Konzentration
aufs Wesentliche

Das perfekte Beispiel einer Brownfield-Migration

VEKA setzt seit 1998 auf SAP und aktualisiert seine SAP-Systeme regelmäßig. Jetzt hat der weltweit führende Hersteller von Kunststoff-Profilsystemen für Fenster und Türen erfolgreich auf SAP S/4HANA migriert und ist damit bestens für die Zukunft aufgestellt. Auf die Brownfield-Transformation folgen nun weitere Projekte, mit denen das Unternehmen das volle Potenzial des S/4 HANA-Systems ausschöpfen will.

Die Herausforderung

VEKA, Weltmarktführer von Kunststoffprofilsystemen für Fenster und Türen mit Hauptsitz in Sendenhorst, nutzt SAP seit 1998 und hat seine Systeme regelmäßig aktualisiert. Vor zwei Jahren beschloss das Unternehmen, auf SAP S/4HANA zu migrieren. Die Umstellung sollte rechtzeitig vor dem Wartungsende von SAP ECC im Jahr 2027 erfolgen. Jens Schulte, Projektverantwortlicher bei VEKA, erläutert: „Wir wussten, dass wir für die SAP S/4HANA-Umstellung externe Unterstützung benötigen würden, deshalb wollten wir die Transformation nicht zu lange herauszögern.“

Für VEKA war eine überschaubare Projektdauer und ein geeigneter Zeitpunkt wichtig: „Das Projekt dauerte zwei Jahre. Während dieser Zeit waren ein großer Anteil der internen und externen Ressourcen in das Projekt eingebunden. In den vergangenen sechs Monaten des Projekts haben wir eine „Frozen-Zone“ verhängt. Während dieser Zeit mussten laufende Projekte pausieren und der Fokus lag vollständig auf der SAP S/4HANA Umstellung“, sagt Jens Schulte.

Das Unternehmen nutzt schon lange SAP und so sind über die Jahre zahlreiche Modifikationen, Custom Code und Schnittstellen zu Drittsystemen entstanden. „Ein klares Ziel, das mit der Umstellung auf SAP S/4HANA verknüpft war, ist, dass der bestehende Funktionsumfang unter SAP S/4 HANA erhalten bleibt. Wir haben Änderungen und Neuerung nur dort vorgenommen, wo es zwingend notwendig war“, schildert Jens Schulte.

Die besondere Herausforderung lag in der Größe des Projekts: Die Umstellung musste zeitgleich für 25 Standorte weltweit mit rund 5000 Mitarbeitenden erfolgen. Die Migration sollte dabei so schnell und störungsfrei wie möglich durchgeführt werden. Ein wichtiger Aspekt war die Wahl des richtigen Zeitpunkts für den Go-Live – dieser war nur während der Betriebsferien über Weihnachten möglich. Eine genaue Projektplanung war daher entscheidend für den Erfolg.

„Wir würden diese Vorgehensweise wieder wählen. Auf das Wesentliche konzentrieren und dies zielgerichtet umzusetzen, um in einen späteren Schritt die Innovationen zu heben."

Jens Schulte, Projektverantwortlicher bei VEKA

Die Lösung

Das Projekt startete im April 2022, den Go-Live plante VEKA für Weihnachten 2023. Angesichts der Ausgangslage kam nur eine Brownfield-Migration infrage. „Uns ging es bei diesem Projekt um eine rein technische Konvertierung. Das Thema Prozesse haben wir bewusst ausgeklammert, sonst hätten wir die Umstellung in der vorgegebenen Zeit nicht geschafft“, sagt Jens Schulte. Auch wollte VEKA seine Systeme weiterhin on-premise betreiben.

Um die Planung der Migration und den ATC-Check kümmerte sich VEKA zusammen mit seinem Partner Uniorg. consolut war für die technische Konvertierung verantwortlich. Das Basis-Team, bestehend aus zwei internen Mitarbeitenden und zwei consolut-Beratern, sorgte mit seiner Arbeit für eine fehlerfreie Umstellung und hohe Verfügbarkeit der SAP-Systemlandschaft.

