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FIN_TRAVEL_3: BF Reisemanagement 3 (Neu) ( RELNFI-TV_605_TRV_M )

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Kurztext

FIN_TRAVEL_3: BF Reisemanagement 3 (Neu)

Verwendung

Ab SAP-Erweiterungspaket 5 für SAP ECC 6.0 (EA-HRGxx 605), Enterprise Extension Travel Management Extension (EA-TRV 605) ist die Business Function Reisemanagement 3 (FIN_TRAVEL) verfügbar. Mit dieser Business Function können Sie die im Folgenden beschriebenen neuen und erweiterten Funktionen der Komponente Reisemanagement (FI-TV) verwenden.

Solange keine anderweitigen Einschränkungen bestehen, sind die neuen Funktionen in folgenden Benutzungsoberflächen verfügbar:

  • Web-Dynpro-ABAP-basierte Benutzungsoberfläche
  • SAP-GUI-Transaktionen

Erweiterte Historie und Archivierung von Formularen

Durch die Erweiterung der Historie-Funktion werden nun Informationen zum Erstattungskonto, zu den geschätzten Kosten, der Anzahl der Belege sowie andere Daten protokolliert. Wenn Sie die Protokollierung der Historie aktivieren, protokolliert das System die Änderungen an Reiseanträgen und Spesenabrechnungen. Die Benutzer können die Historie in folgenden Benutzungsoberflächen anzeigen:

  • Work Center für Reisende, Reiseassistenten und Reisegenehmiger in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche des Reisemanagements
  • Transaktionen der Reisekostenabrechnung im SAP GUI, z.B. im Reisekostenmanager (Transaktion PR05) oder im Reisekalender (Transaktion PR02)

Wenn Sie die Protokollierung der Historie nicht aktivieren, protokolliert das System wie auch in früheren Releases automatisch die Änderungen an Spesenabrechnungen. Die Benutzer können die Änderungshistorie nur in den Transaktionen der Reisekostenabrechnung im SAP GUI anzeigen.

Wenn Sie die Protokollierung der Historie aktiviert haben, können Sie außerdem festlegen, dass das System bei bestimmten Ereignissen automatisch die Formulare von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen archiviert. Wenn z.B. ein Benutzer Daten eines Reiseantrags oder einer Spesenabrechnung ändert, wird ein versioniertes Dokument (Kopie des Formulars) mithilfe des ArchiveLink im Archiv abgelegt. In der Customizing-Aktivität Historie und Archivierung von Formularen definieren können Sie die Regeln für die Archivierung einer Version festlegen.

Der Zugriff auf die Versionen ist mit der Historie-Funktion verknüpft, die alle Änderungen durch Benutzer und Batch-Benutzer protokolliert.

Mit dem Business Add-In BAdI: Archivierungseinstellungen anpassen können Sie die Standard-Customizing-Einstellungen für die Archivierung überschreiben oder ergänzen.

Speicherung von Anhängen

In der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche können die Benutzer Reisedokumente und Reisebelege als sogenannte "Business-Dokumente" anhängen. Diese Funktion steht im Reisekostenmanager (PR05) durch die Generic Object Services (GOS) schon seit längerem zur Verfügung.

Die Benutzer können eine Datei an einen Reiseantrag oder eine Spesenabrechnung als einfache Anlage oder als Business-Dokument anhängen. Das System behandelt Business-Dokumente und einfache Anlagen unterschiedlich:

  • Das System speichert Business-Dokumente in einem Archiv und verwendet hierzu ArchiveLink.
Das System speichert einfache Anlagen im Content Repository, das der Content-Kategorie SOFFDB zugeordnet ist (siehe Content Repositories definieren).
  • Business-Dokumente werden nach Dokumentart, z.B. Reisedokument oder Reisebeleg, klassifiziert. Die Dokumentarten definieren Sie im Customizing für Archive Link unter Dokumentarten bearbeiten. Wenn ein Benutzer eine Datei als Business-Dokument anhängt, muss er die Dokumentart auswählen.

