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Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Kurztext

Address- und Kommunikationsdaten des Studenten (geändert und erweitert)

Verwendung

Bis Rel. CM 4.63 wurden für Studenten die Adressdaten (Postalische Adresse, Telefon- und Faxnummer) im Infotyp Adresse (1028) und die email-Adresse im Infotyp Mail-Adresse (1032) abgelegt und in den Geschäftspartnerstammsatz dupliziert.

Ab dem Release CM 4.64 werden die Adressdaten ausschliesslich beim Geschäftspartner und damit in der zentralen Adressverwaltung des SAP-Systems gehalten. Die Infotypen 1028 und 1032 werden für Studenten nicht mehr verwendet. Es steht nun für den Studenten die volle Funktionalität der Adressverwaltung für Geschäftspartner zur Verfügung:

• Ablage einer unbegrenzten Anzahl von Adressen

• Ausreichende Anzahl und Länge der Adressfelder

• Ablage von mehreren Telefonnummern, Faxnummern und email-Adressen zu einer Adresse

• Einheitliches Adressformat für Studenten und Bezugspersonen

• Verbesserte Adressprüfung und -eingabehilfe bei Verwendung der Regionalstruktur

• Zuordnung von mehreren Adressarten zu einer Adresse

• Pflege der Adressdaten innerhalb der Geschäftspartner-Pflegetransaktion

• Festlegung eines benutzerspezifischen Adressformats über den Benutzerparameter ADDRESS_SCREEN.

Es bestehen die folgenden Einschränkungen:

• Die Pflege einer Email-Adresse ohne die Pflege des Landes einer postalischen Adresse ist nicht möglich. (Diese Einschränkung besteht nur für Rel. CM 4.64 und wird mit dem nächsten Release durch die Einführung von adressunabhängigen Kommunikationsdaten aufgehoben.)

• Eine rückwirkende Änderung von Adressdaten ist nicht mehr möglich.

• Eine Änderung von Adressdaten für ein zukünftiges Datum wird nur innerhalb des Pflegedialogs unterstützt. Mit den BAPIs zur Pflege der Adressdaten kann ausschliesslich auf die aktuellen Adressdaten zugegriffen werden.

Auswirkungen auf das Customizing

Während bis Rel. 4.63 zu jedem Adresssubtyp eine Adresse abgelegt werden konnte, können nun beliebig viele Adressen abgelegt werden, von denen genau eine als Standardadresse gekennzeichnet und jeder Adresse mehrere Adressarten im Rahmen der Adressverwendungen zugewiesen werden können.

Sie müssen nun ggfs. weitere Adressarten definieren, die Sie für Studenten verwenden wollen, sofern dies nicht bereits in einem frühreren Release erfolgt ist. Da die Zuordnung von Adressarten zu Adressen einen anderen Ansatz darstellt, wird es nicht immer notwendig sein, für alle verwendeten Adresssubtypen auch eine Adressart anzulegen.

Adressverwendungen können Sie im Einführungsleitfaden im Abschnitt Adressarten definieren einrichten.

Sofern in Ihrem System Adressdaten für Studenten existieren, müssen Sie die Tabelle T7PIQADRKIND vor dem Start des Umsetzreports pflegen oder überprüfen. Eine detaillierte Anleitung zum empfohlenen Vorgehen finden Sie am Ende dieser Release-Information.

Änderungen an der Oberfläche

Deaktivierung der Pflegedialoge für die Infotypen 1028 und 1032

Ab Rel. CM 4.64 ist eine Pflege der Infotypen 1028 und 1032 für Studenten sowohl über die Pflege der Studentenstammdaten (PIQSTM) als auch über die Transaktion PP01 nicht mehr möglich.

Die Registerkarte zur Anzeige dieser Infotypen (PIQADDRM bzw. PIQADDRN) wurde innerhalb der SAP-Standardauslieferung deaktiviert.

Zur Anzeige von existierenden Sätzen im Rahmen der Umsetzung können Sie entweder die Transaktion PP01 verwenden oder Sie aktivieren eine der Registerkarten PIQADDRM oder PIQADDRN im Customizing wie im Abschnitt Anzeige und Reihenfolge der Registerkarten ändern beschrieben für die Dauer der Umsetzungsphase. Allerdings sollten Sie diese vor dem Start des Produktivbetriebes wieder aus der Anzeige entfernen, da die Daten nicht aktualisiert werden und damit veraltete Adressdaten angezeigt werden.

