Situation Handling
Ob auslaufende Verträge, ein fast aufgebrauchtes Budget oder eine fehlende Genehmigung – im Geschäftsalltag gibt es viele kritische Situationen. SAP bietet mit Situation Handling eine intelligente Lösung, die die Effizienz und Qualität Ihrer Prozesse erhöht. Es gibt ein Standard Framework mit vorkonfigurierten Standardvorlagen und ein Extended Framework für kundenspezifische Konfigurationen.
Intelligente Unterstützung in kritischen Situationen durch Situation Handling
Kritische Situationen manuell zu überwachen, ist aufwändig. Situation Handling übernimmt diese Aufgabe zuverlässig: Es bietet eine Reihe von Apps für SAP S/4HANA und SAP S/4 HANA Cloud, mit denen Probleme oder Störungen im Geschäftsbetrieb erkannt, überwacht und behoben werden können.
Die für eine Situation verantwortlichen User werden aktiv benachrichtigt. Dafür gibt es verschiedene Optionen: E-Mail, Fiori-Apps, Fiori-Launchpad oder Listenansichten. Die User können entsprechend schnell reagieren und die Situation auch langfristig überwachen. Je nach Geschäftsvorfall und verwendeter Vorlage erhält der User Informationen und Handlungsempfehlungen, um die Situation zu regeln, oder sogar Lösungen, die das Problem automatisch beheben.
Definierte Ausnahmen und Abweichungen
Voraussetzung dafür, dass die App Probleme erkennt, sind vorab festgelegte Regeln und benutzerdefinierte Kriterien. Die Situationen, für die die Apps gedacht sind, sind Abweichungen von standardisierten Geschäftsprozessen oder definierte Ausnahmen. Der Key User legt die Grenzwerte fest, ab denen eine Situation vom Soll-Prozess abweicht.
SAP bietet zwei verschiedene Frameworks an, das Standard Framework und das Extended Framework, die jeweils Apps für verschiedene Nutzergruppen vorhalten, mit denen sich Situationen konfigurieren, beteiligte Personen definieren und benachrichtigen sowie Ergebnisse überwachen lassen. Zudem sind beide Frameworks in konsumierende Apps eingebunden, die im Dialog entsprechende Hinweise anzeigen, etwa Symbole in Listen, wenn eine bestimmte Situation eintritt.
Standard Framework –
schnell anwendbare Vorlagen
Das Standard Framework stellt Standardvorlagen für Geschäftssituationen zur Verfügung, die sofort verwendet werden können. Dabei handelt es sich um objektbasierte Standardsituationen, das heißt, die Situation wirkt sich auf ein bestimmtes Business-Objekt aus, etwa einen Vertrag oder eine Rechnung. Die Vorlagen können auch in die intelligente Situationsautomatisierung eingebunden werden, eine Standarderweiterung der SAP BTP, die automatische Lösungen von Situationen unterstützt.
Im Standard-Framework gibt es zwei Nutzergruppen, die Key User und die End User. Die Key User wählen Situationsvorlagen aus und definieren Situationsarten. Die für die Situation verantwortlichen End User werden benachrichtigt.
Key User
- Manage Teams and Responsibilities App
Mit dieser App können Gruppen festgelegt werden, die sich die gleichen Verantwortlichkeiten teilen. Die betroffenen Personen müssen als Geschäftspartner in SAP angelegt und korrekt konfiguriert sein. - Manage Date Functions App
Manchmal kann es sinnvoll sein, eigene Grenzwerte festzulegen, um Situationen zu definieren. Sollen beispielsweise nur Belege eines bestimmten Alters oder nur bestimmte Intervalle ein- oder ausgeschlossen werden, so kann dieser Grenzwert in der App festgelegt und in mehreren Situationen verwendet werden. - Manage Situation Type App
Der Key User definiert auf der Grundlage von Templates Situationsarten und konfiguriert die Templates entsprechend individueller Szenarien. Er ordnet die Situationen den verantwortlichen Teams mit der Manage Teams and Responsibilities App zu und verwendet die Grenzwerte der Manage Date Functions App. Zusätzlich können Konfigurationen wie kundenspezifische Texte für Situation oder Planungen von Batchjobs vorgenommen werden. - Monitor Situations App
Die Monitor Situation App ermöglicht es, aufgetretene Situationen zu tracken und sie unter verschiedenen Aspekten zu untersuchen. Sie erlaubt es zudem, direkt auf das betreffende, verknüpfte Business-Objekt in der entsprechenden Anwendung abzuspringen, um dort die Situation im Detail zu betrachten und zu lösen.
