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FIN_TRAVEL_4: Business Function Reisemanagement 4 (neu) ( RELNFI-TV_606_TRV_M )

FIN_TRAVEL_4: Business Function Reisemanagement 4 (neu) ( RELNFI-TV_606_TRV_M )

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Kurztext

FIN_TRAVEL_4: Business Function Reisemanagement 4 (neu)

Verwendung

Ab SAP-Erweiterungspaket 6 für SAP ECC 6.0 (EA-HRGXX 606), Enterprise Extension Travel Management Extension (EA-TRV 606), steht die Business Function Reisemanagement 4 (FIN_TRAVEL_4) zur Verfügung. Mit dieser Business Function können Sie die im Folgenden beschriebenen neuen und erweiterten Funktionen der Komponente Reisemanagement (FI-TV) einsetzen.

Sofern nicht anders erwähnt, sind die neuen Funktionen in SAP GUI und in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche verfügbar.

Spesenabrechnung ohne Prüfung als Entwurf sichern

Diese Funktion ist nur in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche verfügbar.

Sie können die Schaltfläche Entwurf sichern in der Spesenabrechnung so einstellen, dass das System keine Prüfungen der Spesenabrechnungen durchführt. Diese Funktion hat für die Benutzer den Vorteil, eine in Bearbeitung befindliche Spesenabrechnung jederzeit schnell sichern zu können.

Spesenabrechnungen, die ohne Prüfungen gesichert wurden, erhalten den Abrechnungsstatus Entwurf. Spesenabrechnungen mit diesem Status unterliegen einigen Einschränkungen, z.B. können Sie diese Spesenabrechnungen in SAP GUI nicht anzeigen oder weiterverarbeiten.

Zur Weiterverarbeitung (z.B. Genehmigung oder Abrechnung) von Spesenabrechnungen im Status Entwurf müssen diese zunächst in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Spesenabrechnung im Schritt Prüfen und senden gesichert werden, sodass sichergestellt ist, dass alle Prüfungen durchlaufen wurden und ein konsistenter Zustand vorliegt.

Sie aktivieren diese Funktion durch den Eintrag SWC im HR-Merkmal für Reisekostenparameter (TRVPA). Sie können dieses HR-Merkmal mit der Customizing-Aktivität Merkmal TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten bearbeiten. Beachten Sie hierzu auch den Abschnitt "Systemadministration".

Erweiterungen des Belegpuffers und der Belegübersicht

Integration von Belegen von mobilen Endgeräten

Sie können Belege von mobilen Endgeräten in die Spesenabrechnung integrieren, sodass das System diese im Belegpuffer anzeigt.

Belege von mobilen Endgeräten enthalten zumindest die folgenden Angaben:

  • Spesenart
  • Betrag
  • Währung
  • Datum

Belege von mobilen Endgeräten können außerdem eine Datei (z.B. abfotografierte Taxirechnung) enthalten, die über ArchiveLink im optischen Archiv abgelegt ist.

Die Benutzer können Belege von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer in ihre Spesenabrechnungen übernehmen und auch mit anderen Belegen verbinden (siehe unten).

Beim Sichern der Spesenabrechnung verknüpft das System alle mit einem Reisebeleg verbundenen Anlagen auch mit der Spesenabrechnung selbst. In Folge zeigt das System innerhalb der Liste der Anlagen zur Spesenabrechnung auch alle Anlagen zu den Reisebelegen an.

Die Integration der Belege von mobilen Endgeräten setzt voraus, dass Sie ein optisches Archiv mit ArchiveLink einsetzen und folgende Einträge im Customizing für ArchiveLink ergänzen:

  • In der Customizing-Aktivität Verknüpfungen bearbeiten verknüpfen Sie diese Dokumentart mit den Business-Objekten BUS2089 und BUS2089B, Ihrem Content Repository und einer Verknüpfungstabelle.

Integration von Anlagen in Belegen

Die Benutzer können einzelnen Reisebelegen Dateien als Anlagen hinzufügen. Das System archiviert die Dateien, die als Anlagen hinzugefügt wurden, über ArchiveLink im optischen Archiv.

Beim Sichern der Spesenabrechnung verknüpft das System alle mit einem Reisebeleg verbundenen Anlagen auch mit der Spesenabrechnung selbst. In Folge zeigt das System innerhalb der Liste der Anlagen zur Spesenabrechnung auch alle Anlagen zu den Reisebelegen an.

