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Zahlungsfreigabe ( RELNFI_30C_ZAHLUNGSFREIG )

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Kurztext

Zahlungsfreigabe

Beschreibung

Buchhaltungsbelegzeilen können zum Zahlen gesperrt werden und durchlaufen eine Zahlungsfreigabe. Nachdem die Zahlungsfreigabe erfolgt ist, wird die Zahlsperre im Hintergrund zurückgenommen, und die Belegzeile kann gezahlt werden.

Zahlungsfreigabe

Eine Zahlungsfreigabe unter Nutzung der neuen Komponenten der Workflowbasis wird zur Verfügung gestellt. Ob überhaupt eine Zahlungsfreigabe erfolgen soll, wird im Customizing festgelegt, indem Workflowvarianten definiert werden. Pro Workflowvariante kann festgelegt werden, ab welchem Betrag eine Zahlungsfreigabe erfolgen soll. Diesen Workflowvarianten können Buchungskreise zugeordnet werden. Ist ein Buchungskreis keiner Workflowvariante zugeordnet, wird keine Freigabe durchgeführt. Dasselbe gilt, wenn die Belegart nicht als relevant für die Zahlungsfreigabe definiert ist. Zudem muß eine Zahlsperre definiert werden, die nicht über Änderungstransaktionen zurücknehmbar ist, da andernfalls die Zahlungsfreigabe umgangen werden könnte, indem die Zahlsperre manuell zurückgenommen wird. Für die Freigabe werden Workflowmuster ausgeliefert, die i.d.R. für die Zahlungsfreigabe ausreichen sollten. Ist eine Belegzeile freizugeben, so wird eine Zahlsperre automatisch gesetzt. Es erscheint ein Eintrag im Eingangskorb und der Freigabeberechtigte kann die Belegzeile freigeben oder ablehnen.

Die Zahlungsfreigabe wird beim Buchen angestoßen. Es kann zwischen einstufiger, zweistufiger und dreistufiger Freigabe unterschieden werden, indem ein Subworkflow im Customizing zugewiesen wird. Wird kein Subworkflow zugewiesen, wird der Subworkflow für die einstufige Freigabe herangezogen. Die Freigabe kann somit von einer Person, von zwei oder drei Personen durchgeführt werden, d.h. das Vieraugen- oder Sechsaugenprinzip wird unterstützt. Welches Freigabeverfahren gewählt wird, kann in Abhängigkeit von Workflowvariante, Belegart und Betrag im Customizing eingestellt werden. Die Freigabeberechtigten werden ebenfalls im Customizing zugewiesen. Zu diesem Zweck können Freigabegruppen angelegt werden, die wiederum in die Stammsätze der Kreditoren und Debitoren eingetragen werden können. In Abhängigkeit von diesen Kriterien und der Freigabestufe können unterschiedliche Freigabeberechtigte in Form von OrgObjekten (Stelle, Planstelle, Organisationeinheit) im Customizing zugewiesen werden. Werden keine Kriterien definiert (z.B. Freigabegruppe), so wird der Initialwert dieser Kriterien zur Laufzeit herangezogen. Wenn z.B. die Freigabegruppe nicht ermittelt werden konnte, so werden mit Freigabegruppe Null die Freigabeverfahren und die Freigabeberechtigten bestimmt. Die Minimalausprägung wäre, daß lediglich die Zahlungsfreigabe aktiviert ist, die relevante Belegart definiert ist und eine Zeile für die Freigabeberechtigten mit der Workflowvariante, initialem Freigabeweg, initialer Stufe und maximalem Betrag angelegt ist. Freigabeberechtigte können pro Freigabeschritt über Userexits ermittelt und zugewiesen werden. Konnte kein Freigabeberechtigter zur Laufzeit ermittelt werden, so erhalten alle Personen, die der Aufgabe "Zahlungsfreigabe" zugeordnet sind, ein Mail in ihrem Eingangskorb.

Sind alle Freigaben erfolgt, wird die Zahlsperre im Hintergrund zurückgenommen. Wird eine Belegzeile abgelehnt, wird diese an den Erfasser zwecks Änderung weitergeleitet. Nach Änderung des Beleges erfolgt dann die Zahlungsfreigabe von neuem. Wenn bei Änderungen der Belegzeile Aktionen durchgeführt werden sollen, so sind diese innerhalb der Komponente der Workflowbasis zu definieren. Das Ereignis CHANGED ist im ausgelieferten Workflowmuster bereits vordefiniert. Wird dieses Ereignis ausgelöst, so wird so verfahren, als wäre die Belegzeile abgelehnt worden, es wird aber nicht an den Erfasser zwecks Änderung weitergeleitet.

Wird eine Belegzeile ausgeglichen, bevor sie freigegeben wurde, wird die Zahlungsfreigabe beendet.

Einfluß auf den Datenbestand im Fehlerfall

Soft-/Hardwarevoraussetzungen

Besonderheiten bei der Installation

Auswirkungen auf die Systemverwaltung

Auswirkungen auf das Customizing

Einstellungen im FI

Wenn Belegzeilen zur Zahlung freigegeben werden sollen, so definieren Sie Workflowvarianten, Freigabegruppen, Freigabewege, die relevanten Belegarten und ordnen die jeweiligen Freigabeverfahren (Workflow-Muster) zu, siehe dazu auch Workflow-Muster für die Zahlungsfreigabe im folgenden. Die Workflowvarianten, Freigabegruppen und Freigabewege sind identisch mit denen der Belegvorerfassung.

Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unter dem Stichwort "Zahlungsfreigabe".

Darüber hinaus definieren Sie eine Zahlsperre, die im Beleg nicht änderbar ist.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden "Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung" in der Dokumentation zum Arbeitsschritt "Zahlungssperrgründe definieren".

Workflow-Muster für die Zahlungsfreigabe

Für die Zahlungsfreigabe werden mehrere Workflow-Muster ausgeliefert, zum einen ist dies ein Workflow-Rahmen (WS00400012), zum anderen drei Subworkflows. Welches Subworkflow-Muster zur Laufzeit vom Workflow-Rahmen benutzt werden soll, kann über das Customizing des Finanzwesens eingestellt werden. Sie können dort auch selbstdefinierte Subworkflows eintragen. Diese müssen allerdings dieselben Daten vom Workflow-Rahmen empfangen und weitergeben wie die Workflow-Muster.

Mit Hilfe der ausgelieferten Subworkflows (WS00400011, WS00400021 WS00400022) kann eine einstufige, zweistufige oder dreistufige Zahlungsfreigabe erfolgen. Sind mehr als drei Freigabestufen erforderlich, können die Workflow-Muster kopiert und erweitert werden und im Customizing des Finanzwesens diese erweiterte Workflowdefinition eingetragen werden.

Damit die Workflow-Muster im jeweiligen Mandanten benutzt werden können, müssen diese mit den Werkzeugen der Workbench des Workflows kopiert werden.

Sie führen diese Funktion im Menü "SAP Business Workflow (Entwicklung)" durch. Wählen Sie hier den Pfad Hilfsmittel -> Weitere Werkzeuge -> Aufgabe importieren.

Ereigniskopplung für das Ereignis CREATED

Wenn eine Zahlungsfreigabe erforderlich ist, wird beim Buchen eines Beleges das Ereignis CREATED ausgelöst.

In der Workbench des Workflows müssen Sie im Workflow-Rahmen die Ereigniskopplung für dieses Ereignis eintragen. Was Sie eintragen, ist in der folgenden Übersicht dargestellt:

Objekttyp BSEG

Ereignis CREATED

Verbrauchertyp WS00400012

Verbraucher FB SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT

Check Funktion

Verbrauchertyp FB

Pglobal X

enabled X

Sie führen diese Funktion im Menü "SAP Business Workflow (Entwicklung)" durch. Wählen Sie hier den Pfad Hilfsmittel -> Weitere Werkzeuge -> Ereigniskopplung.

Standardaufgaben für die Zahlungsfreigabe

Es werden zwei Standardaufgaben ausgeliefert, die aus der Mailbox des Workflows angesteuert und in den Workflow-Mustern verwendet werden:

- Zahlungsfreigabe (Belegzeile)

- Ändern (Belegzeile).

Diesen Standardaufgaben müssen OrgObjekte (Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen) zugeordnet werden. Diese OrgObjekte können entweder im PD angelegt werden, über die Workbench des Workflows oder aus dem Customizing der Finanzbuchhaltung (Freigabeberechtigte) - siehe dazu bitte Belegvorerfassung und -freigabe, Workflow-Einstellungen.

Im Customzing der Finanzbuchhaltung können Sie der Workflowvariante, dem Freigabeweg, der Freigabestufe und dem Betrag OrgObjekte zuordnen, die Belegzeilen abhängig von diesen Kriterien freigeben sollen.

Die für die Zahlungsfreigabe im Customizing der Finanzbuchhaltung hinterlegten OrgObjekte werden im Hintergrund automatisch der Standardaufgabe Zahlungsfreigabe (TS00407862) zugeordnet.

Die OrgObjekte für die Änderung von Belegzeilen nach Änderung einer Belegzeile oder Ablehnung sind im PD oder über die Workbench des Workflows der Standardaufgabe "Ändern Belegzeile" (TS00407864) explizit zuzuordnen.

Sie führen diese Funktion im Menü "SAP Business Workflow (Entwicklung)" durch. Wählen Sie hier den Pfad Definitionswerkzeuge -> Aufgaben.

Änderung von Belegzeilen

In den obenaufgeführten Workflow-Mustern ist bereits ein Ereignis vordefiniert (CHANGED), auf das wie beim Ablehnen reagiert wird. Dieses Ereignis kann über Änderungsbelege ausgelöst werden. Die dazugehörige Definition muß über die Workbench des Workflows erfolgen.

Sie führen diese Funktion im Menü "SAP Business Workflow (Entwicklung)" durch. Wählen Sie hier den Pfad Hilfsmittel -> Weitere Werkzeuge -> Ereigniskopplung.

Auswirkungen auf Batch-Input

Änderungen an der Oberfläche

Änderungen in der Vorgehensweise

Aktionen zum Beheben von Fehlern am Datenbestand

Abhängige Funktionen

Planungen

Weitere Hinweise

General Material Data   RFUMSV00 - Advance Return for Tax on Sales/Purchases  
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Length: 10674 Date: 20240523 Time: 155132     sap01-206 ( 242 ms )