Automatisierte
Rechnungserfassung
New England Biolabs®
Mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben mit SAP BTP Services
New England Biolabs® erhält jeden Monat bis zu 2.000 Eingangsrechnungen. Ein Großteil davon geht als E-Mail-Anhang ein, den die Mitarbeitenden prüfen, erfassen und ablegen müssen. Dieser hohe manuelle Aufwand verzögert häufig die Weiterverarbeitung der Rechnungen. Doch der Prozess lässt sich automatisieren: Lösungen der SAP Business Technology Platform erledigen die Aufgaben schnell und zuverlässig.
Die Herausforderung
New England Biolabs® (NEB®) erhält an seinem Standort in Ipswich bis zu 2.000 Eingangsrechnungen pro Monat. Um diese hohe Anzahl an Rechnungen schneller und möglichst fehlerfrei verarbeiten zu können, suchte NEB nach einer Lösung, die den Rechnungseingang automatisiert. Alle Rechnungen, die in digitaler Form als PDF, PNG oder JPEG eingehen, sollten automatisch abgelegt, der Inhalt extrahiert und im SAP-System als Rechnung erfasst werden. Außerdem wollte NEB, das seit 2018 SAP S/4HANA nutzt, die Lösung im eigenen System aufbauen und keinen Drittanbieter damit beauftragen.
"Unser neuer automatisierter Rechnungslegungsprozess hat zu erheblichen Verbesserungen und Einsparungen geführt. Wir haben manuelle Arbeiten eliminiert, eine 3rd-Party-Lösung abgeschaltet und die Benutzeroberfläche vereinheitlicht. Dieses Projekt veranschaulicht das Innovationspotenzial der SAP BTP sowie die Kreativität und Kompetenz von consolut."
Die Lösung
Wir empfahlen NEB, die SAP Business Technology Plattform (BTP) einzusetzen. Die Services der SAP BTP können dafür genutzt werden, den Rechnungseingang zu automatisieren. Gleichzeitig bedeutete dies für das Unternehmen den Sprung in die SAP Cloud zu intensivieren. Der Zugang zur SAP BTP war zwar bereits vorhanden, doch NEB schöpfte das Potenzial der Cloud-Lösungen noch nicht voll aus. In Zeiten der Digitalisierung verspricht die SAP Cloud vielfältige Möglichkeiten, um Workflows zu automatisieren.
Im Rahmen der automatischen Rechnungserfassung wurden unter anderem folgende Services konfiguriert:
- SAP Integration Suite
- Document Management Service
- Document Information Extraction
- SAP Build Process Automation
- SAP Build Work Zone
Mit diesen Anwendungen läuft der Prozess wie folgt ab: Nachdem eine Rechnung im E-Mail-Postfach der NEB eingegangen ist, importiert die SAP Integration Suite das Dokument in die Cloud-Umgebung. Dort wird es im Document Management Service abgelegt, der es ermöglicht, Dokumente in einer Ordnerstruktur in der Cloud zu verwalten. Anschließend wird die Rechnung an den Document Information Extraction gesendet. Dieser Service extrahiert die im Dokument enthaltenen Daten und schickt diese an die SAP Integration Suite zurück. Unter anderem werden folgende Daten extrahiert:
- Lieferantenadresse
- Rechnungsdatum
- Bestellnummer
- Rechnungsbeträge (Netto, Brutto, Steuer, Versand etc.)
Diese Daten werden an die SAP Build Process Automation weitergeleitet, wo mehrere automatische Prüfungen durchgeführt werden. Es wird geprüft, ob die Daten vollständig sind, ob die Stammdaten in SAP vorhanden sind und ob die Qualität der extrahierten Daten ausreicht, um die Rechnung zu buchen. Zum Schluss testet SAP Build Process Automation, ob bestimmte benutzerdefinierte Business Rules vorhanden sind, zum Beispiel die Regel, um das Lieferantenkonto automatisch zu ermitteln. Fallen alle Prüfungen positiv aus, wird die Rechnung gebucht und ein Link zum Dokument im Document Management Service hinterlegt.
Findet die automatische Rechnungsprüfung einen Fehler, wird eine Aufgabe erzeugt und den Mitarbeitenden der Rechnungsabteilung zugewiesen. Alle Aufgaben werden in der MyInbox-App im SAP Build Work Zone aufgelistet. Die Mitarbeitenden können die Sachverhalte begutachten, die fehlenden Daten ergänzen und den Buchungsprozess erneut anstoßen.
Über das Unternehmen
Das Mitte der 1970er-Jahre gegründete Unternehmen New England Biolabs, Inc. ist branchenführend bei der Entdeckung und Herstellung von Enzymen für molekularbiologische Anwendungen und bietet heute die größte Auswahl an rekombinanten und nativen Enzymen für die Genomforschung. NEB baut sein Produktangebot in den Bereichen PCR, Genexpression, Probenvorbereitung für Next Generation Sequencing, synthetische Biologie, Glykobiologie, Epigenetik und RNA-Analyse weiter aus. Darüber hinaus konzentriert sich NEB auf die Stärkung von Allianzen, die es neuen Technologien ermöglicht, wichtige Marktsektoren zu erreichen, einschließlich der molekularen Diagnostik, der klinischen Sequenzierung und der auf Nukleinsäuren basierenden Therapeutika und Impfstoffe. Das Unternehmen bietet darüber hinaus eine Reihe von Dienstleistungen zur Produktanpassung an, einschließlich der Lyophilisierung. NEB ist ein privates Unternehmen mit Hauptsitz in Ipswich, MA, USA, und verfügt über ein umfangreiches weltweites Vertriebsnetz mit exklusiven Händlern, Vertretern und Tochtergesellschaften in Australien, Kanada, China, Frankreich, Deutschland, Japan, Singapur und dem Vereinigten Königreich.
Das Ergebnis
Inzwischen verarbeitet NEB bis zu 90 Prozent der Eingangsrechnungen mit den automatisierten Services der SAP BTP. Dadurch hat sich der Arbeitsaufwand im Rechnungseingang deutlich reduziert und die Qualität der Datenerfassung verbessert. Der Vorteil für die Mitarbeitenden: Sie können die gewonnene Zeit für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, etwa um sich intensiver mit den Lieferanten auszutauschen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und um dafür zu sorgen, dass Zahlungsziele eingehalten werden.
Ein funktionierendes Rechnungswesen ist die Grundlage für den Geschäftserfolg eines Unternehmens. Mit der Digitalisierung und Automatisierung seines Rechnungswesens schafft NEB die zentrale Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des gesamten Unternehmens.
Überzeugt von diesem Ergebnis hat uns NEB mit Folgeprojekten beauftragt, in denen die SAP BTP-Services eingesetzt werden, um weltweit Prozesse zu automatisieren.
„Das Herzstück des automatisierten Rechnungseingangs und auch die anspruchsvollste Aufgabe ist die Extraktion der Daten. Unsere Lösung erlaubt es, mit mehreren OCR-Anbietern zusammenzuarbeiten und den Service zu nutzen, der die besten Ergebnisse verspricht.“
Die Vorteile
Automatische Verarbeitung vom Rechnungseingang bis hin zur Freigabe
Einfaches Suchen und Finden von zu den Belegen in SAP passenden Lieferantenrechnungen
Automatische Rechnungsprüfung, die nur jemand mit viel Erfahrung vornehmen kann
Mitarbeitende können die Business Rules selbst anpassen (kein Programmieraufwand)
Ausreißer können identifiziert und zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden, beispielsweise wenn eine Rechnung außergewöhnlich hoch ist oder von den üblichen Beträgen abweicht
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