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SAPF058 - FI, Kreditorstammdaten-Archivierung

SAPF058 - FI, Kreditorstammdaten-Archivierung

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Beschreibung

Das Programm SAPF058 führt eine Archivierung der Stammdaten von Kreditoren durch und schreibt die archivierbaren Stammdaten in eine Archivierungsdatei.

Die Menge der zu archivierenden Stammsätze wird eingeschränkt durch die Selektion von

  • Kreditornummern
  • Buchungskreisen, falls FI Daten zu berücksichtigen sind
  • Einkaufsorganisation, falls MM Daten zu berücksichtigen sind
  • sowie Systembedingungen (Kriterien s.u.).

Voraussetzungen

Programm-Modi

Das Programm kann in drei verschiedenen Modi ausgeführt werden:

  1. es werden nur allgemeine Daten archiviert (sogenannte A-Segmente)
  2. es werden nur anwendungsspezifische Daten archiviert (sogenannte B-Segmente)
  3. es werden allgemeine und anwendungsspezifische Daten archiviert

Archivierbarkeitsprüfung

Modus 1: Die selektierten A-Segmente müssen eine Löschvormerkung tragen und es dürfen keine Abhängigkeiten zu B-Segmenten mehr existieren. So dürfen zu einem Kreditor z.B. keine Buchungskreisdaten mehr existieren, wenn die allgemeinen Daten archiviert werden sollen.

Modus 2: Die selektierten anwendungsspezifischen Daten müssen den jeweiligen Anwendungskriterien genügen:

  • FI: Buchungskreisdaten sind löschbar, wenn weder Sonderhauptbuchzahlen noch Verkehrszahlen vorliegen und weder offene noch ausgeglichene Posten existieren. Zudem muß das Löschkennzeichen auf Buchungskreisebene gesetzt sein.
  • MM: Einkaufsorganisationsdaten sind löschbar, wenn das Löschkennzeichen auf dieser Ebene gesetzt ist.

Modus 3: Die selektierten A- oder B-Segmente müssen eine Löschvormerkung tragen. Ein Satz wird im A- und dem B-Segment gelöscht, wenn im A-Segment das Löschkennzeichen gesetzt ist. Ein Satz wird nur im B-Segment gelöscht, wenn nur im B-Segment das Löschkennzeichen gesetzt ist (in dem Falle wird das A-Segment lediglich in das Archiv kopiert). Ferner müssen die anwendungsspezifischen Daten die Kriterien aus Modus 2 erfüllen.

Die A-Segmente werden dann archiviert, wenn alle abhängigen B-Segmente archiviert werden und der Kreditor sonst nirgendwo weiter referenziert wird. Ist dies nicht der Fall, werden sie in das Archiv kopiert.

Für alle Modi: Grundsätzlich sind Kreditoren dann nicht archivierbar, wenn auf sie auf allgemeiner Ebene bzw. auf Buchungskreisebene von einem anderen Kreditor verwiesen wird (z.B. über fiskalische Anschrift oder abweichender Zahlungsempfänger.). Diese Prüfung ist jedoch ausschaltbar (mittels Feld "FI Verknüpfungsprüfung aus") wenn bekannt ist, daß alle darauf verweisenden Kreditoren in diesem oder einem nachfolgenden Lauf auch archiviert werden.

Voraussetzungen

Customizing für das Objekt

Wie bei jedem Archivierungsobjekt liefert SAP eine Standardeinstellung für das betreffende Objekt FI_ACCPAYB aus. Über die Transaktion 'SARA' können Kundenmodifikationen getätigt werden, wie z.B. einen neuen Archivdateinamen, Dateipfad, max. Größe der Dateien, etc. einstellen.

Ausgabe

Detailprotokoll

Falls 'Detailprotokoll' auf dem Selektionsbild eingestellt wurde, werden als erstes mehrere Listen ausgegeben, die die nicht-archivierten Stammdaten getrennt nach allgemeine und anwendungsspezifische Daten ausgeben. Dabei wird auch der Grund der Nicht-Archivierbarkeit angezeigt.

Für die allgemeinen Daten ist auch eine Warnung möglich: In diesem Falle wird der A-Segmentsatz nicht aus der Datenbank gelöscht, sondern in das neue Archiv kopiert. Dies kann zu unterschiedlichen Versionen eines Kreditors in der Datenbank und auf dem Archiv führen und muß beim späteren Rückladen beachtet werden. Meistens kann eine Warnung oder ein Fehler bei den allgemeinen Daten mit Hilfe der anwendungsspezifischen Angaben näher erläutert werden.

Sollte ein allgemeiner Teil aufgrund eines FI Sachverhaltes nicht archivierbar sein, wird dies im FI Teil des Protokolls begründet.

Anschliessend folgen die archivierbaren Einträge.

Zusammenfassendes Protokoll

Anschliessend wird immer eine zusammenfassendes Protokoll ausgegeben. Im ersten Teil werden Informationen über die Anzahl der gelesenen und archivierbaren allgemeinen Daten ausgegeben. Anschliessend folgen die Statistiken der verschiedenen Anwendungen. Am Ende folgen allgemeine Daten zu dem Archivierungslauf wie Benutzername und Selektion.

Sonstiges

Wie bei anderen Archivierungsobjekten auch, ist für das Archivieren (SAPF058) vom Löschen (SAPF058D) getrennt. Dieser Löschprozeß wird vom SAPF058 automatisch gestartet, wenn dies im technischen Customizing so spezifiziert worden ist. Er kann jedoch auch separat gestartet werden, insbesondere nach einem Abbruch.
(Hinweis: wird das Programm SAPF058 über Transaktion SE38 gestartet wird das Löschprogramm SAPF058D nicht automatisch gestartet, da ein Testfall unterstellt wird).

Starten Sie dieses Archivierungsprogramm zum erstenmal und möchten Sie die Verknüpfungsprüfung durchgeführt haben (Vorgabeeinstellung), dann müssen Sie vor der Archivierung das Programm SAPF047 starten, um die Verknüpfungsinformationen zu generieren.






General Data in Customer Master   CPI1466 during Backup  
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Length: 6020 Date: 20240531 Time: 080045     sap01-206 ( 122 ms )