Aktivierung der neuen Pflegedialoge

Ab Rel. CM 4.64 stehen zwei neue Registerkarten zur Pflege der Adressdaten innerhalb der Studentenstammdaten zur Verfügung:

• PIQBPADD: Direkte Pflege der Standardadresse

• PIQBPADO: Adressübersicht (mit Navigation zur Pflege der Adressverwendungen)

Die beiden Registerkarten sind in der Standardauslieferung aktiviert und damit direkt nach dem Upgrade in der Stammdatenpflege sichtbar. Anpassungen können Sie im Abschnitt Anzeige und Reihenfolge der Registerkarten ändern vornehmen.

Um Datenverlust durch Überschreiben von neuen durch alte Adressdaten im Rahmen der Umsetzung zu vermeiden, wird die Adresspflege für Studenten durch das System blockiert, solange die Umsetzung der Adressdaten noch nicht abgeschlossen ist.

Auswirkungen auf den Datenbestand

Bestehende Adressdaten des Studenten müssen mit dem Programm RHIQU464_STUDENTADDRESS (Umsetzung der Adressdaten des Studenten Rel. 4.63 -> Rel. 4.64) umgesetzt werden. Dieses Programm muß in jedem Mandanten gestartet werden, in dem Studentendaten existieren. Die erfolgreiche Umsetzung der Adressdaten wird durch das Setzen eines Status in einer Systemtabelle festgehalten. Die Pflege von Adressdaten für Studentenstammsätze wird durch das System blockiert, solange die Umsetzung der aktuell gültigen Adressdaten nicht abgeschlossen ist.

Es wird keine automatische Umsetzung für zukünftige Adressänderungen, also für Sätze der Infotypen 1028 und 1032 mit einem in der Zukunft liegenden Beginndatum, durchgeführt. (Dieses Vorgehen wurde mit den Pilotkunden des Produktes Campus Management abgestimmt.) Allerdings kann mit dem Umsetzprogramm eine Liste aller zukünftigen Addressänderungen erstellt werden, die als Ausgangsbasis für eine manuelle Aktualisierung der betroffenen Adressen verwendet werden kann.

Eine detaillierte Anleitung zum empfohlenen Vorgehen finden Sie am Ende dieser Release-Information.

Auswirkungen auf die Datenübernahme

Bestehende Programme zur Übernahme von Adressdaten für Studenten müssen angepaßt werden. Details zu den geänderten und neuen Funktionsbausteinen entnehmen Sie bitte der Release-Information BAPIs und RFCs für Studentenstammdaten.

Sie können feststellen, ob Anpassungsbedarf besteht, indem Sie einen Verwendungsnachweis für die Funktionsbausteine BAPI_STUDENT_CREATEFROMDATA2, BAPI_STUDENT_GETDETAIL2 und BAPI_STUDENT_CHANGE2 durchführen. Sofern einer dieser Funktionsbausteine innerhalb von kundeneigenen Programmen aufgerufen wird und dabei einer der Parameter STUDENTEMAIL oder STUDENTADDRESS verwendet wird, ist eine Anpassung notwendig.

Zulassungsantrag (Internet Service Request)

Infolge der Adressumstellung entsteht auch ein geringer Anpassungsaufwand für den Zulassungsantrag über den Internet Service Request.

Damit die Anträge, die über das Szenario gestellt wurden, das die alten Strukturen für die Adresse benutzt, weiterhin angezeigt und auch bearbeitet werden können, sollten Sie ein neues Szenario definieren, das folgende Änderungen enthalten muss:

• Als Merkmale sollten Sie statt der Strukturen piqapp_address und piqapp_email die neuen Strukturen für die zentrale Adressverwaltung piqapp_addresszav, piqapp_adtel, piqapp_adfax, piqapp_adpag, piqapp_adsmtp und piqapp_addressusage verwenden.

• Sie müssen Ihr HTML-Formular an die neuen Strukturen anpassen.

• Für die Aktivität Student anlegen müssen Sie statt des Funktionsbausteins HRIQ_ISR_STUDENT_CREATE den Funktionsbaustein HRIQ_ISR_STUDENT_CREATE_CAM verwenden.

• Falls Sie den Funktionsbaustein HRIQ_ISR_WFCONTFILL_AFTER_SAVE verwenden, müssen Sie ihn durch den Funktionsbaustein HRIQ_ISR_WFCFIL_AFTER_SAVE_CAM ersetzen.

