts enthalten für jeden Empfänger individuell die Logon-Sprache aus der zentralen Adressverwaltung (Transaktion SU01). Die im Shortcut enthaltene System-ID und der Mandant entsprechen dem System, in dem dieser Report läuft.

• Workflow-Eingang:

Zur Nachricht wird ein SAP Shortcut hinzugefügt, der direkt den Business Workplace im SAP GUI for Windows startet.

• Workitem-Anzeige:

Zur Nachricht wird ein SAP Shortcut hinzugefügt, der direkt die Anzeige des Workitems im SAP GUI for Windows startet.

• Workitem-Ausführung:

Zur Nachricht wird ein SAP Shortcut hinzugefügt, der direkt die Ausführung des Workitems im SAP GUI for Windows startet. Dabei werden auch Nebenmethoden ausgeführt.

Standardtexte zur Nachricht

Mit diesen Angaben können Sie den Betreff der Nachricht sowie die Texte festlegen, die die Workitem-Beschreibung ergänzen. Die Texte sollten allgemeine Hinweise enthalten, die dem Benutzer den Umgang mit der Nachricht erläutern.

• Nachrichtenklasse für Betreff:

Nachrichtenklasse einer T100-Nachricht (Transaktion SE91), aus der die Betreff-Zeile für die Nachricht ermittelt wird. Die Nachrichtenklasse SWU_NOTIF enthält die Nachrichten, die von SAP ausgeliefert werden.

• Nachrichtennummer für Betreff:

Nummer der T100-Nachricht (Transaktion SE91), aus der die Betreff-Zeile für die Nachricht ermittelt wird. Die T100-Nachricht kann zwei Parameter enthalten. Parameter &1 wird durch die System-ID ersetzt. Parameter &2 wird durch den Workitem-Text ersetzt.

• Vor Workitem-Beschreibung:

ID eines SAPscript-Textes (Transaktion SE61) vom Typ Text im Dialog, der in der Nachricht vor der eigentlichen Workitem-Beschreibung eingefügt wird. Der Text sollte eine Anrede des Benutzers enthalten und den Bezug zum Business Workflow herstellen. Achten Sie darauf, dass der Text zur Sendegranularität passt. Das System schlägt einen passenden Text vor. Includes und Symbole innerhalb eines SAPscript-Textes werden aufgelöst. Workflow-spezifische Variablen oder Ausdrücke (z. B. aus dem Container) können jedoch nicht verwendet werden.

• Nach Workitem-Beschreibung:

ID eines SAPscript-Textes (Transaktion SE61) vom Typ Text im Dialog, der in der Nachricht nach der eigentlichen Workitem-Beschreibung eingefügt wird. Achten Sie darauf, dass der Text zur Sendegranularität passt. Das System schlägt einen passenden Text vor.

SAP Shortcut-Parameter:

Hier können Sie die ID eines Eintrags im SAPLogon festlegen, die in jeden versendeten Shortcut als Parameter Description aufgenommen wird. Dieser Parameter bestimmt den SAPLogon-Eintrag, mit dem die Anmeldung am SAP-System vorgenommen wird. Voraussetzung ist, dass Sie sicherstellen können, dass auf allen Benutzer-PCs das saplogon.ini den entsprechenden Eintrag enthält. Der Parameter ist nur dann notwendig und sinnvoll, wenn auf den Benutzer-PCs voraussichtlich mehrere saplogon.ini-Einträge zu demselben System vorhanden sind. Sie können so einen Eintrag gezie lt ansteuern, z.B. einen Eintrag, der für Single Sign-on konfiguriert ist.

Exits:

Hier können Sie selbst erstellte Funktionsbausteine hinterlegen, die während des Report-Laufes an geeigneter Stelle aufgerufen werden. Die Bausteine müssen eine bestimmte Signatur haben. Diese beschreibt der SAP Hinweis 808971.

• FB für Vorbereitungsphase:

Dieser Baustein wird vor der Selektion der Workitems aufgerufen. Sie können den Baustein z. B. verwenden, um Textsymbolen in den SAPScript-Texten Wert zuzuweisen.

• FB für Adressermittlung:

Dieser Baustein wird aufgerufen, wenn zu einem Bearbeiter eines Workitems dessen E-Mail-Adresse ermittelt wird. Sie können den Baustein verwenden, um das Standardverfahren zur Adressermittlung zu übersteuern, um beispielsweise die Adresse aus einem Containerelement des Workitems zu ermitteln.

Daten für einen Einzellauf:

Ein Einzellauf liegt vor, wenn in den Eingabefeldern ein Datum, ein Zeitpunkt und optional ein Benutzer eingetragen sind. Ein Einzellauf ist sinnvoll, wenn Workitems ab einem bestimmten Zeitpunkt erneut verschickt werden sollen, z. B. weil Störungen beim E-Mail-Versand aufgetreten sind. Bei einem Einzellauf wird im Gegensatz zu einem periodisch eingeplanten Lauf die Zeit des letzten Laufs nicht gespeichert.