Reiseunterbrechungen und Erstattung mehrerer Reisen pro Tag

Die Benutzer können Reiseunterbrechungen zu Reiseanträgen und Spesenabrechnungen hinzufügen, die nicht pauschal bearbeitet werden dürfen. Die Benutzer haben die Möglichkeit, Reiseunterbrechungen zu kopieren, um zügig eine Spesenabrechnung für täglich oder wöchentlich wiederkehrende Reisen (z.B. für einen Schulungskurs) anzulegen.

In Übereinstimmung mit dem deutschen Steuerrecht erhalten die Mitarbeiter auch für mehrere Reisen an einem Tag eine Reisekostenerstattung.

Integration von Budget-Perioden in der Kostenzuordnung

Wenn die Business Function PSM, Budget-Periode 2 (PSM_GEN_BUDPER_2) aktiviert ist, sind in allen Reisemanagement-Funktionen, die Kostenzuordnungen verwenden, Budget-Perioden verfügbar. Die Sichtbarkeit der Budget-Perioden-Felder können Sie in der Customizing-Aktivität Variables Layout für Kontierungsobjekte einrichten steuern.

Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Release-Information der Business Function PSM, Budget-Periode 2.

Integration von externen Reiseplanungswerkzeugen

Wenn die Business Function Externe Reiseplanung (FIN_TRAVEL_PLANNING_EXTERNAL) aktiviert ist, können Sie anstelle der SAP-Reiseplanung ein externes Reiseplanungswerkzeug zur Buchung von Reisedienstleistungen verwenden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Release-Information der Business Function Externe Reiseplanung.

Integration mit dem Shared Services Framework

Wenn die Business Function Reisemanagement, Unterstützung von SSC (FIN_SSC_TIC_1) aktiviert ist, können Ihre Benutzer in verschiedenen Anwendungen des Reisemanagements Serviceanforderungen anlegen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Release-Information der Business Function Reisemanagement, Unterstützung von SSC.

Neue Funktionen in Spesenabrechnungen

In der Spesenabrechnung können Sie die folgenden neuen Funktionen einsetzen:

Limitierung der Reisekosten für Geschäftspartner

Sie können Reisekosten zurückverfolgen, die für bestimmte Geschäftspartner angefallen sind. In manchen Branchen ist diese Funktion obligatorisch und kann vom System zurückverfolgt werden.

In der Customizing-Aktivität Feldsteuerung für zusätzliche Beleginformationen können Sie definieren, dass die Benutzer Geschäftspartner als Teilnehmer auswählen können. Das Business Add-In BAdI: Prüfen, ob maximaler Betrag für Geschäftspartner überschritten wurde gibt Ihnen die Möglichkeit zu prüfen, ob die Reisekosten eines Geschäftspartners den maximalen Betrag überschreiten.

Das BAdI stellt sicher, dass gesetzliche Vorschriften (wie z.B. der Sarbanes-Oxley Act für die Spesenabrechnung in den Vereinigten Staaten) berücksichtigt werden. Eine dieser Vorschriften ist die Limitierung der Bewirtungskosten eines pharmazeutischen Unternehmens für Geschäftspartner, die im Gesundheitswesen arbeiten.

Papierbeleg erforderlich

Sie können eine aufwandsspezifische Schwelle festlegen, ab der die Benutzer einen Papierbeleg vorlegen müssen. Wenn ein Beleg diese Schwelle überschreitet, gibt das System eine Warnung aus und teilt dem Benutzer mit, dass er einen Papierbeleg einreichen muss. Wenn der Benutzer die Warnung ignoriert, fügt das System dem PDF-Formular der Spesenabrechnung einen Kommentar zum fehlenden Papierbeleg hinzu.