End User
- My Situations App
Die App gewährt einen individuellen Überblick über die für den End User relevanten Situationen und ermöglicht es ihm, zu den einzelnen Business-Objekten abzuspringen. Zudem kann er die Situationen bearbeiten und in den Status Resolved, Obsolete oder Invalid setzen.
Das Extended Framework –
Situationen individuell konfigurieren
Das Extended Framework bietet zusätzliche Apps, die es ermöglichen, über die von SAP bereitgestellten Templates des Standard Frameworks hinaus eigene Situationsarten festzulegen und mit Business-Objekten sowie mit technischen Artefakten zu verknüpfen. Die Apps richten sich an drei unterschiedliche Nutzergruppen: Neben dem Key User und dem End User wird ein Extensibility Specialist benötigt, der die Situationsobjekte und -szenarien modelliert.
Extensibility Specialist
- Manage Situation Objects App
Die Anwendung ermöglicht es, eigene Situationsobjekte zu definieren und mit bestehenden Anwendungsartefakten wie CDS-Views zu verknüpfen. Sie bildet die Grundlage des Frameworks und definiert, welches Ereignis zu einer Situation führt und welche Aktionen daraufhin in der My Situations – Extended App als Lösung angezeigt werden. - Manage Situation Scenarios
Mit dieser App können eigene Geschäftsszenarien für Situationen definiert werden. Dazu werden Anker-Objekte verwendet, die das betroffene Geschäfts-Objekt, zum Beispiel eine Materialbewegung, darstellen. Zudem werden Trigger-Objekte definiert, die mit ihren Ereignissen die Situation für ein Anker-Objekt auslösen können, etwa eine Wareneingangsbuchung zu einer Bestellung.
Key User
- Manage Situation Types – Extended
Die App ist das Äquivalent zur Manage Situation Types App des Standard Frameworks und funktioniert ähnlich. Sie kann jedoch selbst erstellte Objekte/Situationen nutzen.
End User
- My Situations – Extended
Die App ist das Äquivalent zur My Situations App des Standard Frameworks. Sie funktioniert ähnlich, zeigt jedoch die für die zusätzlichen Objekte definierten Nachrichten und Ereignisse sowie deren Lösungsvorschläge auf.
Situation Handling hilft, Probleme schneller zu identifizieren und zu lösen. Das macht Unternehmen effizienter und steigert die Qualität.
Größere Effizienz, mehr Qualität dank Situation Handling
Situation Handling hilft, Probleme schneller zu identifizieren und zu lösen. Das macht Unternehmen effizienter und steigert die Qualität. Insbesondere die integrierte Benachrichtigung ist ein großer Vorteil: Mitarbeitende müssen wichtige Vorgänge nicht mehr manuell kontrollieren; sie können sich besser auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Zudem erhalten sie mehr Informationen über eine Situation als bisher und können so in kürzerer Zeit bessere Entscheidungen treffen.
Ein weiterer Pluspunkt: Die Möglichkeit, mit dem Extended Frameworks kundenspezifische Szenarien zu überwachen, ist ein wichtiger Schritt weg von kundeneigenen Reports mit nächtlichen Batchläufen, die Z-Tabellen füllen und auswerten, hin zu einem integrierten und konfigurierbaren Monitoring ohne großen Entwicklungsaufwand.
Weitere Vorlagen und Apps mit dem nächsten Release
Die bisher ausgelieferten Situationsvorlagen des Standard Frameworks lassen sich mit detaillierten Filterkriterien gut konfigurieren. Es können jedoch keineswegs alle Geschäftsobjekte beziehungsweise -prozesse abgebildet werden. SAP plant, mit zukünftigen Releases wie SAP S/4HANA Cloud 2302 weitere Situationsvorlagen und Apps auszuliefern. Es lohnt sich, die Einsatzmöglichkeiten von Situation Handling weiter im Auge zu behalten, um so die Automatisierung des Geschäftsalltags voranzutreiben und kritische Situation flexibler erkennen und beheben zu können.
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