Das Basis-Team stellte die Systemhygiene her. „Auch war uns das Thema Archivierung wichtig und wir wollten unseren Custom Code checken, um herauszufinden, was wir davon noch benötigen“, fasst Jens Schulte zusammen.

Durch die detaillierte Projektplanung hatte das Basis-Team ausreichend Zeit, Tests durchzuführen. Volker Güldenpfennig, bei consolut verantwortlich für die SAP-Basis, erklärt: „Wir haben insgesamt fünf Konvertierungen durchgeführt und das System jedes Mal testhalber auf SAP S/4HANA gebracht. Nach dem ersten Testsystem zeigten sich noch einige Fehler und Bedarfe für Anpassungen und Bereinigungen. Doch von Test zu Test lief das System immer runder. Allein für die Tests im Qualitätssicherungssystem hatten wir vier Monate Zeit.“ So sei das Team im ersten Halbjahr 2023 sehr zuversichtlich gewesen, dass die Migration reibungslos verlaufen werde.

Das Ergebnis

Tatsächlich lief alles wie geplant: Während der Betriebsferien hatte VEKA das System am 23. Dezember 2023 heruntergefahren. Die Migration, die anschließenden Nacharbeiten und die Tests waren am 29. Dezember beendet, so dass am 2. Januar 2024 alle Gesellschaften weltweit wieder anfingen zu arbeiten. Die eigentliche Downtime belief sich auf 16 Stunden. „Ein guter Wert“, so Volker Güldenpfennig. Nach drei Monaten Hypercare war das Projekt zum 31. März 2024 beendet. „Wir lagen sowohl im Zeitplan als auch im Budget und konnten im neuen Jahr die Arbeit problemlos wieder aufnehmen. Alle Funktionen blieben erhalten“, sagt Jens Schulte.

VEKA möchte das System im Kern weiterhin on-premise betreiben. Für Satellitensysteme wie SAP BTP oder SAC soll die Cloud genutzt werden. Als nächsten Schritt plant das SAP-Team die Einführung von Fiori. Die neue Benutzeroberfläche hat VEKA nur dort eingesetzt, wo Funktionalitäten weggefallen sind. Um Fiori jetzt flächendeckend auszurollen, haben gerade Workshops dazu begonnen.

„Wir würden diese Vorgehensweise wieder wählen. Auf das Wesentliche konzentrieren und dies zielgerichtet umzusetzen, um in einen späteren Schritt die Innovationen zu heben“, sagt Jens Schulte. Ein weiterer Erfolgsfaktor war für ihn die Kommunikation: „Wir haben versucht, alle im Unternehmen mitzunehmen und haben viel und regelmäßig kommuniziert. Durch einen guten Rückhalt im Management gab es wenig andere Anforderungen und wir konnten uns voll auf das Projekt konzentrieren.“

Über das Unternehmen

VEKA hat sich seit der Unternehmensgründung 1969 von einem regionalen Kleinbetrieb zum Weltmarktführer für Kunststoffprofilsysteme für Fenster und Türen entwickelt. Zu der internationalen Unternehmensgruppe gehören heute 49 Standorte inkl. 23 Produktionswerke auf 4 Kontinenten. 6.900 Mitarbeitende erwirtschafteten 2023 weltweit einen Jahresumsatz von 1,5 Mrd. Euro. Allein in Sendenhorst, dem Stammsitz der Unternehmensgruppe, sind 1.500 Mitarbeitende tätig.

Der Erfolg des nach wie vor familiengeführten Unternehmens basiert auf einem kompromisslosen Qualitätsanspruch, der sowohl die Produkte wie auch alle Unternehmensbereiche und Serviceleistungen umfasst. Neben Profilsystemen für Fenster, Türen und Rollläden sowie Plattensystemen aus Kunststoff gehören auch innovative Oberflächenveredelungstechnologien und digitale Lösungen rund um das Fenster zum Portfolio der Gruppe. VEKA verfolgt eine enkelgerechte Unternehmensentwicklung mit einem auf Nachhaltigkeit ausgerichteten Handeln.

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