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Erweiterte Zahlungseingangsbearbeitung über Zahlungsavise ( RELNFI_30A_ZAHLUNGSAVISE )

RFUMSV00 - Advance Return for Tax on Sales/Purchases   SUBST_MERGE_LIST - merge external lists to one complete list with #if... logic for R3up  
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Kurztext

Erweiterte Zahlungseingangsbearbeitung über Zahlungsavise

Beschreibung

Ein Zahlungsavis enthält die Detailinformationen zu einer Eingangszahlung, die für die Zuordnung und den Ausgleich der offenen Posten benötigt werden. Im Kopfteil des Avises werden Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und weitere Informationen zur Zahlung vermerkt. In den Avispositionen finden sich die Angaben zu den bezahlten Positionen. Dazu gehören Betragsangaben (Bruttobetrag, Nettobetrag, Skontobetrag), Differenzgründe und Angaben, die zur Identifizierung des offenen Postens dienen (Belegnummer, Referenznummer, Fakturanummer, Referenznummer beim Kunden, ...).

Ein Zahlungsavis kann auf unterschiedliche Arten im SAP-System angelegt werden.

• Ein schriftlich vorliegendes Avis kann manuell erfaßt werden

• Bei der Verarbeitung von Kontoauszügen, Scheckeinreichern oder Lockbox-Daten kann automatisch ein Avis mit den Detailangaben erstellt werden, wenn ein sofortiger Ausgleich von offenen Posten wegen Differenzen nicht möglich ist

• Bei der manuellen Bearbeitung von offenen Posten im Rahmen eines Zahlungseingangs kann der aktuelle Bearbeitungsstand der Posten in Form eines Avises gemerkt werden.
  

Verwendet wird ein Avis für eine automatische Suche und Zuordnung der offenen Posten beim Zahlungsausgleich. Anstelle von Selektionsangaben und anschließender Bearbeitung der offenen Posten ist nur die Angabe der Avisnummer erforderlich. Anhand des Avises werden die auszugleichenden Posten inklusive erforderlicher Differenzbuchungen und Akonto-Buchungen vorgeschlagen.

Zahlungsavise werden durch fest vergebene Avisarten voneinander unterschieden:

• 01 Avis aus Lockboxverfahren

• 02 Avis aus Kontoauszug

• 03 Avis im Rahmen der manuellen Ausgleichsbearbeitung erzeugt

• 04 Manuell erfaßtes Avis

• 05 Avis aus Gutschriftsanzeige (von der Bank)

• 06 Avis vom Debitor (via EDI)
  

Die im folgenden beschriebenen Funktionen finden Sie im Debitorenmenü des Finanzwesens.

1. Zahlungsavis anlegen

Buchung -> Zahlungsavis -> Anlegen. Mit dieser Funktion erfassen Sie ein Zahlungsavis.

Der Schlüssel eines Zahlungsavises besteht aus Buchungskreis, Kontoart, Kontonummer und der Avisnummer.

Die Avisnummer kann extern oder intern vergeben werden. Wird keine Avisnummer angegeben, wird die interne Nummer nach dem Schema aadddddduuuuuubb gebildet. Dabei bedeuten:

• aa Avisart

• dddddd Datum der Erstellung

• uuuuuu Uhrzeit der Erstellung

• bb Anfangsbuchstaben des Benutzernamens,
  

Ein Avis, daß von Mitarbeiter MUELLER am 19.11.1994 um 14:22:12 manuell erfaßt wird würde also den Avisschlüssel 04941119142212MU erhalten.

Im Aviskopf erfassen Sie die positionsunabhängigen Daten wie den regulierten Betrag, die Währung und die Bankangaben.

In der Avisposition erfassen Sie die Daten, die zur Identifikation eines offenen Postens führen sollen. Aus Ihren Angaben wird gemäß einer vorgegebenen Regel ein Selektionsfeld und ein zu selektierender Wert für die Ermittlung der offenen Posten abgeleitet. Mit der Angabe des Bruttobetrags bzw. des Nettobetrags wird ein Abgleich mit dem zugeordneten offenen Posten und eventuell eine Differenzbuchung ermöglicht. Für diesen Fall kann auch ein Schlüssel für den Differenzgrund erfaßt werden.

