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SDBONT06 - Update Fakturen

SDBONT06 - Update Fakturen

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Titel

Aktualisierung der Fakturen

Voraussetzung

Voraussetzung für die Aktualisierung ist die Aktivierung des neuen Bonusverfahrens im Customizing der Bonusabwicklung (siehe Einführungsleitfaden des Vertriebs).

Programmaufbau

Das Programm ermittelt zunächst (in Abhängigkeit seiner Parameter) die Menge der Fakturen. Für diese Belege wird dann eine neue Preisfindung durchgeführt (mit einer Preisfindungsart, die lediglich Bonuskonditionen, die noch nicht endabgerechnet sind, neu ermittelt).

- Falls das Programm ein anderes Ergebnis hinsichtlich der Bonuskonditionen erzeugt, werden die Bonuskonditionen aktualisiert.

- Falls sich diese Änderungen auf Rückstellungen auswirken, wird ein weiterer Buchungsbeleg erzeugt, der an die Rückstellungen angepasst ist.

- Sollten bei der Preisfindung Fehler auftreten, kann die Faktura nicht aktualisiert werden (siehe Fehlerprotokoll).

- Würde sich der Nettowert einer Faktura ändern (z.B. weil rückwirkend eine Bonuskondition erfasst wurde, die eine Nicht-Bonuskondition nicht ausschließen soll), so wird die Faktura ebenfalls nicht aktualisiert.

Welche Auswirkung haben die Parameter des Programms?

  • Absprachen
Die Verarbeitung kann auf bestimmte Absprachen bzw. Abspracheintervalle eingeschränkt werden.
  • Buchungsdatum
Das Buchungsdatum kann für die Belegkorrekturen eingegeben werden. Dieses Datum wird z.B. für die Überleitung an die Finanzbuchhaltung genutzt.
  • Test
Wenn dieser Parameter festgelegt wird, können die Fakturen nicht geändert werden und keine Buchungsbelege angelegt werden.
  • Protokoll
Über diesen Parameter lässt sich steuern, ob ein Protokoll ausgegeben werden soll.
  • geänderte Absprachen
Hierüber lässt sich steuern, ob das Programm lediglich Fakturen zu Absprachen in Betracht zieht, zu denen Änderungen stattfanden.
Im Normalfall sollte dieser Parameter gesetzt werden, da eine bessere Laufzeit erzielt werden kann, wenn nur geänderte Belege berücksichtigt werden.
Der Parameter kann einfach ausgeschaltet werden, wenn bonusrelevante Änderungen außerhalb der Absprachenpflege stattfanden. Beispiele:
  • Bonusrelevanz

  • Verkaufsorganisation

  • Regulierer

  • Belegarten

  • Kalkulationsschema

  • Hinzufügen/Entfernen von Bonuskonditionsarten

  • Formeln/Bedingungen zu Bonuskonditionsarten

  • Bezugsstufe für eine Bonuskonditionsart

  • Zugriffsfolgen

  • Hinzufügen/Ändern/Entfernen von Zugriffen

  • Bedingungen

  • Exklusivkennzeichen

  • Konditionsart

  • Konditionsausschlusskennzeichen

  • Konditionsausschlussgruppen für Bonuskonditionen

Falls der Parameter "geänderte Absprachen" nicht gesetzt wird, sollten Sie versuchen, die Absprachen soweit wie möglich selbst einzugrenzen, da ansonsten mit erheblichen Laufzeiten zu rechnen ist.
Beachten Sie außerdem, dass bei den genannten Änderungen, unabhängig vom Einsatz des neuen Bonusverfahrens, der Bonusindex (VBOX) gegebenenfalls neu aufgebaut werden muss. In diesem Punkt hat sich gegenüber dem bisherigen Verfahren also nichts geändert.

Wie wird erkannt, ob Änderungen zu Absprachen stattfanden?

Beim Pflegen der Bonusabsprachen bzw. zugehörigen Konditionen werden beim Ändern von Daten, die sich auf Belege auswirken können, die entsprechenden Konditionssätze markiert (Feld KONP-KSPAE). Dies geschieht beim Anlegen rückwirkend gültiger Absprachen oder bei Änderungen folgender Felder:

  • Gültigkeitszeitraum
  • Konditionsausschlusskennzeichen
  • Löschkennzeichen
  • Rückstellungsbetrag

Falls das Aktualisieren aller Fakturen zu einer Absprache erfolgreich war, wird die Markierung anschließend zurückgenommen, sodass bei einem etwaigen späteren Lauf diese Fakturen nicht mehr in Betracht gezogen werden.

Sie können auch beim Aufruf einer Absprache und bei der Ausgabe von Daten für eine Absprache sehen, ob sie als geändert markiert wurde. Die Meldung VK780 "Die Umsätze der Absprache ... sind nicht aktuell" erscheint.

Wann sollte das Programm zur Aktualisierung ausgeführt werden?

Fakturen sollten immer aktualisiert werden, wenn bonusbezogene Daten geändert wurden.

Allerdings ist zu beachten, dass das Programm bei einem großen Datenvolumen erhebliche Laufzeiten aufweisen kann. Es muss ein Kompromiss gefunden werden, sodass die Aktualisierung einerseits oft genug, andererseits nicht zu häufig durchgeführt wird.

Was ist bei der Endabrechnung einer Bonusabsprache zu beachten?