Damit Sie das neue Szenario nicht sofort nach Releasewechsel definieren müssen und damit Sie Anträge, die noch mit dem alten Szenario gestellt wurden, weiter anzeigen und bearbeiten können, wurden die mit Release 4.63 ausgelieferten Funktionsbausteine so angepasst, dass die Daten von den alten Strukturen in die neuen Strukturen der zentralen Adressverwaltung übertragen werden und dann mit ihnen weitergearbeitet wird. Im neuen Szenario müssen Sie dann aber die neuen Funktionsbausteine (siehe oben) verwenden.

Es ist unbedingt zu empfehlen, dass Sie sich für die Umstellung auf die zentrale Adressverwaltung ein neues Szenario definieren und dass Sie Ihr altes Szenario weiterhin bestehen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass Sie Anträge, die mit dem alten Szenario gestellt wurden, weiterhin richtig anzeigen und bearbeiten können.

Vorgehen zur Umsetzung der Adressdaten

Beim Aufruf des Selektionsbildes des Umsetzreports RHIQU464_STUDENTADDRESS wird Ihnen im ersten Rahmen des Selektionsbildes angezeigt, ob die Umsetzung bereits durchgeführt wurde oder noch aussteht.

Vorbereitung der Umsetzung

1. Machen Sie sich mit dem Konzept der Adressarten und Adressverwendungen vertraut. Definieren Sie die Adressarten, die für Studenten verwendet werden sollen und richten Sie diese im System ein (Adressarten definieren). In der Regel werden Sie die Adressarten bereits in Rel. 4.63 für die Duplikation der Adressdaten eingerichtet haben, aber dies war zu Rel. 4.63 nur optional. Deshalb sollten Sie die Einstellungen im Rahmen des Uprades unbedingt überprüfen.
2. Bei der Umsetzung der Adressdaten des Studenten wird für jede existierende Adresse eine Geschäftspartneradresse angelegt (sofern diese noch nicht vorhanden ist).

Zusätzlich muss, sofern mehrere Adressen gepflegt sind, eine Adresse als Standardadresse ausgezeichnet werden. Desweiteren kann im Rahmen der Umsetzung jeder Adresse eine Adressart zugeordnet werden. Die Zuordnung von Adressarten ist nicht zwingend erforderlich.

1. Identifizieren Sie alle Adressubtypen, die für Studenten verwendet werden.
2. Legen Sie fest, welche der Adresssubtypen bei der Umsetzung als Standardadresse des Studenten markiert werden soll, sofern mehrere Adressen existieren.
3. Legen Sie fest, ob für eine zu einem Adresssubtyp gepflegte Adresse eine Adressverwendung angelegt werden soll. Ist dies der Fall, so müssen Sie die Adressart festlegen.

Pflegen bzw. überprüfen Sie die Einträge in Tabelle T7PIQADRKIND. (Aufruf der Tabellenpflege):

• Nehmen Sie für jeden verwendeten Adressubtyp, auch für den Subtyp ' ' (Erstadresse) einen Tabelleneintrag vor.

• Sofern zu der Adresse eines Adresssubtyps eine Adressverwendung angelegt werden soll, tragen Sie die gewünschte Adressart im Feld 'Adressart' ein. Falls keine Adressverwendung im Rahmen der Umsetzung angelegt werden soll, lassen Sie dieses Feld leer.

• Markieren Sie einen Adresssubtyp als Standardadresse. (In der Regel wird dies der Adresssubtyp ' ' (Erstadresse) sein.,,

• Sichern Sie Ihre Einträge.