Die Avisposition erfassen Sie entweder auf Detailbildern oder über frei definierbare Schnellerfassungsmasken analog zur Schnellerfassung von Sachkontopositionen beim Buchen eines Beleges.

Die Navigation zwischen den Detailbildern, der Avisübersicht und den Schnellerfassungsmasken ist analog zu den entsprechenden Funktionen beim Buchen eines Beleges bzw. beim Anzeigen eines Beleges gestaltet. Für die Avisübersicht (Übersicht über alle Avispositionen) können Sie beliebige Zeilenaufbauvarianten definieren.

Avisunterpositionen können bei der manuellen OP-Bearbeitung entstehen, wenn die selektierten offenen Posten mit Differenzgründen, Referenzinformationen und Skontobedingungen als Zahlungsavis gespeichert werden.

Es ist ebenfalls möglich, bei der manuellen Avispflege (Avisnachbearbeitung) Avisunterpositionen zu erfassen. Auf diese Weise können bereits im Avis mehrere (bis zu 8) verschiedene Abzugsbeträge mit jeweiligem Differenzgrund erfaßt werden; diese Informationen werden später bei der Buchung des Zahlungseingangs wieder gelesen und führen zu entsprechenden Differenzbuchungen.

Sie haben die Möglichkeit, auf den Erfassungsbildern die laufenden Summen für die Zahlbeträge und die Abzugsbeträge einzublenden. Diese Kontrollinformation ermöglicht den Abgleich der Summe der Beträge aller Avispositionen gegen den Zahlbetrag im Aviskopf.

2. Zahlungsavis ändern

Buchung -> Zahlungsavis -> Ändern. Mit dieser Funktion ändern Sie ein Avis. Avise, die aus der manuellen OP-Bearbeitung entstanden sind, können auch nur über die manuelle OP-Bearbeitung wieder geändert werden.

Bei der Avisänderung werden keine Änderungsbelege geschrieben.

Alle Felder im Avis sind änderbar (insbesondere auch die Beträge und die Selektionsbedingungen).

3. Zahlungsavis anzeigen

Buchung -> Zahlungsavis -> Anzeigen. Mit dieser Funktion zeigen Sie ein Avis an.

Auf dem Einstiegsbild finden Sie, wie auch beim Ändern eines Avises, eine Suchfunktion, die es ihnen erlaubt, den Avisschlüssel soweit bekannt generisch anzugeben. Das System sucht alle passenden Avise und bietet alle gefundenen Avise in einer Liste an (falls mehr als ein Avis gefunden wird). Selektionskriterien sind die Avisschlüssel sowie die Anlegedaten.

Daneben können Sie mit der Funktion Avisliste Avise selektieren und von der dann angezeigten Liste aus bearbeiten.

Neben den Funktionen der Detailanzeige und der Avisübersicht können Sie über Zusätze -> Verwaltungsdaten sehen, wer wann mit welcher Transaktion dieses Avis angelegt hat.

4. Zahlungsavis löschen

Buchung -> Zahlungsavis -> Löschen. Mit dieser Funktion löschen Sie ein Avis. Im Einstellungsmenü haben Sie zuvor hinterlegt, wieviele Tage ein Avis im System sein muß, bevor es gelöscht werden kann. Diese Festlegung ist abhängig von der Avisart.

Jedes beim Zahlungsausgleich erfolgreich verwendete Zahlungsavis wird anschließend automatisch gelöscht.

5. Zahlungsavise reorganisieren.

Eine Reorganisation von Zahlungsavisen dürfte im Normalfall nicht nötig sein. Sie kann mit dem Programm RFAVIS20 durchgeführt werden. Selektionskriterien sind die Avisschlüssel und die Anlegedaten. Zur Darstellung der Liste wählen Sie zwischen verschiedenen festprogrammierten Varianten. Es werden nur diejenigen Avise selektiert, die aufgrund der pro Avisart festgelegten Mindestverweildauer im System löschbar wären. Wenn der Parameter 'Vorschlagsliste' markiert wird, erscheint zur Kontrolle eine Vorschlagsliste der löschbaren Avise. Aus dieser Liste können dann die zu löschenden Avise markiert und gelöscht werden.

