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OHR_0333 - US-Pauschalen aus dem Internet einlesen

OHR_0333 - US-Pauschalen aus dem Internet einlesen

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Mit dieser Customizing-Aktivität können Sie die amerikanischen Tagespauschalen (Per Diem Rates) aus dem Internet einlesen und die Customizing-Tabelle für die Verpflegungspauschalen aktualisieren. Sie benötigen die Tagespauschalen für die US-amerikanische Abrechnung der Reisekosten nach der Methode Meals and Incidental Expenses (M&IE).

Sie können sowohl die Tagespauschalen für die inneramerikanischen Regionen (CONUS) als auch die Tagespauschalen für die OCONUS-Regionen (inkl. Ausland) in das SAP-System einspielen. Sofern diese in verschiedenen Dateien vorliegen, müssen Sie für jede Datei eine eigene Zuordnung anlegen und das unten beschriebene Vorgehen (siehe "Erneutes Aufrufen der Customizing-Aktivität") wiederholt ausführen. Wenn Sie die Tagespauschalen für die OCONUS-Regionen aus dem Internet einlesen wollen, müssen Sie die Konstante OCONU setzen (siehe Customizing-Aktivität Reiseabrechnungskonstanten überprüfen).

Die Datei oder die Dateien mit den amerikanischen Tagespauschalen enthalten eine große Anzahl an Einträgen, die einige Unternehmen für Ihre Reisekostenabrechnung nicht unbedingt benötigen. Die U.S. General Services Administration (GSA) bietet eine Datei mit einer stark reduzierten Anzahl an Einträgen an, die so genannte "GSA-Datei". Wenn Sie die GSA-Datei mit dieser Customizing-Aktivität einlesen, dann übernimmt das System in Folge nur die Einträge aus der oder den Dateien mit den amerikanischen Tagespauschalen, die auch in der GSA-Datei aufgeführt sind.

  • Unter der Internetadresse http://www.defensetravel.dod.mil finden Sie die aktuellen "Per Diem Rate Files". Für das Einlesen der amerikanischen Tagespauschalen in das SAP-System benötigen Sie die ZIP-Datei vom Typ "relational". Diese ZIP-Datei müssen Sie vor dem Einlesen mit einem beliebigen ZIP-Programm entpacken. Die entpackte Textdatei mit den amerikanischen Tagespauschalen können Sie mit dieser Customizing-Aktivität in das SAP-System einspielen.
  • Unter der Internetadresse http://www.gsa.gov finden Sie die aktuellen "Per Diem Rates" der U.S. General Services Administration als Excel-Datei, die Sie mit dieser Customizing-Aktivität in das SAP-System einspielen können.
  • Nach dem Einlesen der Tagespauschalen sollten Sie die Einstellungen der Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle (T706O) sichern. Dadurch können Sie beim nächsten Einlesen der Tagespauschalen aus dem Internet die manuellen Änderungen ermitteln, die zwischenzeitlich in Tabelle T706O durchgeführt worden sind. Alle Unterschiede zwischen den damaligen und den aktuellen Einstellungen der Tabelle T706O müssen Sie mit dieser Customizing-Aktivität bereinigen. Dadurch stellen Sie sicher, dass das System beim Einlesen der Tagespauschalen aus dem Internet die Regionen eindeutig den Schlüsselfeldern der Tabelle T706O zuordnen kann.

Aktivitäten

Um die Tagespauschalen und ggf. die GSA-Datei in das SAP-System einzulesen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Erstmaliges Aufrufen der Customizing-Aktivität

Bei der erstmaligen Ausführung dieser Customizing-Aktivität gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie über Datei -> Anlegen Zuordnungeine Textdatei.
  2. Lesen Sie über Datei -> Einlesen Zuordnung diese Textdatei ein.
  3. Sichern Sie die Daten über Datei -> Sichern Zuordnungin eine Textdatei.

Erneutes Aufrufen der Customizing-Aktivität

  1. Lesen Sie zuerst die Textdatei ein, die Sie beim letzten Einlesen der Tagespauschalen unter Datei -> Sichern Zuordnunggesichert haben.
Das System vergleicht die Einträge der Textdatei mit den Einträgen in der Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle T706O und zeigt die Ergebnisse des Vergleichs in der Fehlerstatistik an. Wie Sie die fehlerhaften Einträge korrigieren können, wird Ihnen erläutert, wenn Sie jeweils die fehlerhaften Einträge markieren und die Detailsicht auswählen.
  1. Wenn keine fehlerhaften Einträge mehr vorhanden sind, legen Sie über Datei -> Eintr. T706O erzeugen die fehlenden Einträge in der Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle T706O an und übernehmen die Einträge mit abweichendem Langtext in die Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle T706O.
  2. Sichern Sie die fehlerfreien Zuordnungen über Datei -> Sichern Zuordnung.
Für die folgenden Schritte wird vorausgesetzt, dass die Fehlerstatistik keine fehlerhaften Einträge anzeigt.
  1. Wenn Sie die reduzierte Anzahl an Einträgen aus der GSA-Datei nutzen wollen, dann lesen Sie über Datei -> Einlesen GSA-Datei die aus dem Internet heruntergeladene Excel-Datei ein.
Nach dem Einlesen der GSA-Datei ruft das System das Business Add-In BAdI: GSA-Datei optimieren auf. Sie können dieses BAdI verwenden, um die GSA-Datei zu bearbeiten, z.B. um Einträge hinzuzufügen.
Wenn Sie die GSA-Datei eingelesen haben, dann übernimmt das System im folgenden Schritt nur die Einträge aus der Datei mit den amerikanischen Tagespauschalen, die auch in der GSA-Datei aufgeführt sind.
  1. Lesen Sie über Datei -> Einlesen PerDiemsdie Datei mit den amerikanischen Tagespauschalen ein.
Analog zum Einlesen der Textdatei findet zuerst ein Abgleich zwischen den Einträgen, die aus der Datei mit den Tagespauschalen erzeugt wurden, und den Einträgen aus der Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle T706O statt. Die Fehlerkorrektur ist analog zur Fehlerkorrektur der Textdatei.
Zusätzlich gibt die Fehlerstatistik die Anzahl der Einträge an, die zwar in der Länder- und Regionen-Customizing-Tabelle, aber nicht in der eingelesenen Datei enthalten sind. Für diese Einträge kann das System die Customizing-Tabellen für die Verpflegungspauschalen nicht aktualisieren.
  1. Nachdem die Fehlerstatistik keine fehlerhaften Einträge anzeigt, aktualisieren Sie über Datei -> Eintr. U/V erzeugen die markierten Einträge in den Customizing-Tabellen für die Verpflegungspauschalen.
  2. Sichern Sie die Zuordnungen über Datei -> Sichern Zuordnung.






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Length: 7994 Date: 20240520 Time: 203729     sap01-206 ( 149 ms )