Die Integration der Anlagen setzt voraus, dass Sie ein optisches Archiv mit ArchiveLink einsetzen und folgende Einträge im Customizing für ArchiveLink ergänzen:

  • In der Customizing-Aktivität Verknüpfungen bearbeiten verknüpfen Sie diese Dokumentart mit den Business-Objekten BUS2089 und BUS2089B, Ihrem Content Repository und einer Verknüpfungstabelle.

Anzeige von Anlagen in der Belegübersicht

Die Belegübersicht zeigt in der neuen Spalte Anlagen an, ob einem Reisebeleg eine oder mehrere Anlagen zugeordnet sind. Eine Anlage stammt entweder von einem Beleg von einem mobilen Endgerät oder wurde als Anlage hinzugefügt.

Die Benutzer können die Anlagen aus der Belegübersicht über die Schaltfläche oder den Link in der Spalte Anlagen anzeigen und Anlagen hinzufügen.

Verbundene Reisebelege

In der Belegübersicht können die Benutzer mehrere Belege zu einem Reisebeleg verbinden. Ein verbundener Reisebeleg kann im Einzelnen folgende Belege enthalten:

  • einen Reiseplanungsbeleg
  • einen Kreditkartenbeleg
  • einen oder mehrere Belege von mobilen Endgeräten
  • einen oder mehrere manuell erstellte Belege

Wenn die einzelnen Belege unterschiedliche Werte für dieselben Eigenschaften haben, z.B. unterschiedliche Datumsangaben, dann übernimmt das System die Werte aus dem Kreditkartenbeleg. Wenn kein Kreditkartenbeleg vorhanden ist, dann übernimmt das System die Werte aus einem der Belege von mobilen Endgeräten (den Beleg, der zuerst hinzugefügt wurde). Ist auch kein Beleg von mobilen Endgeräten vorhanden, dann übernimmt das System die Werte aus dem Reiseplanungsbeleg.

Insgesamt übernimmt das System aus allen verbundenen Belegen möglichst viele Eigenschaften in den resultierenden Reisebeleg. Wenn z.B. der Reiseplanungsbeleg eine Beschreibung enthält, der Kreditkartenbeleg aber nicht, dann übernimmt das System die Beschreibung aus dem Reiseplanungsbeleg.

Die Benutzer können verbundene Belege in der Belegübersicht trennen. Dies gilt auch für Belege, die das System automatisch verbunden hat. Beim Trennen stellt das System die ursprünglichen Belege wieder her. Manuelle Ergänzungen oder Änderungen gehen dabei verloren.

Belege aus dem Belegpuffer übernehmen und verbinden

Beim Öffnen des Belegpuffers (Kreditkartenpuffer) in SAP GUI bzw. beim Öffnen der Belegerfassung in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Spesenabrechnung überprüft das System, ob mindestens zwei der folgenden Belege übereinstimmen:

  • ein Kreditkartenbeleg aus dem Belegpuffer
  • ein oder mehrere Belege von mobilen Endgeräten aus dem Belegpuffer
  • ein Reiseplanungsbeleg aus der Spesenabrechnung

Die Belege müssen in den Reisezeitraum fallen und in allen folgenden Angaben übereinstimmen:

  • Spesenart
  • Betrag
  • Währung
  • Datum

Das System übernimmt die übereinstimmenden Belege aus dem Belegpuffer und verbindet alle übereinstimmenden Belege automatisch in einem Reisebeleg. Oder das System öffnet einen Dialog mit einem Vorschlag, in dem der Benutzer entscheidet, ob und welche der übereinstimmenden Belege das System verbinden soll.

Sie steuern diese Funktion durch den Eintrag RBA im HR-Merkmal für Reisekostenparameter (TRVPA). Sie können dieses HR-Merkmal mit der Customizing-Aktivität Merkmal TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten bearbeiten. Beachten Sie hierzu auch den Abschnitt "Systemadministration".

Vorschlagswerte für Begründungen im Kostenvergleich

Sie können Vorschlagswerte für die Begründung definieren, die ein Benutzer angeben muss, wenn die Reisekosten- oder Spesenabrechnung die festgelegten Höchstwerte für Differenzen im Kostenvergleich überschreitet.

Wenn Sie mindestens einen Vorschlagswert für die Begründung definiert haben, dann enthält das Eingabefeld für die Begründung eine Auswahlliste mit den Vorschlagswerten, und die Benutzer müssen einen der Vorschlagswerte als Begründung auswählen. Diese Begründungen können Sie in den Reisestatistiken auswerten.

