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Dokumentation

Belegvorerfassung ( RELNFI_30A_BELEGVORERF )

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Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Kurztext

Belegvorerfassung

Beschreibung

Die Belegvorerfassung ist um folgende Funktionen ergänzt worden.

Anschluß Cashmanagement

In der Belegvorerfassung werden die Daten des Cashmanagements fortgeschrieben. Bei jeder Änderung und beim Buchen des vorerfaßten Beleges werden die Daten des Cashmanagements neu ermittelt und entsprechend aktualisiert.

Reporting

Es können die Verbindlichkeiten bzgl. vorerfaßten Belegen sichtbar gemacht werden und ggfs. pauschal gebucht werden. Dazu steht der Report RFPKDB00 zur Verfügung.

Darüber hinaus können im Belegjournal und in den Reports für offene Posten vorerfaßte Belege optional mitausgegeben werden.

Kontierungsmuster

Die sogenannten Kontierungsmuster wurden eingebunden, d.h. es ist nun wie in der normalen Belegerfassung möglich, diese Kontierungsmuster in den vorerfaßten Beleg zu kopieren.

Debitoren

Es können Belegzeilen für Debitoren vorerfaßt werden.

Zahlunganforderung

Für vorerfaßte Belegzeilen können sogenannte Zahlungsanforderungen erfaßt werden. Diese Zahlungsanforderungen können vorab gezahlt werden. Existieren für vorerfaßte Rechnungen Zahlungsanforderungen oder bereits aus diesen erzeugte Teilzahlungen, muß folgendes beachtet werden: Werden vorerfaßte Rechnungen gelöscht, für die Teilzahlungen existieren, wird eine Warnung ausgegeben. Einzelne Zeilen vorerfaßter Rechnungen dürfen nicht gelöscht werden, wenn für diese eine Teilzahlung existiert. Beim ESR-Verfahren werden die Daten nicht in die Rechnung übernommen, wenn eine Teilzahlung dafür existiert.

Parken aus der Belegerfassung

Es ist möglich, Belege in der Belegerfassung zu parken. Belegzeilen, die in der Belegvorerfassung nicht erfaßt werden können, können in der Belegerfassung auch nicht geparkt werden (z.B. Anzahlungen).

Batch-Input Belegvorerfassung

Batch-Input für vorerfaßte Belege ist nun möglich.

Belegfreigabe

Eine Belegfreigabe unter Nutzung der neuen Komponenten der Workflowbasis wird zur Verfügung gestellt. Ob überhaupt eine Belegfreigabe erfolgen soll, wird im Customizing festgelegt, indem sogenannte Workflowvarianten definiert werden. Diese Workflowvarianten können Buchungskreise zugeordnet werden. Ist ein Buchungskreis keiner Workflowvariante zugeordnet, wird keine Belegfreigabe durchgeführt. Für die Belegfreigabe werden sogenannte Workflowmuster ausgeliefert, die i.d.R. für die Freigabe von vorerfaßten Belegen ausreichen sollten. In der Vorerfassung unterscheiden wir zwischen der Betragsfreigabe und der Gesamtfreigabe. Pro Workflowvariante kann das Freigabeverfahren, das für die Gesamtfreigabe verwendet werden soll, hinterlegt werden, wenn innerhalb des Workflows ein eigenes Freigabeverfahren zu diesem Zweck definiert worden ist. Des weiteren kann festgelegt werden, ab welchem Betrag eine Freigabe angestoßen werden soll. Soll ein Beleg freigegeben werden, erscheint ein Eintrag im Eingangskorb und der Freigabeberechtigte kann sich den Beleg anzeigen lassen und freigeben oder ablehnen.

Die Betragsfreigabe wird bei der erstmaligen Vorerfassung angestoßen. Es kann zwischen einstufiger, zweistufiger und dreistufiger Betragsfreigabe unterschieden werden, indem ein sogenannter Subworkflow im Customizing zugewiesen wird. Die Betragsfreigabe kann somit von einer Person, von zwei oder drei Personen durchgeführt werden, d.h. das Vieraugen- oder Sechsaugenprinzip wird unterstützt. Welches Freigabeverfahren gewählt wird, kann in Abhängigkeit von Workflowvariante, Belegart und Betrag im Customizing eingestellt werden. Die Freigabeberechtigten werden ebenfalls im Customizing zugewiesen. Zu diesem Zweck können Freigabegruppen angelegt werden, die wiederum in die Stammsätze der Kreditoren und Debitoren eingetragen werden können. In Abhängigkeit von diesen Freigabegruppen können unterschiedliche Freigabeberechtigte in Form von HR-Objekten (Stelle, Planstelle, Organisationeinheit) im Customizing zugewiesen werden. Zusätzlich stehen sogenannte Userexits zur Verfügung, über die andere Freigabeberechtigte ermittelt und zugewiesen werden können.

Die Gesamtfreigabe wird dann angestoßen, wenn der Benutzer den Beleg vollständig erfaßt hat und wenn er dies in der Vorerfassung explizit bestätigt hat. Die Gesamtfreigabe erfolgt für alle HR-Objekte, die diesem Freigabeschritt zugeordnet sind. So können im HR Freigabeverantwortliche den Kostenstellen zugeordnet werden und diese Freigabeverantwortliche haben allesamt den Beleg freizugeben. Zusätzlich stehen sogenannte Userexits zur Verfügung, über die andere Freigabeberechtigte ermittelt und zugewiesen werden können.

Sind alle Betragsfreigaben und Gesamtfreigaben erfolgt, kann der Beleg gebucht werden. Wird die Freigabe abgelehnt, wird der Beleg an den Erfasser zwecks Änderung weitergeleitet. Nach Änderung des Beleges erfolgt die Betrags- und Gesamtfreigabe von neuem. Wird der Beleg freigaberelevant geändert, werden alle Freigaben zurückgenommen, und der Beleg muß von neuem freigegeben werden. Was freigaberelevante Änderungen sind, wird im Customizing festgelegt. Dort kann pro Kontoart festgelegt werden, welche Änderungen zu einer Rücknahme der Belegfreigabe führen.

Einfluß auf den Datenbestand im Fehlerfall

Soft-/Hardwarevoraussetzungen

Besonderheiten bei der Installation

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Wenn in der Belegvorerfassung Belege freigegeben werden sollen, bevor Sie gebucht werden, definieren Sie die Workflowvarianten, die Freigabegruppen, Freigabewege, die Freigabeverfahren und die Felder, die bei Änderung zu einer Rücknahme der Freigaben führen sollen.

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden "Grundeinstellungen Finanzwesen" unter dem Stichwort "Belegvorerfassung".

Auswirkungen auf Batch-Input

Änderungen an der Oberfläche

Änderungen in der Vorgehensweise

Aktionen zum Beheben von Fehlern am Datenbestand

Abhängige Funktionen

Planungen

Weitere Hinweise

TXBHW - Original Tax Base Amount in Local Currency   Vendor Master (General Section)  
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Length: 7412 Date: 20240523 Time: 152430     sap01-206 ( 177 ms )