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Archivierung von EBP-Belegen ( RELNEBP_35_ARCHIVING )

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Kurztext

Archivierung von EBP-Belegen

Verwendung

Ab SAPMarkets Enterprise Buyer Release 3.5 steht eine Funktionalität zur Verfügung, mit der folgende Belegarten über die SAP Archivadministration (Transaktion SARA) archiviert werden können:

• Einkaufswagen (SC)

• Bestellung (PO)

• Bestätigung (CF)

• Rechnung (INV)

Die entsprechenden Archivierungsobjekte BBP_SC, BBP_PO, BBP_CF und BBP_INV wurden angelegt und können bei Bedarf über die Transaktion AOBJ (Definition Archivierungsobjekte) variiert werden.

Der gesamte Archivierungsprozess setzt sich aus vier Teilprozessen zusammen:

1. Prüfprogramm (Bezeichnung in Transaktion SARA: Vorlauf)

Selektierte Belege werden hinsichtlich ihrer Archivierbarkeit geprüft. (Belegselektion pro Belegart und Belegnummern-Intervall.) Belege, welche die Prüfkriterien erfüllen, erhalten den Status archivierbar. Das Änderungsdatum nicht archivierbarer Belege wird (aus Performance-Gründen) so gesetzt, dass diese Belege in den folgenden 30 Tagen nicht erneut geprüft werden.

Prüfkriterien, die ein Beleg erfüllen muss, um den Status archivierbar zu erhalten, sind u.a. die Verweildauer im System (Residenzzeit), Belegstatus, Nachfolgebelege, verschiedene Kennzeichen.

Das Prüfprogramm beinhaltet einen Testlauf und ein auswertungsunterstützendes Detailprotokoll.

1. Schreibprogramm (Schreiben)

Die zu archivierenden Daten werden sequentiell in eine neu erstellte Archivdatei geschrieben. (Belegselektion pro Belegart und Belegnummern-Intervall.)

Das Schreibprogramm verfügt über Testlauf und Detailprotokoll.

1. Umsetzprogramm (Löschen)

Die Archivdateien werden gelesen. Bei Erfolg wird der Status der korrespondierenden EBP-Belege von "archivierbar" auf "archiviert" umgesetzt.

An dieser Stelle erfolgt noch kein physisches Löschen!

Das Umsetzprogramm verfügt ebenfalls über Testlauf.

1. Löschprogramm (Nachlauf)

Belege mit Status "archiviert" werden aus den EBP-Datenbanken gelöscht.

Testlauf und Detailprotokoll sind ebenfalls verfügbar.

Einschränkung

• Ein Zurückschreiben (Restore) der Archivdateien in das Dateisystem ist nicht möglich.

• Ein Programm zum Lesen der archivierten Dateien ist ebenfalls (noch) nicht implementiert.

• Die Einbindung weiterer EBP-Belegarten, wie Ausschreibung oder Angebot, in die Archivierung ist im EBP-Release 3.5 noch nicht verwirklicht.

Die EBP-Archivierung zu 3.5 ermöglicht also in erster Linie die Bereinigung der Datenbank bzw. der Einschränkung des Datenwachstums.

ACHTUNG:
Existieren zu archivierende Belege sowohl im EBP- als auch im Backend-System, so sind zuerst die EBP-Belege und anschließend die Korrespondenzen im Backend zu archivieren, da es sonst bei evtl. Zurücklesen der Archivdateien zu Dateninkonsistenzen kommen kann!

Auswirkungen auf den Datenbestand

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Ein Prüfungskriterium für das Starten der EBP-Belegarchivierung ist die Residenzzeit der zu archivierenden Belege im System.

Die Einstellungen hierzu treffen Sie in der IMG-Aktivität:

SAPMarkets Enterprise Buyer → Anwendungsspezifische Grundeinstellungen → Residenzzeiten für EBP-Belege festlegen

Weitere Informationen

• SAP-Bibliothek:
  Anwendungsübergreifende Komponenten -> Archivieren von Anwendungsdaten
  (allgemeine Informationen zum Thema Archivierung in SAP-Systemen)

• SAP-Bibliothek:
  Enterprise Buyer professional edition → Aufgaben für die Systemverwaltung → Belegarchivierung
  (spezifische Informationen zur EBP-Archivierung)

• IMG-Dokumentation zur Aktivität Residenzzeiten für EBP-Belege festlegen

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