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OKCM_UPLOAD - Flexibler Upload definieren

OKCM_UPLOAD - Flexibler Upload definieren

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Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.
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In diesem Arbeitsschritt definieren Sie, wie Daten aus Textdateien im ASCII-Format einer bzw. mehreren Senderstrukturen zuzuordnen sind, um sie in das SAP-System importieren zu können.

Die Daten in solchen Dateien stammen ursprünglich meist aus einem Microsoft Excel-Sheet und sind als Textdatei exportiert worden. Die Felder dieser Dateien können auf eine der folgenden Arten separiert sein:

  • durch Tabulatorzeichen (ASCII-Code 9) (TXT-Format)
  • durch Komma oder Semikolon (CSV-Format; comma-separated values)

Der Upload aus einer Textdatei ermöglicht Ihnen, beliebige Daten auszuwählen, den Feldern einer Senderstruktur zuzuordnen und anschließend in einen (oder auch mehrere) Aspekte des EC-EIS zu übertragen. Siehe auch Senderstrukturen von Bewegungsdaten bearbeiten.

Hinweis: Daten aus Excel-Tabellen können Sie nur importieren, wenn Sie zuvor im Kontext von Microsoft Excel eine Textdatei mit den genannten Eigenschaften angelegt haben. Die von Excel erzeugten XLS-Dateien können nicht direkt in das SAP-System importiert werden.

  • Sie haben sich entschieden, welche Zellen Ihres Microsoft Excel-Sheets Sie in welchen Aspekt übertragen möchten.
  • Sie haben das Sheet in CSV- bzw. TXT-Format gesichert.
  • Falls eine entsprechende Senderstruktur noch nicht existiert, haben Sie eine angelegt.

  1. Geben Sie den Pfad der zu übertragenden Datei bzw. der Datei, die als Vorlage für andere Dateien dienen soll, ein, z.B. c:\excel\umsatz.txt.
    Hinweis: Die Erweiterung des Dateinamens muß entweder '.CSV' oder '.TXT' sein. Ändern Sie den Dateinamen erforderlichenfalls um, bevor Sie den Upload starten. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
  2. Geben Sie einen beliebigen Namen für die Beschreibung der zu ladenden Daten an. Unter diesem Namen wird die Dateibeschreibung im System gespeichert, die Sie in den folgenden Arbeitsschritten erstellen.
  3. Falls Sie eine CSV-Datei laden, müssen Sie angeben, ob die Felder durch Komma oder Semikolon voneinander abgegrenzt sind. Wählen Sie 'Programm -> Ausführen'. Das System öffnet die angegebene Datei und liest die darin enthaltenen Daten aus.
    Auf dem nächsten Bild sehen Sie eine komprimierte Version Ihres Microsoft Excel-Sheets, die die Zeilen- und Spaltenstruktur der Originaldatei nachbildet. Das Zeichen 'X' bezeichnet ggf. solche Zellen, für die keine Werte in der Datei enthalten sind.

Um die Dateibeschreibung aufzubauen, müssen Sie bestimmen, von welcher Art die aus der Datei gelesenen Daten sind. Diese Bestimmung führen Sie durch, indem Sie die Gesamtmenge der ausgelesenen Daten in verschiedene Zellbereiche einteilen, die Sie anschließend miteinander in Beziehung setzen. Folgende Bereichstypen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Schlüsselbereich: Ein Schlüsselbereich enthält Zellen, in denen Merkmalswerte stehen (z.B. die Periode).
  • Kopfbereich: Ein Kopfbereich enthält Zellen, in denen solche Merkmalswerte stehen, die für mehrere Schlüssel- und Wertebereiche gelten (z.B. das Geschäftsjahr, zu dem die in den Schlüsselbereichen aufgeführten Perioden gehören).
  • Wertebereich: Ein Wertebereich enthält Zellen, in denen die Werte von Kennzahlen stehen (z.B. Umsatz, Mitarbeiterzahl).

Bei der Definition der verschiedenen Bereiche gelten folgende Regeln:

  • Ein Wertebereich muß immer vorhanden sein; zusätzlich muß mindestens entweder ein Kopfbereich oder ein Schlüsselbereich vorhanden sein.
  • Von jedem Bereichstyp können beliebig viele Bereiche angelegt werden.
  • Ein Kopfbereich ist immer auf eine einzelne Zelle beschränkt. Wenn Sie mehrere Zellen markieren, können Sie diese nicht mehr als Kopfbereich definieren.
  • Schlüsselbereiche und Wertebereiche bestehen immer aus korrespondierenden Zeilen oder Spalten gleicher Ausdehnung; d.h., Schlüssel- und Wertebereich würden sich übereinandergelegt vollständig verdecken. Wenn die Bereiche z.B. in Spaltenform definiert sind, so müssen aufeinander bezogene Schlüssel- und Wertebereiche in derselben Zeile beginnnen und sich über dieselbe Anzahl von Zeilen erstrecken.
  • Schlüsselbereiche können sich nicht zugleich über mehrere Zeilen und Spalten erstrecken.
  • Zu einem Kopfbereich oder Schlüsselbereich müssen Sie angeben, auf welche(n) Wertebereich(e) er sich bezieht.
  • Beim Anlegen eines Wertebereichs vergibt das System automatisch eine fortlaufende Nummer für den Bereich. Über diese Nummer wird der Bereich identifiziert, wenn Sie Abhängigkeiten zwischen Bereichen verschiedenen Typs definieren (siehe unten).

