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Dokumentation

SAPF058V - Fi, Kreditorstammdaten-Archivierung: Vorschlagsliste

General Data in Customer Master PERFORM Short Reference
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Beschreibung

Das Programm SAPF058V erlaubt das automatische Setzen von Archivvormerkungen für archivierbare Kreditorstammdaten. Es werden dieselben Prüfungen wie bei der Archivierung durchgeführt.

Im Dialog wird zunächst eine Vorschlagsliste ausgegeben. Das Einstellen und Sichern der Archivvormerkungen ist direkt auf dieser Liste möglich.

Wird das Programm im Hintergrund gestartet, werden die Archivvormerkungen automatisch bei allen archivierbaren Daten gesetzt.

Die Archivierung selbst ist nur für Stammsätze mit gesetzter Archiv- vormerkung erlaubt. Soll ein vorgeschlagener archivierbarer Datensatz tatsächlich archiviert werden, muß also die Archivvormerkung gesetzt werden.

Die Menge der zu prüfenden Stammsätze wird eingeschränkt durch die Selektion von

Kreditornummern

Mindestzahl Tage im System

Buchungskreisen, falls FI Daten zu berücksichtigen sind

Einkaufsorganisation, falls MM Daten zu berücksichtigen sind

sowie Systembedingungen (Kriterien s.u.).

Voraussetzungen

Programm-Modi

Das Programm kann in drei verschiedenen Modi ausgeführt werden:

es werden nur allgemeine Daten zur Archivierung vorgemerkt(sogenannte A-Segmente)
es werden nur anwendungsspezifische Daten zur Archivierung vorgemerkt (sogenannte B-Segmente)
es werden allgemeine und anwendungsspezifische Daten zur Archivierung vorgemerkt

Archivierbarkeitsprüfung

Modus 1: Die selektierten A-Segmente müssen eine Archivvormerkung tragen und es dürfen keine Abhängigkeiten zu B-Segmenten mehr existieren. So dürfen zu einem Kreditor z.B. keine Buchungskreisdaten mehr existieren, wenn die allgemeinen Daten archiviert werden sollen.

Modus 2: Die selektierten anwendungsspezifischen Daten müssen den jeweiligen Anwendungskriterien genügen:

FI: Buchungskreisdaten sind archivierbar, wenn weder Sonderhauptbuchzahlen noch Verkehrszahlen vorliegen und weder offene noch ausgeglichene Posten existieren. Zudem muß das Löschkennzeichen auf Buchungskreisebene gesetzt sein.

MM: Einkaufsorganisationsdaten sind archivierbar, wenn das Löschkennzeichen auf dieser Ebene gesetzt ist.

Modus 3: Die selektierten A- oder B-Segmente müssen eine Archivvormerkung tragen. Ein Satz wird im A- und dem B-Segment gelöscht, wenn im A-Segment das Archivkennzeichen gesetzt ist. Ein Satz wird nur im B-Segment gelöscht, wenn nur im B-Segment das Archivkennzeichen gesetzt ist (in dem Falle wird das A-Segment lediglich in das Archiv kopiert). Ferner müssen die anwendungsspezifischen Daten die Kriterien aus Modus 2 erfüllen.

Die A-Segmente werden dann archiviert, wenn alle abhängigen B-Segmente archiviert werden und der Kreditor sonst nirgendwo weiter referenziert wird. Ist dies nicht der Fall, werden sie in das Archiv kopiert.

Für alle Modi: Grundsätzlich sind Kreditoren dann nicht archivierbar, wenn auf sie auf allgemeiner Ebene bzw. auf Buchungskreisebene von einem anderen Kreditor verwiesen wird (z.B. über fiskalische Anschrift oder abweichender Zahlungsempfänger.). Diese Prüfung ist jedoch ausschaltbar (mittels Feld "FI Verknüpfungsprüfung aus") wenn bekannt ist, daß alle darauf verweisenden Kreditoren in diesem oder einem nachfolgenden Lauf auch archiviert werden.

Ausgabe

Im Dialog wird je nach Selektion eine Liste der archivierbaren allge- meinen Daten und/oder der anwendungsspezifischen Daten ausgegeben. Auf der Liste können die Archivvormerkungen verändert und abgespeichert werden.

Falls 'Nicht archivierbare Kreditoren' auf dem Selektionsbild eingestellt wurde, werden zusätzlich die nicht archivierbaren Daten mit dem Grund für die Nichtarchivierbarkeit aufgelistet.

Für die allgemeinen Daten ist auch eine Warnung möglich: In diesem Falle würde der A-Segmentsatz nicht aus der Datenbank gelöscht, sondern in das neue Archiv kopiert. Dies kann zu unterschiedlichen Versionen eines Debitors in der Datenbank und auf dem Archiv führen und muß beim späteren Rückladen beachtet werden. Meistens kann eine Warnung oder ein Fehler bei den allgemeinen Daten mit Hilfe der anwendungsspezifischen Angaben näher erläutert werden.

Werden die Archivvormerkungen im Dialog von der ersten Liste aus gesichert, oder wird das Programm im Hintergrund gestartet, wird eine zweite Liste ausgegeben. Auf dieser Liste sind alle erfolgreichen und fehlgeschlagenen Updates der Archivvormerkungen aufgeführt.

Sonstiges

Starten Sie dieses Programm zum erstenmal und möchten Sie die FI-Verknüpfungsprüfung durchgeführt haben (Vorgabeeinstellung), dann müssen Sie vor der Programmausführung das Programm SAPF047 starten, um die Verknüpfungsinformationen (Tabelle KLPA) zu generieren.

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