Weitere Informationen finden Sie unter Kostenvergleich aktivieren.

Neue Funktionen in der US-amerikanischen Abrechnung nach M&IE

Optimierte Bearbeitung der Tagespauschalen

In der US-amerikanischen Reisekostenabrechnung nach der Abrechnungsmethode Meals and Incidental Expenses (M&IE) können Sie den Aufwand zur Pflege der Tagespauschalen (Per Diem Rates) reduzieren, indem Sie die stark reduzierte Zusammenstellung der Regionen von der U.S. General Services Administration (GSA) einsetzen. Mit der Customizing-Aktivität US-Pauschalen aus dem Internet einlesen können Sie die Daten der GSA in das SAP-System einlesen. Mit dem Business Add-In BAdI: GSA-Datei optimieren können Sie die GSA-Daten vor der Übernahme in das SAP-System bearbeiten, z.B. um Einträge hinzuzufügen. Beim anschließenden Import der Tagespauschalen übernimmt das System nur die Datensätze für die Regionen, die in den ggf. durch das BAdI angepassten GSA-Daten angegeben sind.

Erstattung für die ersten und letzten Tage bei mehrtägigen Reisen

In der US-amerikanischen Reisekostenabrechnung nach der Abrechnungsmethode M&IE können Sie je für den ersten und letzten Reisetag von mehrtägigen Reisen festlegen, welcher Anteil der vollen Verpflegungspauschale zu erstatten ist. Sie tragen den gesetzlich festgelegten steuerfreien Anteil ein und legen den Anteil fest, den Ihr Unternehmen erstattet. Zusätzlich können Sie einen eigenen Anteil festlegen, den Sie z.B. zur Ermittlung der Erstattungsbeträge für die Kundenfaktura verwenden; diese Festlegung wird im Standard nicht verwendet.

Zur Festlegung der Anteile verwenden Sie die Konstanten der Reisekostenabrechnung FD_FA, FD_FZ, FD_KU, LD_FA, LD_FZ und LD_KU, die Sie mit der Customizing-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten überprüfen anlegen.

Außerdem können Sie die Methode CHANGE_T706V_VALUES des Business Add-Ins BAdI: Erstattungsbeträge ändern verwenden, um die vom System pauschal ermittelten Erstattungsbeträge für eine Spesenabrechnung zu überschreiben.

Erweiterungen der Kreditkartenclearing-Schnittstelle

Neue Dateiformate der Kreditkartengesellschaften

Die Spesenabrechnung (inkl. Reisekostenabrechnung) unterstützt neben dem Standardformat CCD auch die spezifischen Dateiformate folgender Kreditkartengesellschaften:

  • MasterCard, Dateiformat MasterCard CDF 3
  • Visa, Dateiformat VISA VCF 4
  • American Express, Dateiformat AMEX GL1025

Für den Import der Kreditkartendateien mit spezifischen Dateiformaten benötigen Sie spezifische Programme. Diese finden Sie im Bild SAP Easy Access unter Rechnungswesen -> Finanzwesen -> Reisemanagement -> Reisekostenabrechnung -> Werkzeuge -> Kreditkartendaten -> Kreditkartendatei pro Gesellschaft einlesen.

Mit den folgenden Business Add-Ins können Sie den Import der Kreditkartendateien folgender Dateiformate beeinflussen:

Die Kreditkartendateien mit spezifischen Dateiformaten verwenden Merchant Category Codes, um die Art der Umsätze zu klassifizieren. In den folgenden Customizing-Aktivitäten definieren Sie die Merchant Category Codes und ordnen diese den Umsatzschlüsseln zu (und damit implizit den Spesenarten):

Kreditkartendateien im Dateiformat VISA VCF4 können zusätzliche Blöcke mit detaillierten Informationen über einzelne Reisedienstleistungen enthalten, z.B. über Mietwagen oder Flüge. Damit das Importprogramm diese auswerten kann, müssen Sie in der Customizing-Aktivität VCF4-Detailinformationen und Umsatzschlüssel zuordnen die Detailinformationen den Umsatzschlüsseln und Umsatzkategorien zuordnen.