Um die eingelesenen Daten in Bereiche einzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wertebereiche definieren:

  1. Definieren Sie zuerst einen Wertebereich, der Daten enthält, indem Sie per Doppelklick die oberste linke Zelle und die unterste rechte Zelle des Bereichs markieren. Der Bereich wird farbig hervorgehoben.
  2. Wählen Sie 'Bearbeiten -> Wertebereich'. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem die automatisch erzeugte Nummer des Wertebereichs angezeigt wird. Diese Nummer sollten Sie sich merken oder aufschreiben, da Sie sie anschließend bei der Definition der Schlüsselbereiche benötigen. Außerdem werden die Koordinaten des von Ihnen zuvor markierten Bereichs angezeigt. Sie können diese Koordinaten auch nachträglich noch ändern.
  3. Geben Sie an, ob es sich bei den zu importierenden Daten um Stammdaten oder Bewegungsdaten handelt.
  4. Geben Sie den Namen der Senderstruktur ein, die Sie verwenden wollen. Anschließend wählen Sie aus den Feldern der Senderstruktur das Feld aus, das die importierten Daten des markierten Wertebereichs aufnehmen soll. Beachten Sie, daß für einen Wertebereich nur Kennzahlen geeignet sind.
    Die Auswahl einer Senderstruktur nehmen Sie für jeden Wertebereich getrennt vor. Sie können also die aus einer Datei importierten Daten durch einmaligen Upload auf unterschiedliche Aspekte im System verteilen.
    Hinweis: Wenn der technische Name des Felds selbst in einer Zelle des Microsoft Excel-Sheets steht, brauchen Sie kein Senderstrukturfeld anzugeben. Stattdessen können Sie einen Schlüsselbereich für die Excel-Zelle definieren, die den Feldnamen enthält, und anschließend mit dem Wertebereich verbinden. Dies ist auch für mehrere zusammenhängende Zellen möglich, die Sie gemeinsam als einen Schlüsselbereich definieren können.
  5. Legen Sie fest, ob Initialwerte unterdrückt werden sollen. Wenn Sie dieses Kennzeichen setzen, findet für Felder, die keine Daten empfangen, auch keine Verbuchung statt. Diese Einstellung sollten Sie verwenden, wenn die angelieferten Daten lückenhaft sind.
  6. Die übrigen Felder des Dialogs sind für spezielle Zwecke gedacht: Sie können wählen, ob Sie den Namen der importierten Datei mit abspeichern wollen, und ob Sie die Nummern der Herkunftsspalten und -zeilen in der Senderstruktur festhalten wollen. Dies kann sinnvoll sein, um später genau nachvollziehen zu können, woher die importierten Daten stammen; u.U. enthält auch der Dateiname selbst bereits relevante Informationen (z.B. über den Zeitraum, auf den sich die enthaltenen Daten beziehen). Allerdings wird hierdurch redundante Information erzeugt, da der Dateiname in einem dafür reservierten Feld so oft abgespeichert wird, wie Datensätze beim Import angeliefert werden.
  7. Verfahren Sie auf die gleiche Weise für alle Wertebereiche, die Sie definieren wollen.

Schlüsselbereiche definieren:

  1. Markieren Sie einen Spalten- oder Zeilenbereich, der die Werte eines Merkmals enthält. Bei einem solchen Bereich kann es sich um eine einzelne Zelle, eine ganze Zeile oder Spalte oder auch um einen Teil davon handeln. Wichtig ist jedoch, daß Sie die oben genannte Regel befolgen, wonach Schlüssel- und Wertebereich kongruent sein müssen.
  2. Wählen Sie 'Bearbeiten -> Schlüsselbereich'. Es erscheint ein Dialogfeld. Geben Sie mit Hilfe der automatisch vergebenen Bereichsnummer den bzw. die Wertebereiche ein, auf den bzw. die sich der Schlüsselbereich bezieht. Falls der Schlüsselbereich für alle Wertebereiche gelten soll, können Sie anstelle der Bereichsnummer auch einen Stern ("*") eingeben.
  3. Geben Sie den Namen des Feldes der Senderstruktur ein, das die Werte empfangen soll. Beachten Sie, daß für einen Schlüsselbereich nur Merkmale geeignet sind.
  4. Verfahren Sie auf die gleiche Weise für alle Schlüsselbereiche, die Sie definieren wollen.

