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Änderungen in der Belegarchivierung ( RELNFI_30A_BELEGARCHIV )

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Kurztext

Änderungen in der Belegarchivierung

Kurzfassung

Im Rahmen der Umstellung auf neue Archivierungs-Technologien wurde die Belegarchivierung überarbeitet. Neben den allgemeinen Änderungen, welche für alle Archivierungsobjekte gelten und in der Release-Information "Änderungen in der FI-Archivierung" beschrieben wurden, wird im folgenden die neue Funktionalität des Indexschreibens erläutert.

Beschreibung

Zu 3.0 kann auf Wunsch ein Index 'Belegnummer-Archivnummer' bei jeder Archivierung fortgeschrieben werden. Weiterhin werden die Sekundärindizes der Sach-, Debitoren-, und Kreditorenkonten nicht mehr direkt nach dem Archivieren gelöscht, sondern nach einem vom Anwender bestimmten Zeitraum. Belege, die archiviert wurden, werden in diesem Zeitraum besonders gekennzeichnet. Bei der Einzelpostenanzeige können diese separat selektiert werden.

Durch diese Technik ist es möglich, über ein Konto und/oder über die Belegnummer aus dem System heraus das Archiv zu bestimmen, in dem der gesuchte Beleg abgelegt wurde. Dies kann mit dem Programm SAPF055 durchgeführt werden (aufrufbar über Transaktion SE38).

Auswirkungen auf das Customizing

Das Customizing wird an zwei Stellen durchgeführt.

Die Indexführung kann mittels Selektionsvariante beim Löschprogramm der Belegarchivierung (SAPF048D) angeschaltet werden. Hierzu legen Sie bei den Einstellungen zum Löschprogramm zusätzliche Varianten an, bei denen das Kennzeichen 'FI Index halten' gesetzt ist. Diese Varianten können Sie über das Menü Hauptbuch pflegen. Wählen Sie hierzu Period. Arbeiten -> Archivierung -> Belege -> Archivierung -> Umfeld -> Customizing. Unter "Einstellungen zum Löschprogramm" können Sie die Varianten anlegen.

Zum zweiten müssen Sie die Indexlaufzeiten analog zu den Kontolaufzeiten definieren.

Die Indexlaufzeit gibt an, wieviele Tage der Sekundärindex zu einem Beleg bezogen auf Buchungsdatum und Archivierungsstichtag im System mit gesetzten Kennzeichen bleiben soll.

Beispiel: Archivierungsstichtag ist 01.04.94, Indexlaufzeit 60 Tage, Buchungsdatum Beleg A 15.03.94, Beleg B 15.01.94. Damit wird der Index zu A zum Zeitpunkt der Archivierung nicht gelöscht, während der von B gelöscht wird.

Wie bei den Kontolaufzeiten auch, kann eine Indexlaufzeit einer Menge von Konten mittels Maskierung des Buchungskreises mit '*' zugeordnet werden. Ist keine Indexlaufzeit angeben, wird eine Mindestlaufzeit von 9999 Tagen angenommen.

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden "Grundeinstellungen Finanzwesen" im Kapitel "Kontoartenlaufzeit definieren".

Änderungen an der Oberfläche

Die Löschung wird von einem separaten Programm durchgeführt (SAPF048I), welches nach jeder Archivierung im Hintergrund gestartet wird und die Indizes auf Löschbarkeit gemäß obigen Kriterien hin untersucht. Bei Bedarf kann das Programm auch manuell, möglichst im Hintergrund, gestartet werden. Die Oberfläche ist in der Programmdokumentation beschrieben.

Weitere Hinweise

Im alten Belegarchivierungsprogramm und dessen Löschprogramm SAPF040D war ein User-Exit definiert, der zur eigenen Indexschreibung verwendet werden konnte. Dieser Exit existiert an gleicher Stelle im SAPF048D. (Komponentenname FARC0001, User-Exit Name: EXIT_SAPFF048_001, pflegbar über Transaktion CMOD.)

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Length: 3985 Date: 20240523 Time: 155717     sap01-206 ( 82 ms )