Das PDF-Formular für Spesenabrechnungen zeigt eine Summe der Belege an, die Verstöße beinhalten:

  • Fehlende Papierbelege, die erforderlich sind
  • Beträge, die das Maximum überschreiten

Sie können die Schwellenwerte in der Customizing-Aktivität Maximale Sätze und Vorschlagswerte für Aufwandsarten definieren. Diese Customizing-Aktivität bietet die folgenden neuen Betragsarten:

  • Warnung, wenn ein Papierbeleg fehlt (manueller Beleg)
  • Warnung, wenn ein Papierbeleg fehlt (Kreditkartenbeleg)

Diese Betragsarten geben Ihnen die Möglichkeit, unterschiedliche Schwellenwerte für manuelle Belege und Kreditkartenbelege zu definieren.

Sie können die Vorschlagseinstellungen für das Kennzeichen Papierbeleg vorhanden in den verschiedenen Benutzungsoberflächen der Spesenabrechnung in den Customizing-Aktivitäten Schema- und Einzelfeldsteuerung definieren und Schema- und Einzelfeldsteuerung für Web Dynpro definieren.

Kostenvergleich

Sie können Kostenvergleiche zwischen Spesenabrechnungen und den zugehörigen Reisenanträgen oder Reiseplänen aktivieren. Wenn ein Benutzer eine Spesenabrechnung in Transaktion PR05 oder in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Anwendung sichert, führt das System folgende Vergleiche aus:

  • Das System vergleicht die Gesamtkosten der Spesenabrechnung mit den Gesamtkosten des Reiseantrags oder Reiseplans. Wenn die Differenz ein kundendefiniertes Limit überschreitet, muss der Benutzer einen Kommentar erfassen. Das PDF-Formular für Spesenabrechnungen informiert also über Überschreitungen und zeigt den Kommentar des Benutzers an.
  • Wenn die Spesenabrechnung mit dem Reiseplan verglichen wird, vergleicht das System auch die Belege der Buchungen. Wenn die Differenz ein kundendefiniertes Limit überschreitet, gibt das System eine Warnung oder eine Fehlermeldung aus. Wenn es sich um eine Fehlermeldung handelt, muss der Benutzer einen Kommentar erfassen. Das PDF-Formular für Spesenabrechnungen informiert also über Überschreitungen und zeigt den Kommentar des Benutzers an.

Die Kostenvergleichsfunktion aktivieren Sie in der Customizing-Aktivität Kostenvergleiche aktivieren. In dieser Aktivität definieren Sie auch, ob das System Spesenabrechnungen mit Reiseanträgen oder mit Reiseplänen vergleicht.

Die Limits definieren Sie in den folgenden Customizing-Aktivitäten:

Kostenzuordnung für Kilometer und Belege

In den Kostenzuordnungsdialogfenstern für Kilometer und Belege kann der Benutzer vorhandene Kostenzuordnungen verwenden, die er für zusätzliche Reiseziele angelegt hat.

Auslandsreise in der Schnellerfassung Spesen

In der Schnellerfassung Spesen können die Benutzer Auslandsreisen erfassen (nach Aktivierung der Funktion im Customizing). Wenn ein Benutzer in der Spesenabrechnung ein Auslandsreiseziel angibt, fordert das System den Benutzer auf, zusätzliche Informationen für ausländische Reiseziele einzugeben. Die Benutzer können diese zusätzlichen Informationen bearbeiten, indem Sie Weitere Details auswählen. Auch das PDF-Formular enthält die zusätzlichen Informationen.

Wenn Sie in der Schnellerfassung Spesen 'Auslandsreise' aktivieren, können Sie den Reisekalender (PR02) nicht mehr verwenden.

Länderversionen für Tschechien und die Slowakei

Für Tschechien und die Slowakei stehen bei der Spesenabrechnung neue Standard-Länderversionen zur Verfügung, um die neuen gesetzlichen Bestimmungen und Änderungen abzubilden. Diese werden mit Support Packages ausgeliefert.