Für den Import von Kreditkartendateien im Dateiformat AMEX GL1025 müssen Sie in der Customizing-Aktivität Kontenarten für American Express (AMEX) definieren die Kontenarten der Kreditkartengesellschaft American Express definieren und pro Kontenart festlegen, ob der Umsatz zu Lasten Ihres Unternehmens oder des Reisenden geht.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für spezifische Dateiformate.

Neue Felder der Belegzusatzinformation

Die Belegzusatzinformation wurde um folgende Felder erweitert, um zusätzliche Informationen aus den spezifischen Dateiformaten der Kreditkartengesellschaften zu übernehmen:

  • Abflug (IATA-Code des Flughafens) - dieses Feld wird auch beim Anlegen einer Spesenabrechnung gefüllt, wenn das System eine Flugbuchung aus dem Reiseplan übernimmt
  • Ankunft (IATA-Code des Flughafens) - dieses Feld wird auch beim Anlegen einer Spesenabrechnung gefüllt, wenn das System eine Flugbuchung aus dem Reiseplan übernimmt
  • Fluggesellschaft
  • Flugkabinenklasse
  • Ticketnummer
  • Kilometerstand des Tachometers
  • Adresse des Anbieters:
  • Name

  • Straße

  • Ort

  • Bezirk oder US County

  • Land

  • Postleitzahl

  • Telefonnummer

Beim Import von Kreditkartendateien mit spezifischen Dateiformaten übernimmt das SAP-System die Daten aus den entsprechenden Feldern der Kreditkartendateien, sofern diese angegeben sind.

Die neuen Felder der Belegzusatzinformation sind auch für Benutzereingaben verfügbar.

In der Customizing-Aktivität Feldsteuerung für die erweiterten Beleginformationen können Sie einstellen, welche Felder das System in der Belegzusatzinformation anzeigt oder ausblendet, und welche Felder die Benutzer angeben müssen.

Behandlung gleichbedeutender Felder der Mehrwertsteuer-Rückerstattung

Bei der Übernahme von Kreditkartenbelegen aus dem Belegpuffer füllt das SAP-System auch die Felder (Adresse des Anbieters (ausgenommen Telefonnummer und Bezirk oder US County) für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung in den USt-Details, sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Beim Sichern einer Spesenabrechnung prüft das System, ob die Angaben zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung mit den Angaben zur Adresse des Anbieters in der erweiterten Belegzusatzinformation übereinstimmen. Falls nicht, gibt das System eine Warnmeldung aus.

Reverse-Charge-Verfahren für Kreditkartentransaktionen (nur CCD-Format)

Das Reverse-Charge-Verfahren ist eine umsatzsteuerliche Regelung, nach der in bestimmten Fällen nicht der leistende Unternehmer, sondern der Kunde die Umsatzsteuer schuldet. In der Spesenabrechnung kann diese Regelung bei Inlandsdienstleistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmens zutreffen, z.B. wenn ein Inlandsflug durch eine im Ausland ansässige Fluggesellschaft angeboten wird.

Das Standardformat für Kreditkartendateien (CCD-Format) enthält die folgenden neuen Felder zur Behandlung von Kreditkartentransaktionen, die nach dem Reverse-Charge-Verfahren abzurechnen sind:

  • Reverse-Charge-Kennzeichen
  • Reverse-Charge-Land (gemeint ist das Land, in dem das Produkt gekauft oder die Dienstleistung erbracht wurde)

Weitere Informationen über das erweiterte CCD-Format finden Sie auf dem SAP Service Marketplace unter http://service.sap.com/tm -> Travel Management in Detail -> Credit Card Clearing -> Credit Card Clearing Data Structures (>= ERP6.0 as of 01/11)

Das System wertet diese Felder aus, wenn es eine Kreditkartentransaktion aus dem Kreditkartenpuffer in die Spesenabrechnung übernimmt. Wenn in einer Kreditkartentransaktion sowohl das Reverse-Charge-Kennzeichen gesetzt ist als auch das Reverse-Charge-Land angegeben ist, dann setzt das System im resultierenden Reisebeleg das Steuerkennzeichen, das Sie in einer der folgenden Customizing-Aktivitäten gesetzt haben:

  • Wenn die Leistung im Inland (Heimatland der verwendeten Reiseregelungsvariante) erbracht wurde, dann verwendet das System das Steuerkennzeichen, das in der Customizing-Aktivität Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen für die Reiseregelungsvariante und Spesenart im Feld Umsatzsteuerkennzeichen Reverse Charge zugewiesen ist.
  • Wenn die Leistung im Ausland erbracht wurde, dann verwendet das System das Steuerkennzeichen, das in der Customizing-Aktivität Länderabhängige Vorschlagswerte für Spesenarten definieren für die Reiseregelungsvariante, die Spesenart und das Land im Feld Umsatzsteuerkennzeichen Reverse Charge zugewiesen ist.

