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Kurztext
Archivierung im IS-U
Beschreibung
Im IS-U können Sie nun die Archivierung von Abrechnungsbelegen, Rechnungsdruckbelegen und Abschlagsplänen durchführen:
- Sie können durch die Archivierung jederzeit Ihre Datenbank entlasten, indem Sie Belege, die nicht mehr online benötigt werden, archivieren. Diese Belege werden aus der Datenbank gelöscht und in Archivdateien geschrieben.
- Sie können sich archivierte Belege jederzeit über die jeweiligen IS-U Standardtransaktionen anzeigen lassen.
- Sie können Archive zurückladen. Dies gilt allerdings nur für komplette Archive (keine Einzelbelege) und sollte daher auch nur im Notfall durchgeführt werden. Belege, die Sie im operativen Geschäft noch benötigen (z.B. Storno), sollten daher noch nicht archiviert werden.
- IS-U Standardtransaktionen, durch die Belege storniert oder anderweitig verändert werden können, berücksichtigen jeweils den aktuellen Archivierungsstatus eines Belegs und können daher u.U. nicht mehr ausgeführt werden.
Technische Informationen zur Archivierung
Die Archivierung (ebenso das Löschen) aller genannten Belege erfolgt mit den SAP-Standardtools
zur Archivierung, dem Archive Development Kit. Die Standardtransaktionen zur Definition der Archivierungsobjekte sowie zum Starten der Archivierung sind AOBJ und SARA.
Abrechnungsbelege:
- Zur Archivierung der Abrechnungsbelege wurde das Archivierungsobjekt ISU_BILL angelegt.
- Archiviert und gelöscht werden Daten aus den Tabellen: ERCH, ERCHC, ERCHO, DBERCHZ, DBERCHR und DBERCHU.
- Im IS-U Menü finden Sie die Archivierung von Abrechnungsbelegen unter Werkzeuge -> Datenarchivierung -> AbrBeleg archivieren. Sie gelangen dann direkt in die Transaktion SARA mit dem zugehörigen Archivierungsobjekt ISU_BILL und den folgenden Reports (detaillierte Informationen zu den einzelnen Reports entnehmen Sie bitte den jeweiligen Report-Dokumentationen):
- Analyse der Abrechnungsbelege (z.B. Verweildauer des Beleges in der Datenbank abgelaufen) im Hinblick auf eine mögliche Archivierung und Kennzeichnung der Belege, die archiviert werden können
- Schreiben der zur Archivierung vorgemerkten Belege in eine Archivdatei
- Löschen der in die Archivdatei geschriebenen Belege aus den entsprechenden Datenbanktabellen
-
Rückladen eines Archivs
Rechnungsdruckbelege
-
Zur Archivierung der Rechnungsdruckbelege wurden zwei Archivierungsobjekte angelegt; für die
Belegköpfe ISU_PRDOCH und für die Belegzeilen ISU_PRODCL. Diese Aufteilung bietet Ihnen
den Vorteil, die Belegzeilen, die ein sehr großes Datenvolumen verursachen, bereits nach einer
relativ kurzen Verweildauer zu archivieren. Die Belegköpfe, deren Datenvolumen deutlich geringer
ausfällt, können dagegen über einen längeren Zeitraum in der Datenbank gehalten
werden. Dadurch stehen Ihnen bestimmte Funktionalitäten, wie beispielsweise Storno eines einzelnen Rechnungsdruckbeleges, weiter zur Verfügung.
- Rechnungsdruckbelegzeilen
- Die Archivierung der Belegzeilen steht immer an erster Stelle der Archivierung von Rechnungsdruckbelegen. Erst danach besteht die Möglichkeit auch die zugehörigen Belegköpfe zu archivieren.
- Archiviert und gelöscht werden Daten aus der Tabelle: DBERDZ.