Die folgenden neuen Reiseregelungsvarianten sind verfügbar:

  • 18,,Tschechische Republik (CZ)
  • 31,,Slowakei (SK)

In beiden Länderversionen sind mehrere neue Funktionen verfügbar. Dazu gehören:

Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP im SAP Help Portal unter http://help.sap.com/erp -> SAP ERP Enhancement Packages -> ERP Central Component Enhancement Package 5 -> SAP ERP Central Component -> Rechnungswesen -> Finanzwesen -> Reisemanagement (FI-TV) -> Reisekostenabrechnung -> Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung -> Landesversion für die Tschechische Republik und Landesversion für die Slowakei.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Sie können bereits existierende Reisedaten uneingeschränkt weiterverwenden.

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Wenn die Business Function PSM, Budget-Periode 2 (PSM_GEN_BUDPER_2) aktiviert ist, bietet die Komponente Haushaltsmanagement (HHM) ein Budget-Perioden-Element für Kostenzuordnungen in den Anwendungen des Reisemanagements. Die Sichtbarkeit der Budget-Perioden-Felder können Sie mit der Customizing-Aktivität Variables Layout für Kontierungsobjekte einrichten steuern.

Auswirkungen auf das Customizing

Um die erweiterte Historie und die Archivierung von Formularen zu konfigurieren, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die Sichtbarkeit der Budget-Perioden-Felder zu steuern, verwenden Sie die Customizing-Aktivität Variables Layout für Kontierungsobjekte einrichten.

Um das elektronische Ticketing zu konfigurieren, führen Sie die Customizing-Aktivität Unternehmensweite Steuerungsparameter definieren aus und verwenden das Attribut NO_ETIXPOPUP.

Um das Einfügen von Reiseunterbrechungen für ein Reiseschema zu ermöglichen, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die Reisekosten für Geschäftspartner einzuschränken, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um Schwellenwerte für erforderliche Papierbelege zu definieren, führen Sie die Customizing-Aktivität Maximale Sätze und Vorschlagswerte für Aufwandsarten definieren aus.

Um den Kostenvergleich zu konfigurieren, führen Sie die folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die neuen Funktionen für Tschechien und die Slowakei zu konfigurieren, führen Sie mindestens die folgenden Customizing-Aktivitäten aus:

Weitere Informationen

SAP-Bibliothek für SAP ERP im SAP Help Portal unter http://help.sap.com/erp -> SAP ERP Enhancement Packages -> ERP Central Component Enhancement Package 5 -> Business Functions (SAP Enhancement Package 5 for SAP ERP 6.0) -> Business Functions in SAP ERP -> Enterprise Business Functions -> Rechnungswesen -> Finananzwesen (FI) -> Reisemanagement -> Reisemanagement 3.

Das SAP-Erweiterungspaket 5 für SAP ECC 6.0 enthält mehrere neue Funktionen, die auch in früheren Release-Versionen über SAP-Hinweise oder Support Packages verfügbar sind:

  • Mit dem Programm RFTP_CHECK_MEAL_CODE können Sie prüfen, ob der Infotyp Flugpräferenzen (IT 471) eines Mitarbeiters Mahlzeitenarten enthält, die nicht mehr aktuell sind. Darüber hinaus können Sie mit diesem Programm die obsolet gewordenen Mahlzeitenarten im Infotyp 471 des Mitarbeiters löschen und den Mitarbeiter per E-Mail über die Änderung der Flugpräferenz in Kenntnis setzen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in Identifikation ungültiger Mahlzeitenarten im Infotyp 471 nach IATA-Änderung.
  • Automatische Unterstützung des Elektronischen Ticketings
    Sie können festlegen, dass alle Tickets elektronische Tickets sein müssen. In diesem Fall legt das System einen entsprechenden Vermerk im Passenger Name Record (PNR) an. Wenn ein Benutzer einen Flug bucht, teilt das System dem Benutzer mit, dass sein Ticket ein elektronisches Ticket sein muss und der Benutzer nur die Form der Identifikation auswählen muss. Die entsprechende Konfiguration nehmen Sie in der Customizing-Aktivität Unternehmensweite Steuerungsparameter definieren vor und verwenden hierbei das Attribut NO_ETIXPOPUP.






Vendor Master (General Section)   CPI1466 during Backup  
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Length: 22160 Date: 20240523 Time: 182553     sap01-206 ( 298 ms )