Sie können das Umsatzsteuerkennzeichen Reverse Charge nur dann setzen, wenn in der Customizing-Aktivität Globale Voreinstellungen definieren für die betreffenden Reiseregelungsvarianten die Eigenschaft Vorsteuer pro Reisespesenart eingestellt ist.

Diese Funktion ist per Support Packages auch in früheren Releases verfügbar.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Sie können Ihre bestehenden Daten ohne Einschränkung weiterverwenden.

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

HR-Merkmal TRVPA

Das HR-Merkmal für Reisekostenparameter (TRVPA) hat die folgenden neuen Einträge:

  • SWC
Über diesen Eintrag können Sie die Funktion "Spesenabrechnung ohne Prüfung als Entwurf sichern" in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Spesenabrechnung aktivieren.
  • RBA
Über diesen Eintrag können Sie die neuen Funktionen des Belegpuffers und der Belegübersicht in den Transaktionen der Reisekostenabrechnung in SAP GUI und in der Web-Dynpro-ABAP-basierten Spesenabrechnung aktivieren. Sie können außerdem festlegen, dass das System übereinstimmende Belege aus dem Belegpuffer automatisch mit dem Planungsbeleg verbindet.

Die aktualisierte Merkmalsdokumentation liegt im Standardmandanten (Mandant 000) vor. Sie ist aber mandantenspezifisch und sprachenabhängig und daher nicht automatisch in den anderen Mandanten verfügbar. Sie können die Dokumentation manuell abgleichen oder ggf. den Mandantenabgleich mit der HR-Dokumentationspflege (Transaktion PDSY) durchführen.

Geänderte Rollen

Unabhängig von dieser Business Function sind in SAP-Erweiterungspaket 6 für SAP ECC 6.0 (EA-HRGXX 606) geänderte Standardrollen des Reisemanagements verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in der Release-Information Geänderte Rollen im Reisemanagement.

Auswirkungen auf das Customizing

Um die Funktion "Spesenabrechnung ohne Prüfung als Entwurf sichern" zu aktivieren, führen Sie die Customizing-Aktivität Merkmal TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten aus (Eintrag SWC).

Um die neuen Funktionen des Belegpuffers und der Belegübersicht zu aktivieren, führen Sie die Customizing-Aktivität Merkmal TRVPA für Reiseabrechnungsparameter einrichten aus (Eintrag RBA).

Um Belege von mobilen Endgeräten zu integrieren oder Dateien als Anlagen einzelner Reisebelege zuzulassen, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die Vorschlagswerte für Begründungen im Kostenvergleich zu definieren, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die optimierte Bearbeitung der Tagespauschalen in der amerikanischen Abrechnung nach M&IE einzusetzen, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um in der amerikanischen Abrechnung nach M&IE die Anteile zur pauschalen Erstattung der ersten und letzten Tage bei mehrtägigen Reisen festzulegen, führen Sie die Customizing-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten überprüfen aus.

Um in der amerikanischen Abrechnung nach M&IE die Erstattungsbeträge für eine Spesenabrechnung zu überschreiben, implementieren Sie das Business Add-In BAdI: Erstattungsbeträge ändern.

Um die neuen Schnittstellen des Kreditkartenclearings einzusetzen, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Um die neuen Felder der Belegzusatzinformation auszublenden oder anzuzeigen, führen Sie die Customizing-Aktivität Feldsteuerung für die erweiterten Beleginformationen aus.

Um das Reverse-Charge-Verfahren für Kreditkartentransaktionen in CCD-Dateien einzusetzen, führen Sie folgende Customizing-Aktivitäten aus:

Weitere Informationen

SAP-Bibliothek für SAP ERP auf dem SAP Help Portal unter http://help.sap.com/erp -> SAP ERP Enhancement Packages -> ERP Central Component Enhancement Package 6 -> Business Functions -> Business Functions in SAP ERP -> Enterprise Business Functions -> Rechnungswesen -> Reisemanagement






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Length: 31540 Date: 20240523 Time: 182717     sap01-206 ( 414 ms )