6. Zahlungsavis aus der manuellen OP-Bearbeitung erstellen

Bei der Bearbeitung der offenen Posten können Sie die ausgewählten Posten mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus in Form eines Avises merken. Wählen Sie dazu den Pfad Bearbeiten -> Avis erzeugen. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Schlüssel des Avises eingeben. Alternativ können Sie eine interne Nummer vergeben lassen.

Sollten Sie bei der Selektion der offenen Posten bereits auf ein Avis Bezug genommen haben (mehr dazu im folgenden Abschnitt), gelten folgende Regeln:

• Ist das alte Avis auch schon aus der OP-Bearbeitung erstanden, wird mit dem Merken des neuen Avises das alte Avis gelöscht.

• Ist das alte Avis auf andere Art entstanden, kann kein neues Avis aus der OP-Bearbeitung erzeugt werden.
  
  Das Erzeugen eines neuen Avises würde nämlich das Löschen des alten Avises bewirken. Damit könnten Detailinformationen verlorengehen, die für die Bearbeitung noch benötigt werden, z.B. die Informationen über alle Avispositionen, denen keine offenen Posten zugeordnet werden konnten.

7. Selektion gemäß Avis bei der manuellen Zahlungseingangsbearbeitung

Auf den Selektionsbildern für den Zahlungseingang wurde das Feld Avisnummer aufgenommen. Durch die Angabe des gewünschten Avisschlüssels geben Sie die zu selektierenden offenen Posten vor. Weitere Selektionsangaben oder Angaben zur Bearbeitung der offenen Posten (weitere Konten, Ausgleich nach Alter, automatische Suche, weitere Eingrenzungen) werden bei Angabe einer Avisnummer ignoriert.

Wenn Sie den Avisschlüssel nicht vollständig angeben wollen, können Sie Ihre Eingabe mit dem '*' maskieren. Mehr dazu finden Sie in der Online-Dokumentation zum Eingabefeld.

Die Angabe der Kontonummer ist nicht zwingend erforderlich, beschleunigt aber in der Regel die Bearbeitung.

Zu jeder Avisposition werden die Positionen selektiert, die dem Selektionskriterium genügen. Ist in der Avisposition eine Belegnummer eingetragen, so hat sie Vorrang vor anderweitigen Selektionsangaben. Die auf diese Weise selektierten Positionen werden ergänzt durch alle Positionen mit Rechnungsbezug (rechnungsbezogene Gutschriften, Teilzahlungen), die zu einer bereits selektierten Rechnung gehören.

Werden mit diesem Verfahren mehrere offene Posten zu einer Avisposition gefunden, wird anschließend die Bruttosumme aller zugeordneten Posten mit dem Bruttobetrag der Avisposition verglichen. Falls sich hier eine Differenz ergibt, versucht ein Optimierungsalgorithmus, eine Kombination der zugeordneten Posten zu finden, deren Bruttosumme dem Bruttobetrag der Avisposition möglichst nahe kommt.

Bleibt nach der Optimierung noch eine Differenz zwischen der Avisposition und der Summe der zugeordneten offenen Posten, so werden automatisch Restposten gebildet. Existieren Avisunterpositionen, die die Differenz erklären, so werden deren Beträge zusammen mit den angegebenen Differenzgründen und Referenzinformationen übernommen. Verbleibt anschließend noch eine weitere Differenz, wird diese mit dem Differenzgrund aus der Avisposition versehen.

Für den Fall, daß keine Avisunterpositionen zur Erklärung der Differenz existieren und auch kein Differenzgrund in der Avisposition angegeben ist, erfolgt eine automatische Aufteilung der Gesamtdifferenz. Dabei können bis zu drei Restposten entstehen, je einer für

• eine Differenz bei den Bruttobeträgen

• eine Differenz bei den Skontobeträgen

• sonstige Differenzen
  

Sonstige Differenzen treten dann auf, wenn sich in der Avisposition der Nettobetrag nicht aus der Differenz Bruttobetrag - Skonto ergibt.

Die Differenzbuchungen aufgrund unterschiedlicher Bruttobeträge oder unterschiedlicher Skontobeträge können mit einem eigenen Differenzengrund versehen werden. Die Differenzgründe werden im Customizing eingestellt.

Die Differenzbuchungen werden als Restposten zu dem betragsgrößten offenen Posten erzeugt, der der Avisposition zugeordnet wurde.

Falls mehrere Differenzbuchungen zu einer Avisposition den gleichen Differenzgrund aufweisen, werden sie zusammengefaßt.

