Kontakt

Ansicht
Dokumentation

PAO_DP_RETENTION - Aufbewahrungsregeln definieren

PAO_DP_RETENTION - Aufbewahrungsregeln definieren

PERFORM Short Reference   TXBHW - Original Tax Base Amount in Local Currency  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.
SAP E-Book

In dieser Customizing-Aktivität definieren Sie Aufbewahrungsregeln für personenbezogene Stammdaten unter Berücksichtigung gesetzlicher und länderspezifischer Regelungen. Damit gewährleisten Sie, dass personenbezogene Daten bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist im System vorhanden sind und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus Datenschutzgründen vernichtet werden können. Wenn Sie eine Vernichtung von Daten durchführen, wertet das System die angelegten Regeln aus und prüft, ob das Ende der Aufbewahrungsfrist für die selektierten Daten erreicht ist. Wenn dies der Fall ist, können die Daten vernichtet werden.

Regeln für die Aufbewahrung von Daten können unterschiedlicher Herkunft und länderspezifisch sein. Daher müssen Sie zu jedem Regelwerk die Regelwerkherkunft angeben (z. B. Bundesbeamtengesetz BBG).

Daten, die aus betriebswirtschaftlicher Sicht gemeinsam vernichtet werden können, sind in Standard-Archivierungsobjekten zusammengefasst. Sie legen daher Ihre Aufbewahrungsregeln pro Archivierungsobjekt fest.

Hinweis

SAP stellt mit dem Retention Management des SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (ILM) Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Regelwerke und Regeln für die Aufbewahrungsfristen Ihrer Daten definieren können. Darüber hinaus ist der Anwender allein verantwortlich für die Definition und Ausführung der Regeln sowie der Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Regelungen und Aufbewahrungsfristen. SAP übernimmt diesbezüglich keine Haftung oder Gewähr.

Stimmen Sie sich bei der Definition Ihrer Aufbewahrungsregeln gemeinsam mit den HR-Sachbearbeitern, dem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls der IT-Abteilung ab.

Aufbewahrungsregeln werden im Retention Management des ILM in Regelwerken verwaltet. Die Regelwerke werden nach Art ihrer Verwendung in Regelwerkkategorien unterschieden. Die für die Datenvernichtung gültige Regelwerkkategorie Aufbewahrungsregeln ist voreingestellt.

Führen Sie die Transaktion IRMPOL aus und gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Objektkategorie SAP Business Suite.
  2. Wählen Sie das Prüfgebiet.
  3. Geben Sie als Objekt das Archivierungsobjekt ein, für das Sie das Regelwerk anlegen möchten.
  4. Wählen Sie Anlegen.
Sie gelangen auf das Bild Regelwerk: Neu.
  1. Geben Sie die Regelwerkherkunft für Ihr Regelwerk ein.
  2. Im Bereich Verfügbare Felder werden alle regelrelevanten Felder angeboten, die für das Objekt zur Verfügung stehen. Wählen Sie die Felder aus, die Sie in Ihrer Regel als Kriterium verwenden möchten.
Für alle Gewählten Felder können Sie in der Regelpflege Bedingungen erfassen, die bei der Anwendung der Regel für das Objekt zur Bestimmung der Regelbedingungen herangezogen werden.
  1. Sichern Sie Ihre Eingaben und geben Sie den Transportauftrag an.
Das Regelwerk wurde angelegt. Sie können nun die Regel pflegen.
Hinweis
Um ein Regelwerk ändern zu können, muss dieses im Status nicht produktiv sein.
  1. Wählen Sie Regeln pflegen.
Geben Sie im Bereich Regeln für Regelwerk alle Regelbedingungen ein.
  1. Sichern und transportieren Sie das Regelwerk und die Regel.

Es soll eine Aufbewahrungsregel für Änderungsbelege (Archivierungsobjekt HR: Langzeitbelege PA_LDOC) definiert werden. Das einzige zulässige regelrelevante Feld für das entsprechende Objekt im ILM ist die Ländergruppierung (MOLGA). Als Beginnzeitpunkt für die Aufbewahrungsfrist ist für das Objekt das letzte Änderungsdatum (LAST_CHANGE_DATE) des Datensatzes festgelegt.

Die Aufbewahrungsregel besagt, dass alle Langzeitbelege für Personaldatenänderungen für alle Mitarbeiter der Ländergruppierung 01 für Deutschland nach Ablauf von fünf Jahren seit dem letzten Änderungsdatum zu vernichten sind..

Folgende Eingaben sind erforderlich:

Regelwerk:

  • Gewählte Felder: MOLGA

Regel:

  • Ländergruppierung: 01
  • Min./Max. Aufbewahrungsfrist: 5
  • Zeiteinheit der Aufbewahrungsfrist: Jahr
  • Aufbewahrungsfrist beginnt mit: Letztes Änderungsdatum






rdisp/max_wprun_time - Maximum work process run time   TXBHW - Original Tax Base Amount in Local Currency  
Diese Dokumentation steht unter dem Copyright der SAP AG.

Length: 5794 Date: 20240520 Time: 190851     sap01-206 ( 93 ms )