• Ab Workitem-Erzeugungsdatum:

Tag, ab dem Workitems berücksichtigt werden sollen.

• Ab Workitem-Erzeugungszeit:

Uhrzeit am angegebenen Tag, ab der Workitems berücksichtigt werden sollen.

• Benutzer (leer = alle):

Es werden nur Benachrichtigungen für Workitems erzeugt, die dieser Benutzer im Business Workplace hat. Diese Angabe ist nicht geeignet, um den Versand von Benachrichtigung in der Produktionsumgebung auf bestimmte Benutzer zu beschränken.

Protokoll:

Der Report erstellt bei seinem Lauf ein Protokoll in einer Spool-Datei sowie einen Eintrag im Anwendungslog. Sie können einstellen, was protokolliert wird:

• Nur Fehler:Nur Fehlermeldungen werden protokolliert

• Alles: Erfolgs- und Fehlermeldungen werden protokolliert

Das Anwendungslog kann mit der Transaktion SLG1 angezeigt werden. Als Selektionswerte geben Sie hierzu Objekt=WF und Unterobjekt=NOTIFICATIONS ein.

Eigenschaften:

• Wird pro Workitem eine Nachricht gesendet, enthält die Nachricht die Aufgabenbeschreibung und die Standardtexte. Wird nur eine Nachricht für alle Workitems gesendet, enthält die Nachricht nur den Standardtext. Für Express-Workitems werden Express-Mails versendet.

• Sind ausführbare Anlagen gewünscht, werden Nachrichten individuell an jeden Benutzer gesendet. Werden keine ausführbare Anlagen gewünscht, werden alle Nachrichten, die sich auf dasselbe Workitem beziehen, an eine Empfängerliste geschickt, die aus den ausgewählten Bearbeitern besteht.

• Wenn Sie Sammelnachricht gewählt haben, wird pro Lauf an jeden Empfänger nur eine Nachricht gesendet, unabhängig von der Anzahl der Workitems für diesen Benutzer.

• Die Ergebnisse von Datenbankabfragen (z. B. E-Mail-Adressen) werden zur Verbesserung der Performance zwischengespeichert.

• In Bezug auf das Anmeldeverfahren beim Ausführen von Shortcuts gilt die übliche Logik von SAP Shortcuts. Wenn im SAP Shortcut der Parameter Description angegeben ist, es jedoch keinen saplogon.ini-Eintrag mit diesem Namen gibt, wird beim Ausführen des Shortcuts eine Fehlermeldung ausgegeben. Ist der Parameter Description nicht angegeben, wird ein saplogon.ini-Eintrag mit dem passenden System ausgewählt. Voraussetzung dafür ist, dass die Einträge im SAPLogon mittels Gruppen- oder Serverauswahl angelegt wurden. Ansonsten kann die System-ID nicht aus dem Eintrag ermittelt werden.
  Wenn bereits ein Modus mit den entsprechenden Angaben für System/Mandant/Benutzer/Sprache existiert, wird eine weiterer Modus geöffnet, ohne dass ein Logon erforderlich ist. Gibt es keinen passenden Modus, wird eine neue Anmeldung durchgeführt. Ist der gewählte saplogon.ini-Eintrag für Single Sign-on konfiguriert, kann die Anmeldung ohne Benutzerinteraktion erfolgen. Wenn nicht, wird ein Anmeldefenster angezeigt, in dem Sie lediglich das Passwort eingeben müssen.

Selektion

1. Ermittlung der relevanten Workitems. Dialog-Workitems und Terminüberschreitungs-Workitems werden berücksichtigt. Änderungen der Organisationsstruktur werden nicht berücksichtigt.
2. Ermittlung der Empfänger für jedes ermittelte Workitem. Aktive und passive Vertretung werden berücksichtigt, Planstellenvertretung jedoch nicht. Vertreterprofile und Aufgabenklassifikation werden berücksichtigt.
3. Berücksichtigung nur der Empfänger, die eine Internet-Mail-Adresse (Typ INT) besitzen.
4. Erzeugung des Nachrichtenrumpfes (teilweise Workitem-spezifisch).
5. Versendung der Nachricht an alle Empfänger.

Standardvarianten

Zur Einplanung können Varianten definiert werden. Verwenden Sie mehrere Varianten, sollten diese sich zumindest im Job-Suffix unterscheiden.

Ausgabe

Eine Protokolldatei und ein Anwendungslog kann erzeugt werden.

Aktivitäten

Beispiel

Vendor Master (General Section)   TXBHW - Original Tax Base Amount in Local Currency  
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Length: 18409 Date: 20240520 Time: 095546     sap01-206 ( 284 ms )