Kann einer Avisposition kein offener Posten zugeordnet werden, wird automatisch eine Akontobuchung zu dieser Position erstellt. Im Positionstext wird die Selektionsangabe aus der Avisposition vermerkt, um eine spätere Zuordnung dieser Zahlung zu erleichtern. Der Gesamtbetrag dieser Akonto-Buchungen wird bei der Bearbeitung der offenen Posten im Feld Akonto aus Avis angezeigt.

Sollen diese Buchungen nicht erstellt werden, zum Beispiel weil die Differenz manuell zugeordnet oder in Summe gebucht werden soll, können Sie über Bearbeiten -> Akonto aus Avis -> inaktiv die Erzeugung der Buchungen unterdrücken. Mit Bearbeiten -> Akonto aus Avis -> aktiv machen Sie Ihre Entscheidung wieder rückgängig. Anstelle dieser beiden Funktionen können Sie auch den Doppelklick auf dem Feld Akonto aus Avis verwenden.

Beim Buchen eines Ausgleichsvorgangs wird das zugrundeliegende Avis automatisch gelöscht, sofern mindestens ein offener Posten aktiv ist, der einer Avisposition zugeordnet ist.

8. Berechtigungskonzept

Für die Avisverwaltung (Erfassen, Ändern, Anzeigen und Löschen) gibt es zwei neue Berechtigungsobjekte:

• F_AVIK_BUK: Zahlungsavise: Berechtigung für Buchungskreis

• F_AVIK_AVA: Zahlungsavise: Berechtigung für Avisarten

Einfluß auf den Datenbestand im Fehlerfall

Soft-/Hardwarevoraussetzungen

Besonderheiten bei der Installation

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

1. Festlegung der Mindestverweildauer von Avisen im System

Diese Festlegung ist abhängig von der Avisart. Avisarten definieren Sie über den Einführungsleitfaden Buchhaltung im Arbeitsschritt "Avisarten definieren"

1. Definition von Zeilenaufbauvarianten für die Avisübersicht

Wählen Sie im Einführungsleitfaden des Finanzwesens unter "Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung den Arbeitsschritt "Avisübersicht: Zeilenaufbau definieren".

1. Definition von Vorschlagswerten für die Zeilenaufbauvarianten in der Avisübersicht

Wählen Sie im Einführungsleitfaden des Finanzwesens unter "Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung" den Arbeitsschritt "Avisübersicht: Standard-Zeilenaufbau auswählen.

1. Definition von Schnellerfassungsmasken für die Schnellerfassung von Avispositionen.

Wählen Sie im Einführungsleitfaden des Finanzwesens unter "Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung" den Arbeitsschritt Schnellerfassung von Avisen: Erfassungsmasken.

1. Definition von möglichen Selektionsfeldern für Avispositionen.

Wählen Sie im Einführungsleitfaden des Finanzwesens unter "Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung" den Arbeitsschritt "Avis: Selektionsfelder auswählen".

Sie führen das Customizing der Bearbeitungs- und Anzeigeformen von Avisen im Einführungsleitfaden der Debitoren- Kreditorenbuchhaltung durch. Wählen Sie hierzu die relevanten Arbeitsschritte zum Arbeitsgebiet "Zahlungsavise (eingehend).

1. Benutzerspezifische Festlegung, ob Zahlungsaviserfassung mit laufenden Summen gewünscht ist

Bei der Pflege der Benutzerparameter Werkzeuge -> Administration -> Benutzerpflege -> Benutzer und dort den Parameter AVA mit dem Wert 'X' versehen. ('X' = Laufende Summen sind erwünscht.)

1. Sie definieren feste Differenzgründe für Differenzbuchungen aufgrund unterschiedlicher Bruttobeträge oder unterschiedlicher Nettobeträge beim Ausgleichen gemäß Avis im Einführungsleitfaden des Finanzwesens über den Arbeitsschritt "Differenzgründe für Ausgleichsvorgänge hinterlegen".

Auswirkungen auf Batch-Input

Änderungen an der Oberfläche

Änderungen in der Vorgehensweise

Aktionen zum Beheben von Fehlern am Datenbestand

Abhängige Funktionen

Planungen

Weitere Hinweise

General Data in Customer Master   CPI1466 during Backup  
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