1. Überprüfen Sie nun die Konsistenz des Customizings. Rufen Sie hierzu das Selektionsbild des Umsetzreports RHIQU464_STUDENTADDRESS auf und rufen Sie die Funktion 'Prüfen Customizing' auf. (Die Schaltfläche befindet sich am unteren Ende des Selektionsbildes.) Ergänzen Sie die Einträge in Tabelle T7PIQADRKIND bis die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wird.
2. Lesen Sie die Dokumentation des Umsetzreports .
3. Starten Sie den Umsetzreport für einen oder mehrere Studenten, für die Adressdaten gepflegt sind, als Simulation. (Tip: Die Objekt-ID eines Studenten können Sie in der Studentenakte über die Funktion Hilfsmittel -> Technische Information anzeigen.)
1. Überprüfen Sie das Fehlerprotokoll und analysieren sie alle Abbruch- und Fehlermeldungen. Die Warnmeldungen geben Ihnen weitere Hinweise, zum Beispiel wenn eine Telefonnummer nicht in Vorwahl und Teilnehmernummer aufgelöst werden konnte.
2. Überprüfen Sie mit Hilfe der interaktiven Ausgabeliste, ob die Liste der angezeigten Adressen korrekt ist, d.h. ob alle zum Systemdatum existierenden Adressen, die noch nicht im Geschäftspartnerstammsatz, also nicht in der Adressübersicht in den Studentenstammdaten enthalten sind, angezeigt werden.
3. Sofern in Ihrem System Adressdaten mit einem in der Zukunft liegenden Beginndatum enthalten sind, sollten Sie den Umsetzreport auch für einen dieser Studenten starten und die Ausgabe prüfen.

Test des Umsetzreports

1. Starten Sie den Umsetzreport nun im Simulationsmodus für alle Studenten im Hintergrund. Sie können hierfür die Systemvariante SAP&SIMUL_ALL verwenden.

• Überprüfen Sie das Fehlerprotokoll des Umsetzreports.

• Überprüfen Sie die Ausgabeliste des Umsetzreports auf fehlgeschlagene Sätze.

• Die Ergebnisstatistik gibt Ihnen Auskunft über die Anzahl der umzusetzenden Adressen, der fehlerhaften Adressen und der zukünftigen Adressänderungen, die manuell übernommen werden müssen.

Sobald alle Fehler behoben sind, können Sie die Umsetzung starten

Umsetzung der aktuell gültigen Adressdaten

Starten Sie den Umsetzreport für alle Studenten im Hintergrund mit der Option 'nur Daten für heute bearbeiten'. Sie können hierfür die Systemvariante SAP&CONVTODAY verwenden.

Für den Start des Umsetzreports ist eine besondere Berechtigung erforderlich (siehe Dokumentation des Umsetzreports). Desweiteren werden alle Geschäftspartner gesperrt. Sie müssen daher sicherstellen, daß zum Zeitpunkt der Umsetzung kein User Geschäftspartnerstammsätze pflegt.

Sofern die Umsetzung für alle Studenten erfolgreich abgeschlossen wird, wird dies vom System protokolliert. Wurde die Umsetzung nicht erfolgreich beendet, so überprüfen Sie die Adressen der fehlgeschlagenen Studenten und starten die Umsetzung erneut.

Sofern weiterhin Adressen bestehen, die von dem Report nicht als Geschäftspartnersätze angelegt werden können, und sie sich dafür entscheiden, diese Adressen entweder zu ignorieren oder manuell zum Geschäftspartnerstammsatz zu übertragen, könnnen Sie die Umsetzung beenden, indem Sie den Report erneut starten, diesmal allerdings mit aktiviertem Parameter 'Setze Status auf abgeschlossen'.

Liste der zukünftigen Adressänderungen erzeugen

Sofern zukünftige Adressänderungen bestehen, müssen Sie diese Änderungen manuell übernehmen. Sie sollten sich durch den Start des Umsetzreports mit der Systemvariante SAP&LISTFUTURE eine Liste der zukünftigen Adressdaten erzeugen.

Abschluss der Adressumsetzung

Sobald die Adressumsetzung erfolgreich abgeschlossen ist und in der Systemtabelle als abgeschlossen gekennzeichnet ist, ist eine Pflege der Adressdaten für Studenten möglich.

Sie sollten nun die zukünftigen Adressänderungen aus der zuvor erzeugten Liste manuell in die Stammdaten übernehmen. Wählen Sie hierzu den Studenten in der Transaktion ' Studentenstammdaten pflegen' durch Eingabe der Matrikelnummer aus, setzen Sie den Stichtag auf das Datum der Adressänderung, geben die zu diesem Sichtag gültigen Adressdaten ein und sichern die Daten.

Sofern in den Stammdaten die Registerkarte zur Anzeige der Adressdaten in den Infotypen 1028 und 1032 noch aktiviert ist, können Sie diese nun wieder deaktivieren.

BAL Application Log Documentation   ABAP Short Reference  
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Length: 18633 Date: 20240523 Time: 231231     sap01-206 ( 301 ms )