- Im IS-U Menü finden Sie die Archivierung von Rechnungsdruckbelegzeilen unter Werkzeuge -> Datenarchivierung -> Druckblgzeilen arch.. Sie gelangen dann direkt in die Transaktion SARA mit dem zugehörigen Archivierungsobjekt ISU_PRDOCL und den folgenden Reports (detaillierte Informationen zu den einzelnen Reports entnehmen Sie bitte den jeweiligen Report-Dokumentationen):
- Analyse der Druckbelege (z.B. Verweildauer des Beleges in der Datenbank abgelaufen, Beleg bereits gedruckt, ...) im Hinblick auf eine mögliche Archivierung und Kennzeichnung der Zeilen, die archiviert werden können
- Schreiben der zur Archivierung vorgemerkten Belegzeilen in eine Archivdatei
- Löschen der in die Archivdatei geschriebenen Belegzeilen aus der Datenbanktabelle
-
Rückladen eines Archivs
- Rechnungsdruckbelegköpfe
- Vor der Archivierung der Kopfdaten eines Rechnungsdruckbelegs müssen zunächst immer erst die zugehörigen Zeilen archiviert werden.
- Archiviert und gelöscht werden Daten aus den Tabellen: ERDK, ERDO, ERDB, DBERDU und DBERDR.
- Im IS-U Menü finden Sie die Archivierung von Rechnungsdruckbelegköpfen unter Werkzeuge -> Datenarchivierung -> DruckblgKopf archiv.. Sie gelangen dann direkt in die Transaktion SARA mit dem zugehörigen Archivierungsobjekt ISU_PRDOCH und den folgenden Reports (detaillierte Informationen zu den einzelnen Reports entnehmen Sie bitte den jeweiligen Report-Dokumentationen):
- Analyse der Druckbelege (z.B. Verweildauer des Beleges in der Datenbank abgelaufen, Zeilen bereits archiviert, ...) im Hinblick auf eine mögliche Archivierung und Kennzeichnung der Belege, die archiviert werden können
- Schreiben der zur Archivierung vorgemerkten Belegdaten in eine Archivdatei
- Löschen der in die Archivdatei geschriebenen Belegdaten aus den entsprechenden Datenbanktabellen
-
Rückladen eines Archivs
Abschlagspläne:
- Zur Archivierung der Abschlagspläne wurde das Archivierungsobjekt ISU_BBP angelegt.
- Archiviert und gelöscht werden Daten aus den Tabellen: EABP, DFKKMOP, und DFKKMOPW.
- Hinweis: Bei Abschlagsplänen für das statistische Verfahren sind keine Daten in den Tabellen DFKKMOP und DFKKMOPW gespeichert. Es entfällt somit das Archivieren dieser Tabellen.
- Die zu den statistischen Abschlagsplänen gehörenden Positionsdaten werden durch den FI/CA Belegarchivierer archiviert und aus den entsprechenden Tabellen gelöscht. Die Anzeige archivierter Abschlagspläne ist allerdings auch in diesen Fällen über die entsprechende IS-U Standardtransaktion möglich.
- Im IS-U Menü finden Sie die Archivierung von Abschlagsplänen unter Werkzeuge -> Datenarchivierung -> Abschlagsplan arch.. Sie gelangen dann direkt in die Transaktion SARA mit dem zugehörigen Archivierungsobjekt ISU_BBP und den folgenden Reports (detaillierte Informationen zu den einzelnen Reports entnehmen Sie bitte den jeweiligen Report-Dokumentationen):
- Analyse der Abschlagspläne (z.B. deaktiviert, ...) im Hinblick auf eine mögliche Archivierung und Kennzeichnung der Belege, die archiviert werden können
- Hinweis: Im Gegensatz zu den Abrechnungs- und Druckbelegen findet bei den Abschlagsplänen keine Prüfung gegen eine Verweildauer statt. Abschlagspläne werden immer nur dann zur Archivierung vorgemerkt, wenn sie deaktiviert sind und der zugehörige Rechnungsdruckbeleg bereits archiviert wurde.
