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Dokumentenverwaltung: Dokumentensuche im Web ( RELNCA-DMS-46C-WEB )

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Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Kurztext

Dokumentenverwaltung: Dokumentensuche im Web

Verwendung

Diese Anwendung bietet Ihnen einen effektiven Web-Zugriff auf beliebige Dokumente, die im Dokumentenverwaltungssystem (DVS) gepflegt werden. Ohne Zugriff auf den SAPGUI des SAP-Systems können Sie diese Dokumente mit einer Suchmaschine suchen.

Für die Dokumentensuche können Sie bekannte Daten nutzen, die sich entweder direkt auf den Dokumentinfosatz beziehen oder aus dem Umfeld des Dokuments kommen.
Folgende Daten führen bei der Dokumentensuche zu einem schnellen Suchergebnis:

• Daten aus dem Dokumentinfosatz (Metadaten)

• Inhalt der Originaldatei (Volltextsuche)

• Daten aus Projekten, denen das Dokument zugeordnet ist

• Merkmalswerte nach Durchführung der Klassifizierung

Die Volltext- und Attributsuche ist über die Komponenten des Index Management Sevice (IMS) möglich.

• Der IMS ist ein Sevice mit einer offenen Programmierschnittstelle zu der gewählten Suchmaschine. Diese Suchmaschine beziehen Sie nach Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen direkt beim Hersteller und installieren Sie auf einem Rechner, der über das Netz erreichbar ist.

• Der R/3-Gateway verbindet den IMS mit dem SAP-System über RFC. Sie legen deshalb im Customizing eine RFC-Destination an und pflegen die Einstellungen zum R/3-Gateway.

• Die Originaldateien befinden sich in den Ablagesystemen des Knowledge Provider Content Servers. Dieser Server wird über eine HTTP-Schnittstelle angesprochen. Die Volltextsuche des IMS ermöglicht die Suche nach einer bekannten Zeichenfolge. Es werden ausschließlich die Originaldateien geprüft, die über den Knowledge Provider in einem Content Server abgelegt sind.

• Um die Dokumentensuche über die Attribute des Dokumentinfosaztes (Suchfelder) zu optimieren, können Sie im Customizing die Felder selektieren, die Sie in den Suchprozeß einbeziehen möchten.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Das Suchergebnis wird als Trefferliste präsentiert, von der Sie die Dokumente folgendermassen bearbeiten können:

• Sie zeigen den Dokumentinfosatz und die verknüpften Originaldateien an.

• Sie ändern die Originaldatei und übertragen die Daten sofort über den Web-Browser in das SAP-System.

• Sie legen ein neues Dokument an.

• Sie starten für ein gewähltes Dokument einen unternehmensspezifischen Prozess, beispielsweise eine Statusänderung.
  Die Prüfungen für diesen Prozess legen Sie in einem unternehmensspezifischen Funktionsbaustein fest.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Alle erforderlichen Einstellungen für die Dokumentensuche im Web können Sie im Customizing der Dokumentenverwaltung vornehmen. Unter dem Gliederungsknoten Dokumentensuche im Web führen Sie folgende Aktivitäten aus:

• Search Server Relation pflegen

• Suchmaschinenindex aufbauen

• Bearbeitungsprozess für Dokumente erfassen

Weitere Informationen

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Length: 4266 Date: 20240523 Time: 165159     sap01-206 ( 50 ms )