Grundsätzlich können Absprachen nur dann abgerechnet werden, wenn die Konditionssätze

nicht als geändert markiert sind (Feld KONP-KSPAE). Ansonsten kann keine Endabrechnung stattfinden, und es kommt zur Meldung VK780 "Die Umsätze der Absprache ... sind nicht aktuell".

In diesem Fall sind die Fakturen zumindest für diese Absprache zu aktualisieren. Es empfiehlt sich grundsätzlich, die Aktualisierung der Fakturen möglichst frühzeitig durchzuführen, z.B. wenn eine rückwirkende Absprache angelegt wurde. Ansonsten kann es passieren, dass man zum Abrechnungszeitpunkt erst bemerkt, dass die Aktualisierung noch durchzuführen ist, und sich die Zahlung dann verzögert.

Weiterhin ist zu beachten, dass Konditionen zu bereits abgerechneten Absprachen durch das Programm SDBONT06 nicht mehr aktualisiert werden. Folglich ist vor dem Abrechnen einer Absprache darauf zu achten, dass die Aktualisierung der Fakturen für alle Absprachen durchgeführt wurde, die sich auf die abzurechnende Absprache auswirken können (z.B. durch Ausschluss).

Welche Probleme können beim Aktualisieren der Fakturen auftreten?

Es kann vorkommen, dass ein Beleg nicht aktualisiert werden kann. Beispielsweise können folgende Fehler auftreten:

- Preisfindungsfehler

- Faktura gesperrt

- Nettowert der Faktura ändert sich

- Fehler bei der Buchhaltungsüberleitung

- usw.

In diesem Fall muss die Fehlersituation zunächst bereinigt (z.B. Einstellungen korrigieren) und die Aktualisierung erneut durchgeführt werden.

Einschränkungen und Risiken

  • Bei der Endabrechnung von Bonusabsprachen wird zunächst geprüft, ob die Absprache als geändert markiert ist. In diesem Fall ist keine Endabrechnung möglich. Es müssen zunächst die Fakturen aktualisiert werden.
  • Der kritischste Faktor beim Einsatz des neuen Bonusverfahrens ist die Laufzeit der Belegaktualisierung. Dies sollte immer bei der Belegaktualisierung berücksichtigt werden. Man sollte sich immer der Tatsache bewusst sein, dass Änderungen an Absprachen dazu führen können, dass das Aktualisieren der Fakturen (insbesondere vor der Endabrechnung) notwendig wird.
  • Je nach Situation kann die Tabelle S136 sehr groß werden. In ihr wird pro Konditionssatz je Faktura ein Eintrag erzeugt.
  • Das System kann nicht prüfen, ob außerhalb der Absprachenpflege bonusbezogene Änderungen stattfanden. In diesem Fall sollte unbedingt vor einer Endabrechnung geprüft werden, ob die Fakturen zu aktualisieren sind (siehe auch Anmerkungen zum Parameter "geänderte Absprachen").
  • Zu Problemen kann es kommen, falls das Aktualisieren der Fakturen aus einem der oben genannten Gründe nicht möglich ist.
Da das Bereinigen von Fehlersituationen sehr schwierig sein kann, sollten diese verhindert werden. Bei Umstellungen im System (z.B. Kalkulationsschema, Kontenfindung) können diese zur Aktualisierung der entsprechenden, im System befindlichen Fakturen berücksichtigt werden.
Wenn Sie jedoch eine Bereinigung vornehmen möchten, besteht noch eine letzte Möglichkeit, die Fakturen zu stornieren und den Vorgängerbeleg erneut zu fakturieren.
Insbesondere muss man verhindern, dass Bonuskonditionen Nicht-Bonuskonditionen (z.B. Sofortrabatte) beeinflussen (z.B. durch Ausschluss). In dieser Konstellation könnten Belege niemals aktualisiert werden, falls sich der Nettowert ändern würde. Im Fall der Wiederverwendung derartiger Konditionen kann das neue Bonusverfahren nicht eingesetzt werden.
  • Da beim Einsatz des neuen Bonusverfahrens die umsatzbezogenen Fakturen aktualisiert werden und ggf. eine Anpassung an die Rückstellungen stattfindet, ist das Anlegen von Bonuskorrekturbelegen (B2) nicht mehr möglich.
  • Man sollte außerdem sicherstellen, dass die Statistikfortschreibung mandantenabhängig ist. Um Verwirrungen zu vermeiden, muss das Verfahren für alle verwendeten Mandanten aktiviert werden.

Einsatz des Verfahrens für bestehende Daten

Dies ist möglich. Dabei ist Folgendes zu beachten: Nach Aktivieren der Statistikstruktur S136 ist diese für bestehende Fakturen neu aufzubauen. Dies geschieht über die Standardfunktion zum Neuaufbau der Statistikdaten zu Fakturen (TA OLI9). "Neuermitteln der Fortschreibungsgruppe" und "Belege aktualisieren" sind nicht erforderlich. Anschließend muss die neu aufgebaute Version in die Version "000" kopiert werden (TA OLIX).

Zu den bereits bestehenden Absprachen sollten keine Bonuskorrekturbelege (B2) existieren, die bereits Rückstellungskorrekturen unterzogen wurden. Ansonsten würden beim nächsten Aktualisierungslauf der Fakturen die Rückstellungen erneut berechnet und somit mehrfach korrigiert. (Der Archivierungslauf berücksichtigt bestehende Bonuskorrekturbelege nicht!). Bei Bedarf können bereits verfügbare Bonuskorrekturbelege storniert werden.






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