Kopfbereiche definieren:

  1. Markieren Sie eine einzelne Zelle, die einen Merkmalswert enthält, der für mehrere oder alle Wertebereiche gültig ist.
  2. Wählen Sie 'Bearbeiten -> Kopfbereich'. Es erscheint ein Dialogfeld. Geben Sie mit Hilfe der automatisch vergebenen Bereichsnummer den bzw. die Wertebereiche ein, auf den bzw. die sich der Kopfbereich bezieht. Falls der Kopfbereich für alle Wertebereiche gelten soll, können Sie anstelle der Bereichsnummer auch einen Stern ("*") eingeben.
  3. Verfahren Sie auf die gleiche Weise für alle Kopfbereiche, die Sie definieren wollen.

Nachdem Sie alle Bereiche definiert haben, ordnen Sie der Dateibeschreibung noch einen generischen Dateinamen zu. Damit wird es dem System ermöglicht, eine zu importierende Datei mit der Dateibeschreibung zu verbinden.

Achtung: Je nachdem, welche generischen Dateinamen Sie anlegen, kann es beim Import von Daten zu schwer erkennbaren Problemen kommen. Bitte lesen Sie deshalb die Erläuterungen zu generischen Dateinamen.

Wenn Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen haben, sichern Sie diese. Anschließend können Sie Dateien mit der Funktion Flexibler Upload in das System importieren.

Falls die Dateien, die Sie mit Hilfe einer Dateibeschreibung einlesen wollen, keine einheitliche Länge haben (d.h., es werden unterschiedlich viele Datensätze angeliefert), können Sie dies bei der Definition der Werte- und Schlüsselbereiche berücksichtigen: Geben Sie im Dialogfeld für die Definition der Wertebereiche als Wert für das Feld "bis Zeile" den Maximalwert 9999 ein. Dies hat zur Folge, daß das System die Zahl der einzulesenden Datensätze dynamisch an die zu importierende Datei anpaßt. Dadurch stellen Sie sicher, daß beim Einlesen keine Datensätze verlorengehen, weil der Wert für die letzte Zeile zu niedrig angesetzt war. Allerdings können niemals mehr Datensätze als der Maximalwert (9999) gelesen werden. Wenn Sie größere Dateien einlesen wollen, müssen Sie diese zuvor auf mehrere Dateien aufteilen.

Beachten Sie, daß Sie die Änderung des Felds "bis Zeile" nur für die Wertebereiche der Dateibeschreibung durchführen müssen. Die Schlüsselbereiche, die sich auf die Wertebereiche beziehen, passen sich automatisch an die Einstellung für Wertebereiche an.

Bei der Bearbeitung von Dateibeschreibungen stehen Ihnen folgende zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

  • Kopieren: Sie können von der Dateibeschreibung, die Sie gerade bearbeiten, eine Kopie erzeugen. Dies ist nützlich, wenn Sie Daten aus unterschiedlichen Quelldateien importieren wollen, deren Aufbau sich nur geringfügig unterscheidet. Sie können dann eine Kopie anlegen, die als Vorlage für die neue Dateibeschreibung dient und von Ihnen entsprechend angepaßt werden kann. Wählen Sie dazu 'Dateibeschreibung -> Kopieren'. Geben Sie im folgenden Dialogfeld den Namen der neuen Dateibeschreibung ein, die Sie als Kopie der aktuellen anlegen wollen. Die Kopie, die Sie auf diese Weise anlegen, ist exakt identisch mit der Dateibeschreibung, die als Vorlage dient. Dies schließt alle Bereichsdefinitionen, die Beziehungen zwischen den Bereichen und Zuordnungen von Senderstrukturfeldern ein.
    Wichtig: Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, wird die neu angelegte Kopie zur aktiven Dateibeschreibung. Änderungen, die Sie jetzt vornehmen, wirken sich also auf die Kopie aus, nicht auf das Original.
  • Löschen: Um die Dateibeschreibung, die Sie gerade bearbeiten, zu löschen, wählen Sie 'Dateibeschreibung -> Löschen'. Die Dateibeschreibung wird mit dieser Funktion endgültig gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.
  • Reset: Wenn Sie einen Zellbereich markiert haben und feststellen, daß zu viele oder zu wenige Zellen markiert wurden, können Sie mit der Taste Reset die Markierung aufheben und anschließend andere Zellen markieren.






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Length: 14877 Date: 20240603 Time: 042817     sap01-206 ( 345 ms )