- Schreiben der zur Archivierung vorgemerkten Abschlagspläne in eine Archivdatei
- Löschen der in die Archivdatei geschriebenen Abschlagspläne aus den entsprechenden Datenbanktabellen
-
Rückladen eines Archivs
zusätzliche Anzeigemöglichkeiten
- Um sich nach einem Archivierungslauf und noch vor dem Löschen die Daten anzeigen zu lassen, die in das Archiv geschrieben wurden, können Sie die nachfolgenden Reports/Transaktionen verwenden.
- Durch sie werden einige Daten der archivierten Belege in Form einer Liste ausgegeben. Sie können diese Reports mit Hilfe der jeweiligen Transaktionscodes aufrufen (detaillierte Informationen zu den einzelnen Reports entnehmen Sie bitte den jeweiligen Report-Dokumentationen).
- Anzeige Archiv: Abrechnungsbeleg
- Anzeige Archiv: Rechnungsdruckbelegkopf
- Anzeige Archiv: Rechnungsdruckbelegzeilen
-
Anzeige Archiv: Abschlagsplan
Reorganisation von simulierten Belegen
Simulierte Abrechnungs- und Druckbelege werden nicht archiviert sondern nur aus den entsprechenden Datenbanktabellen gelöscht (reorganisiert).
Im IS-U Menue finden Sie die Reorganisation unter Werkzeuge -> Löschen -> Simul.Abr/Druckbeleg. Detaillierte Informationen zu den möglichen Eingabeparmetern und der Funktionsweise des Reports entnehmen Sie bitte der Report Dokumentation.
Einfluß auf den Datenbestand im Fehlerfall
Soft-/Hardwarevoraussetzungen
Besonderheiten bei der Installation
Auswirkungen auf die Systemverwaltung
Auswirkungen auf das Customizing
Aktivieren der Archivinfostrukturen
Vor dem ersten Starten eines Archivierungslaufes müssen zunächst die Archivinfostrukturen zu den einzelnen Belegarten aktiviert werden. Sie finden dies im Customizing unter: Branchenkomponente Versorgungsindustrie -> Werkzeuge -> Archivierung -> Archivinfostrukturen aktivieren.
Wichtig: Werden die Archivinfostrukturen nicht aktiviert, dann kann nicht mit den IS-U Standartransaktionen lesend auf das jeweilige Archiv zugegriffen werden.
Verweildauern für Archivierungsobjekte definieren
Ebenfalls über das Customizing werden die Verweildauern für die einzelnen Abrechnungs- und Rechnungsdruckbelegarten eingestellt. Sie finden dies unter: Branchenkomponente Versorgungsindustrie -> Werkzeuge -> Archivierung -> Verweildauern für Archivierungsobjekte definieren.
Auswirkungen auf Batch-Input
Änderungen an der Oberfläche
Im IS-U Menue finden Sie die Belegarchivierung unter Werkzeuge -> Datenarchivierung und das Löschen der simulierten Belege unter Werkzeuge -> Löschen.
Um sich einen archivierten Beleg mit den IS-U Standardtransaktionen anzeigen zu lassen, betätigen Sie entweder die entsprechende Drucktaste oder verzweigen über das jeweilige Menue Springen -> ... aus Archiv in eine Suchmaske für den Beleg.
- Hinweis: Für den Rechnungsdruckbeleg gilt dies allerdings nur, wenn auch der Belegkopf archiviert ist, bei archivierten Zeilen gibt es dagegen keine Änderungen zur bisherigen Anzeige.
Änderungen in der Vorgehensweise
Aktionen zum Beheben von Fehlern am Datenbestand
Abhängige Funktionen
Planungen
Weitere Hinweise
Fill RESBD Structure from EBP Component Structure SUBST_MERGE_LIST - merge external lists to one complete list with #if... logic for R3up
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